Unabhängig von Ihrer Branche ist das Verständnis für das Schreiben eines grundlegenden Geschäftsbriefs ein Muss für alle Geschäftsleute. Obwohl grundlegende Geschäftskorrespondenz sehr verbreitet ist, gibt es im technischen Schreiben verschiedene Arten von Geschäftsbriefen. Geschäftsbriefe unterscheiden sich je nach Zielgruppe, Zweck, Autor und spezifischem Format.
Anschreiben fortsetzen
Geschäftsleute verwenden das Bewerbungsschreiben für den Lebenslauf, um sich an die Organisation zu "verkaufen", an der sie teilnehmen möchten. Das Anschreiben ist der erste Eindruck, den Sie als Arbeitssuchender bei Ihrem potenziellen Arbeitgeber hinterlassen, und Arbeitgeber verwenden das Anschreiben häufig als Lackmustest, um festzustellen, ob der Lebenslauf lesenswert ist. Dem Purdue Online Writing Lab zufolge sollten Sie Ihren Bewerbungsbrief mit einer erzählerischen Stimme schreiben, in der die Erfahrungen und Fähigkeiten hervorgehoben werden, die Sie auf den von Ihnen gesuchten Job vorbereitet haben. Das Schreibzentrum der University of North Carolina in Chapel Hill empfiehlt, in einem Tonfall zu schreiben, der zwischen extrem gesprächig und extrem formal liegt. Verwenden Sie häufig Aktionsverben, wenn Sie Ihr Anschreiben schreiben, und verwenden Sie die Hilfe- oder Stellenbeschreibung, um nach Schlüsselwörtern zu suchen, z. B. "detailorientiert", die in Ihrem Brief enthalten sein sollten.
Persuasive Geschäftsbrief
Wenn Sie einen überzeugenden Geschäftsbrief schreiben, versuchen Sie, den Empfänger von den empfohlenen Maßnahmen zu überzeugen. Sie können diesen Geschäftsbrief an einen Mitarbeiter, Vorgesetzten, Kunden oder Kollegen oder an andere Parteien innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation schreiben. Ein überzeugender Geschäftsbrief muss laut EnglishClub innerhalb der ersten Sätze den Zweck angeben (überzeugen). Geschäftliches Schreiben ist knapp, da Geschäftsleute stereotyp beschäftigt sind. Es ist sehr wichtig, dass Ihr Brief schnell auf den Punkt kommt und keine Zeit mit unnötigen Einführungen, Geselligkeit oder Details verschwendet. Geben Sie die Vorgehensweise an, die Ihr Leser innerhalb der ersten Zeilen ergreifen soll, und geben Sie den Hauptteil des Schreibens aus, in dem die Vorteile der Aktion dargelegt werden, oder erklären Sie, warum dies geschehen soll. Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Details klar angeben. Der EnglishClub empfiehlt außerdem, dass Sie auch deutlich angeben, wenn Sie eine Antwort benötigen.
Wenn Sie einen überzeugenden Geschäftsbrief schreiben, analysieren Sie Ihr Publikum. An wen Sie schreiben, bestimmt, welche Informationen Sie enthalten. Zum Beispiel würden Sie nur eine Einführung hinzufügen, wenn die Person, an die Sie schreiben, Sie nicht kennt. Darüber hinaus würde ein Manager im Laufe des Handelns andere Vorteile als ein Kunde finden.
Entschuldigungsschreiben
Obwohl sie eine der häufigsten Arten von Geschäftsbriefen sind, sind Entschuldigungsbriefe auch eine der schwierigsten zu schreiben. Sie müssen auf "Gesicht retten" schreiben, damit Ihr Unternehmen die Integrität behält und sich aufrichtig für die Indiskretion entschuldigt. Gehen Sie wie andere Geschäftskommunikationen direkt zur Sache. Schreibe die Absicht des Briefes auf - Entschuldigung - und wofür du dich im ersten Absatz entschuldigst. Laut ABusinessResource sollte Ihr nächster Absatz die misshandelte Partei bitten, den Fehler zu vergeben und zu erklären, wie der Fehler gemacht wurde, sowie alles, was getan wird, um sicherzustellen, dass er nicht wieder auftritt. Schließlich sollten Sie Ihre Entschuldigung erneut angeben und anbieten, den Fehler durch einen Rabatt, kostenlose Ware oder auf eine andere geeignete Weise zu beheben. Scheinen Sie sich in einem Entschuldigungsbrief niemals defensiv und geben Sie immer die Kontaktinformationen von jemandem an, der sich am besten mit dem Problem befassen kann.
