Lohnabrechnungskonten sind für Unternehmen eine vorteilhafte Möglichkeit, ihren Abrechnungsprozess zu verwalten. Große Unternehmen können ihren Personalabrechnungsprozess mithilfe einer PCA und einer direkten Einzahlung automatisieren, sodass weniger Zeit für das Auschecken von Schecks von ihrem Bankkonto benötigt wird. PCAs schützen auch die Integrität des Hauptbankkontos eines Unternehmens.
Definition
Ein Abrechnungskonto für die Lohnabrechnung ist ein Nullkonto, mit dem Unternehmen die Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter abrechnen. Ein PCA ist bei großen Unternehmen beliebt, bei denen mehrere Tausend Mitarbeiterschecks je Zahlungsperiode eingelöst werden. Die PCA hält das Bargeld vom regulären Bankkonto der Firma getrennt und trägt dazu bei, das Unternehmen davor zu schützen, dass sein tägliches Betriebskonto von Außenstehenden beeinträchtigt wird. Es hilft auch, die Integrität des Direkteinzahlungssystems aufrechtzuerhalten, das in den meisten Unternehmen Standard ist.
Abrechnungsprozess
Sobald die Abrechnungsbeträge auf Papier genehmigt worden sind, erfolgt eine Überweisung vom Bankkonto des Hauptunternehmens auf das PCA. Diese Transaktion findet in der Regel einige Tage bis eine Woche vor dem anstehenden Zahlungstermin statt. Wenn das Unternehmen eine direkte Einzahlung verwendet, werden zu einem bestimmten Zeitpunkt am Zahlungstermin Überweisungen vom PCA auf die Bankkonten der Mitarbeiter vorgenommen. Wenn das Unternehmen Schecks in Papierform ausgibt, werden diese gegen den PCA-Kontostand ausgeglichen, bis der Wert Null erreicht und alle Schecks eingelöst wurden.
Kontoüberprüfung
In den meisten Fällen arbeitet der PCA-Abrechnungsprozess in einer nahtlosen Reihenfolge, um die Gehaltsabrechnungen zu löschen. Ausnahmen führen zu einer Kontenprüfung des PCA und zu ausstehenden Gehaltsabrechnungen. Arbeitgeber mit direkter Einzahlung erhalten von ihrer Bank eine Ausnahmebestätigung darüber, welche Gehaltsschecks der Mitarbeiter nicht aufgrund eines Fehlers hinterlegt wurden. Bei Papierschecks ist es für Arbeitgeber etwas schwieriger herauszufinden, welche Mitarbeiter ihre Schecks nicht eingelöst haben. Das Ausdrucken eines Online-Kontoauszugs und das Abgleichen des Kontos ist die beste Option für dieses Szenario.
Vorteile
Die PCA-Gehaltsabrechnung kann für Unternehmen erhebliche Vorteile bieten. Das Wichtigste ist, dass unerwünschte Zugriffe auf das Hauptkonto der Firma verhindert werden. Wenn die PCA gefährdet ist, kann sie geschlossen und eine andere mit einer anderen Kontonummer eingerichtet werden. Ein weiterer guter Vorteil ist, dass es den Direkteinzahlungsprozess für große Unternehmen unterstützt. Kontoauszüge und Berichte können aus der PCA generiert werden, ohne dass unnötige Transaktionen aus dem täglichen Betrieb erforderlich sind.
Nachteile
Die PCA-Gehaltsabrechnung ist möglicherweise für kleine und mittlere Unternehmen mit weniger Mitarbeitern ungeeignet. Wenn das Unternehmen die Abrechnung mit Live-Checks ausgibt, kann das Nachverfolgen eines verbleibenden Restbetrags im PCA zeitaufwändig sein. Einige Unternehmen behalten den Lohnsaldo nur einige Tage in der PCA. Mitarbeiter, die nach diesem Datum versuchen, Schecks einzulösen, können dies nicht tun. Dies schafft mehr Arbeit für die Buchhaltung, indem Schecks für frühere Abrechnungsperioden erneut ausgegeben werden.
