Eine Erfindung, die im Geschäftsbetrieb eine große Rolle spielt, ist die Textverarbeitung. Die computergestützte Textverarbeitungssoftware, die ursprünglich in den 1800er Jahren in Form einer Schreibmaschine auf den Markt gebracht wurde, erledigt die Aufgaben von Aktenschrank, Schreibmaschine und Kugelschreiber. Neben den unzähligen Funktionen machen die einfache Verwendung und die Erschwinglichkeit eine vernünftige Geschäftsinvestition.
Erleichtert das Erstellen von Vorlagen
In einer Büroumgebung werden die am häufigsten verwendeten Dokumente häufig an individuelle Szenarien angepasst. Dies geschieht normalerweise durch Erstellen von Vorlagen mit Textverarbeitungssoftware wie MS Word oder Pages.
Eine Vorlage ist ein Dokument, das als Ausgangspunkt für zukünftige Dokumente erstellt wird. Neben der Flexibilität, Daten hinzuzufügen und zu entfernen, bieten Vorlagen den Benutzern die Möglichkeit, mehrere Kopien wichtiger Geschäftsbriefe mit verschiedenen Schlüsselinformationen zu bearbeiten und zu drucken.
Vereinfacht das Speichern und Sichern von Dokumenten
Mit der Funktion "Speichern" oder "Speichern unter" von Textverarbeitungsdokumenten können Benutzer einprägsame Namen innerhalb desselben Dateispeicherorts oder an verschiedenen Dateispeicherorten angeben. Wenn Dokumente auf einem gesicherten Computer gespeichert werden, sind die Clientinformationen jederzeit geschützt und jederzeit abrufbar.
Die in offenen Dokumenten verfügbare Kennwortschutzfunktion verhindert das unbefugte Ändern wichtiger Dokumente. Dies kann sich als nützlich erweisen, wenn sich mehrere Personen auf die Informationen in diesen Dokumenten verlassen, um ihre Arbeit zu erledigen (z. B. Bearbeiter von Krankenversicherungsansprüchen, die Ansprüche gemäß vertraglichen Vereinbarungen mit Ärzten zahlen).
Spart Zeit und Umwelt
Wenn Textfunktionssoftware-Funktionen zusammen mit guten organisatorischen Fähigkeiten verwendet werden, spart dies den Benutzern Zeit. Anstatt Zeit zu suchen und nach falsch abgelegten oder falsch abgelegten Dokumenten zu suchen, vereinfacht die Suche mit dem Computer die Suche nach Dateien.
Darüber hinaus ist die Textverarbeitung für die Umwelt von Vorteil, da der Papieraufwand für die Durchführung der täglichen Aufgaben reduziert wird (z. B. Archivierung, Versenden von Briefen, Versenden von Meeting-Agenden). Durch das Versenden von Dokumenten über eine gesicherte E-Mail werden die Kosten für Porto und Papierverschwendung erheblich reduziert.
