Während schnelle E-Mails und Telefongespräche für viele geschäftliche Zwecke ausreichen, gibt es noch einige Dinge, die mit der Dauerhaftigkeit und Professionalität eines Briefes erledigt werden müssen. Unterschiedliche Situationen erfordern unterschiedliche Briefe, und obwohl es viele verschiedene Gründe gibt, aus denen Sie einen professionellen Brief schreiben müssen, kann es hilfreich sein, sich mit einigen der häufigsten Arten von Geschäftsbriefen im Voraus vertraut zu machen.
1. Platzierungsbriefe bestellen
Wie der Name schon sagt, wird ein Bestellungsschreiben geschrieben, um eine Warenbestellung aufzugeben. Diese Briefe sind sehr häufig, aber sie sind auch sehr formal und sollten sehr präzise und spezifisch geschrieben werden. Aus diesem Grund kann es hilfreich sein, eine Vorlage für diese Briefe vor dem Schreiben zu suchen.
2. Verkaufsbriefe
Wenn Sie Produkte an einen neuen Kunden verkaufen möchten, müssen Sie sich vorstellen. Dies ist der Art und Weise, wie Sie sich jemandem auf einer Party vorstellen würden, sehr ähnlich, da Sie in beiden Situationen einen guten ersten Eindruck machen möchten. Sie möchten Ihrem Zielkunden zeigen, welche Produkte oder Dienstleistungen Sie anbieten, wie diese helfen können und was Ihr Unternehmen von anderen unterscheidet.
3. Rundschreiben
Ein Rundschreiben wird so genannt, weil es einem breiten Publikum zugänglich gemacht wird. Mit anderen Worten, während die meisten Briefe private Korrespondenz zwischen zwei oder mehreren Parteien sind, wird ein Rundschreiben gleichzeitig an große Gruppen verteilt. Da diese für viele Leser gedacht sind, sollten sie für Ihr Zielgruppenmitglied geschrieben werden. Denken Sie daran, sie auch generisch genug zu halten, um jeden anzusprechen, der sie empfängt.
4. Bestätigungsschreiben
Diese Schreiben werden lediglich gesendet, um zu bestätigen, dass Ihr Unternehmen ein Geschäftsdokument oder ein Paket erhalten hat. Sie dienen im Wesentlichen als Quittung und sollten gesendet werden, sobald der Artikel empfangen wurde.
5. Folgebriefe
Follow-up-Briefe können nach vielen Korrespondenzarten verschickt werden. Ein Bewerber kann nach einem Vorstellungsgespräch ein Follow-up senden. Ein Verkäufer kann eine oder zwei Wochen nach dem Absenden eines einleitenden Verkaufsschreibens eine E-Mail senden. Sie können nach einem Treffen gesendet werden, um die von beiden Parteien getroffenen Vereinbarungen zu wiederholen. Im Wesentlichen dienen diese lediglich dazu, den Empfänger an eine vorherige Kommunikation zu erinnern und den nächsten Schritt der Beziehung oder des Projekts voranzutreiben.
6. Briefe zum Kundendienst
In der Geschäftswelt laufen manchmal Dinge schief. Ob es die Schuld Ihres Unternehmens war oder nicht und ob es hätte verhindert werden können oder nicht, ein Entschuldigungsschreiben kann die Beziehung zu einem misshandelten Kunden verbessern. Diese Schreiben werden häufig durch die Rechtsabteilung geleitet, um sicherzustellen, dass sich das Unternehmen nicht der gesetzlichen Haftung unterwirft.
7. Interessenbriefe
Während Interessenschreiben meistens von Arbeitssuchenden verwendet werden, die Arbeitgeber über ihr Interesse an einer Position im Unternehmen informieren, können sie auch verwendet werden, um zu zeigen, dass Ihr Unternehmen daran interessiert ist, mit einem anderen Unternehmen oder einer gemeinnützigen Organisation an einem bestimmten Projekt zu arbeiten.
8. Kondolenzschreiben
Ob es um den Verlust eines Mitarbeiters, Rivalen, Partners oder sonst jemandes in Ihrem beruflichen Umfeld geht, die Kondolenzschreiben sind nicht leicht zu schreiben, können jedoch eine rührende Geste für diejenigen sein, die vom Tod am stärksten betroffen sind.
9. In-Office-Memorandums
Während Memos häufig informell sind, sind diese internen Mitteilungen wie Geschäftsbriefe von einem Mitarbeiter zum anderen. Memos können zu fast jedem Thema verfasst werden, angefangen bei der Ergänzung des Dresscodes bis hin zu schweren Verletzungen der Mitarbeiter.
10. Empfehlungsschreiben
Es ist zwar immer schön, einen Mitarbeiter zu empfehlen, der über alles hinausgeht, doch sollten diese für wirklich bemerkenswerte Aktionen reserviert werden, denn je öfter sie ausgegeben werden, desto weniger bedeuten sie den Empfängern.
