Bei einer stillen Auktion ist die Organisation der Schlüssel. Planen Sie mindestens einige Monate - vorzugsweise drei Monate - im Voraus, um Spenden zu erhalten und die Veranstaltung effektiv zu vermarkten. Wenn Sie die Spenden und alle dazugehörigen Unterlagen in Ordnung halten, erleichtert dies die Einrichtung der stillen Auktion.
Vorausplanen
Eine erfolgreiche stille Auktion erfordert zwei Dinge: viele ** Auktionsartikel in verschiedenen Preispunkten und eine Gästeliste voller Personen, die bereit sind, sich von ihrem Geld zu trennen **. Um die richtigen Artikel zu finden, binden Sie Ihren Ausschuss in die Spendenaktion ein. Viele Unternehmen, wie Spas, Juweliergeschäfte und Sportfachgeschäfte, spenden Waren oder Dienstleistungen gegen Spendenschreiben, und Einzelpersonen stimmen häufig zu, Artikel wie eine Woche im Ferienhaus oder einen Tag auf dem See auf einer Yacht anzubieten. Bitten Sie Ihre Ausschussmitglieder, möglichst viele Menschen in ihre Netzwerke einzuladen. ** Wenn Sie diese persönliche Verbindung nutzen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Menschen teilnehmen und großzügig bieten. ** Bereiten Sie einen Marketingplan vor, um die Veranstaltung in der Community sowie über soziale Medien, Zeitungen und lokale Berufsgruppen zu bewerben. Stellen Sie sicher, dass sie wissen, wie wichtig das Anliegen Ihrer Organisation ist, damit die Gäste bereit sind, ihre Herzen und Geldbörsen zu öffnen.
Einrichten der Auktion
Bereiten Sie vor der Auktion für jeden Artikel leicht verständliche Angebotsblätter vor. Geben Sie die Artikelbeschreibung, den geschätzten Wert und den Spender oben auf jedem Blatt an. Verwenden Sie den Rest des Blattes für die Zeilen, in denen die Gäste ihre Namen und Gebotsbeträge angeben. Wenn Sie ein Mindestgebot - in der Regel 50 Prozent des Schätzwerts - oder ein Mindestanhebungsniveau haben, muss der Betrag, den die Gäste erhöhen müssen, um jedes Mal erhöht werden - schließen Sie das auf dem Blatt auf. Stellen Sie die Tische so weit auseinander, dass die Gäste problemlos zwischen ihnen laufen können. 6 Fuß zwischen Tischen ist normalerweise genug. Ordnen Sie die Objekte ansprechend an und zeigen Sie sie so an, dass sie von oben gut sichtbar sind. Einige Planer bevorzugen einen Tisch für die Artikel mit den höchsten Preisen. Bei kleinen Artikeln, z. B. bei der Auswahl eines Badegels, werden keine hohen Gebote abgegeben. Gruppieren Sie sie nach Möglichkeit, um einen größeren Artikel zu erstellen. Sie können beispielsweise Badegel mit einer Spa-Geschenkkarte, einem bequemen Bademantel und flauschigen Hausschuhen für einen Verwöhnkorb zusammenstellen.
Aufregung steigern
Im Rahmen Ihres Marketingprozesses zeigen Sie ** Fotos und Beschreibungen der aufregendsten Artikel, um die Bieter zur Teilnahme anzuregen **. Dazu gehören Urlaubspakete, schwer erhältliche Sporttickets oder Kunstwerke in limitierter Auflage. Planen Sie während der Veranstaltung **, die Auktionen in Stufen ** zu schließen, und beginnen Sie dabei mit den günstigsten Artikeln. Lassen Sie die Freiwilligen Warnungen erteilen, wenn sich die Zeitvorgaben nähern, sodass die Bieter sich auf das Gebot ihrer Gebote stürzen können. Durch das Schließen der Auktionen in Gruppen bleiben die teuersten Artikel als letzte Artikel verfügbar. Die Bieter werden nicht von anderen Gegenständen abgelenkt, auf die sie möglicherweise bieten. So können sie sich auf die Gegenstände konzentrieren, die Ihrem Unternehmen das meiste Geld einbringen.
Schließen Sie es heraus
Wenn Sie den Leuten das Auschecken leicht machen, können Sie die Nacht gut beenden und hoffentlich mehr Goodwill für Ihr Unternehmen gewinnen. ** Mehrere Check-out-Stationen **, alle für Bargeld, Schecks und Kreditkarten ausgestattet. Wenn Sie die Gebotsblätter zu den Abrechnungsstationen bringen, um sie zu sortieren, ist sichergestellt, dass sie sofort verfügbar sind, falls ein Bieter früher gehen muss. Sortieren Sie die Gebotslisten vor dem Ende des Nachts am Ende des Abends alphabetisch nach Gewinner oder rufen Sie die Bieter nach Namen an, um sie ohne Linie zu überprüfen. Senden Sie den Spendern und Gästen unmittelbar nach der Veranstaltung Dankesschreiben. Überprüfen Sie die Buchstaben noch einmal, um sicherzustellen, dass Sie sich für die korrekten Artikel bedanken oder sie kaufen. Fügen Sie ggf. auch Steuerspendenbriefe bei.
