Unabhängig von der Branche hat jedes Unternehmen administrative Aufgaben, die erfüllt werden müssen, damit das Unternehmen effizient arbeiten kann. Diese Aufgaben werden häufig von einer Sekretärin, einer Rezeptionistin, einem Verwaltungsassistenten, einem Assistenten der Geschäftsleitung oder einem Büroleiter ausgeführt. In kleineren Unternehmen, in denen solche Rollen möglicherweise nicht vorhanden sind, müssen die Mitarbeiter zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die administrativen Aufgaben erfüllt werden.
Informationen speichern
Die rechtzeitige Ablage wichtiger Dokumente an geeigneten Stellen ist eine Verwaltungspflicht, die das Ablegen von Ordnern in Aktenschränken oder Dokumente in Online-Dokumentenverwaltungsprogrammen beinhaltet. Genaue Ablagesysteme stellen sicher, dass die Mitarbeiter Zugriff auf Finanzunterlagen, Kundendaten und Recherchen haben.
Informationen finden
Das Ermitteln von Informationen für Kunden, Manager und Mitarbeiter entweder online, in Büroablagesystemen oder in Büchern ist eine wesentliche Verwaltungsaufgabe, die den Unternehmen hilft, über die Informationen zu verfügen, die für den Start und das Abschluss von Projekten erforderlich sind. Diese Informationen werden häufig zusammengestellt, zusammengefasst, an die erforderlichen Personen verteilt und in einem Bericht oder einer Kalkulationstabelle dargestellt.
Telefone beantworten
Unabhängig davon, ob Sie eine Werbeagentur oder einen Waschsalon besitzen, werden Kunden Fragen zu Produkten und Dienstleistungen, Öffnungszeiten, Informationsanfragen oder Preisfragen stellen. Die Beantwortung dieser Anrufe und die Betreuung der Kundenbedürfnisse ist eine Verwaltungsaufgabe, die den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens beeinflussen kann. Eine unwirksame Kommunikation mit potenziellen Kunden kann einen schlechten Eindruck von der Organisation hinterlassen. Es ist wichtig, dass die Person, die diese Verwaltungsaufgabe erfüllt, freundlich, höflich und kenntnisreich ist.
Grußbesucher
Wenn ein Besucher ein Büro betritt, sitzt in der Regel eine Empfangsdame oder eine Sekretärin an der Tür, um „Hallo“ zu sagen. Begrüßen Sie den Besucher auf der Baustelle, helfen Sie mit Fragen und leiten Sie ihn an die entsprechende Person, das Büro oder die Abteilung weiter. Egal, ob es sich um einen Zusteller handelt, der ein Paket abbricht oder ein Kunde zu einem geplanten Termin kommt, die Begrüßung der Besucher ist eine wesentliche administrative Aufgabe.
Kauf von Ausrüstung und Zubehör
Die Aufbewahrung von Versorgungsräumen und Schränken mit Papier, Stiften und anderem Büromaterial ist eine Verwaltungspflicht. Aufgaben, die diesen Positionen zugewiesen werden, umfassen das Entgegennehmen von Bestellungen von anderen Mitarbeitern, das Verfolgen von Bestellungen, die Verteilung von Artikeln bei Ankunft und die Bearbeitung von Rechnungen, in der Regel zusammen mit dem Finanzteam.
Erstellen und Verwalten von schriftlichen Mitteilungen
Zu den administrativen Aufgaben gehört neben dem Erstellen von E-Mails und Geschäftsbriefen zur Erstellung von Berichten, Tabellenkalkulationen und Datenbanken auch das Erstellen und Verwalten der Verteilung dieser schriftlichen Mitteilungen. Unabhängig davon, ob diese Kommunikation für Kollegen oder Kunden vorgesehen ist, werden die Aufgaben mithilfe von Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen erledigt, um professionelle, übersichtliche Dokumente zu erstellen.
Meeting-Vorbereitung
Die Einrichtung von Konferenzräumen und Besprechungsräumen, die Einrichtung von Catering-Einrichtungen, die Bestellung und Einrichtung von audiovisueller Ausrüstung und die Vorbereitung von Tagesordnungen fallen in die Kategorie der Verwaltungsaufgaben. Diese Schlüsselaufgaben sind unerlässlich, wenn Unternehmen Konferenzen oder Kundentreffen im Büro oder außerhalb des Büros abhalten.
