Nur wenige Situationen sind unangenehmer, als einem Mitarbeiter oder Kunden "Nein" sagen zu müssen. Geschäftsleute haben oft das Gefühl, dass die Weigerung, Anfragen zu erfüllen, schlechte Gefühle in Bezug auf sie und das Geschäft hervorruft, die zukünftige Verkäufe beeinträchtigen könnten. Schlimmer noch, wenn ein Kunde oder ein Mitarbeiter eine Entscheidung anficht, müssen Sie nicht nein, sondern zweimal sagen. An diesem Punkt macht sich der Autor Sorgen um den richtigen Ton, den er verwenden muss, und um wie viele Informationen es preisgibt, damit die Korrespondenz keine weiteren Anfragen oder sogar rechtliche Schritte nach sich zieht.
Besorgen Sie sich einen Firmenbriefkopf, den Sie für Ihre Antwort verwenden können. Eine Antwort auf einen Einspruch stellt das letzte Wort in dieser Angelegenheit dar und die Verwendung eines offiziellen Briefkopfes hilft, den Eindruck von Autorität zu vermitteln.
Geben Sie das Datum ein, überspringen Sie ein Leerzeichen und geben Sie den vollständigen Namen und die vollständige Adresse des Empfängers ein.
Überspringen Sie ein anderes Leerzeichen, geben Sie "Sehr geehrter Herr / Frau (Name)" ein, gefolgt von einem Doppelpunkt. Wenn Sie der Meinung sind, dass besondere Festigkeit erforderlich ist, lassen Sie "Liebes" aus und geben Sie einfach den Namen des Empfängers ein. Überspringe ein anderes Feld.
Teilen Sie dem Empfänger im ersten Abschnitt sofort mit, ob er Berufung eingelegt hat, und erläutern Sie kurz, warum er seine Anfrage erhalten hat.
Wenn Sie der Beschwerde nicht stattgeben, danken Sie dem Empfänger für Ihr Interesse an Ihrem Unternehmen oder für Ihre harte Arbeit und geben Sie ihm am Ende des Abschnitts die schlechten Nachrichten. Wenn Sie die schlechten Nachrichten am Ende des Absatzes positionieren, können Sie den Schlag zuerst mildern, um den guten Willen des Empfängers zu erhalten. Erläutern Sie kurz die Gründe für die Ablehnung der Anfrage. Vermeiden Sie es, so viele Details zu geben, dass der Empfänger die Richtlinie überprüfen und Sie davon abschätzen kann.
Geben Sie im zweiten Absatz weitere Informationen zur Weiterverfolgung an. Wenn Sie den Einspruch abgelehnt haben, teilen Sie ihr mit, dass Ihre Entscheidung endgültig ist und die Angelegenheit abgeschlossen ist.
Geben Sie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen" ein und überspringen Sie drei Zeilen. Drucken Sie den Buchstaben und das Zeichen in blauer oder schwarzer Tinte über Ihrem Namen. Bewahren Sie eine Kopie des Briefes für Ihre Unterlagen auf.
Senden Sie den Brief per Einschreiben, um Ihre Antwort aufzubewahren und zu belegen, dass der Empfänger den Brief erhalten hat. Diese Aufzeichnung kann wichtig sein, wenn die Angelegenheit vor Gericht geht.
