Vertragsverwaltung ist die Verwaltung einer rechtsverbindlichen Vereinbarung zwischen zwei oder mehreren Parteien. Der Vertragsmanager erstellt das Vertragsdokument aus einer schriftlichen Anfrage für Angebote, Lieferantenantworten und Verhandlungen mit Bietern. Nachdem der Vertrag unterzeichnet wurde, hat der Vertragsmanager die Aufgabe, die Einhaltung der Vertragsinhalte sicherzustellen. Ein klarer, umfassender und durchsetzbarer Vertrag ist von wesentlicher Bedeutung, um Probleme, die während der Vertragsabwicklung auftreten, einschließlich der in diesem Artikel behandelten allgemeinen Herausforderungen beim Vertragsmanagement, erfolgreich zu beheben.
Arbeit ist nicht das, was erwartet wird
Um zu vermeiden, dass die Arbeit nicht das ist, was erwartet wird, sollten Sie Ihre Erwartungen in Ihrem Vertrag klar definieren. Geschäftsanforderungen werden normalerweise in einer Leistungsbeschreibung dokumentiert. Binden Sie Mitarbeiter auf allen Ebenen des Unternehmens in die Festlegung von Anforderungen und das Verfassen der Leistungsbeschreibung ein, einschließlich der Endbenutzer. Verwenden Sie keine Fachsprache. Definieren Sie alle Geschäftsbegriffe und Akronyme.
Budget oder Zeitplan ist überschritten
Definieren Sie in Ihrem Vertrag den Umfang des Projekts eindeutig. Stellen Sie sicher, dass das ausgehandelte Budget und der Zeitplan realistisch sind. Legen Sie eine Methode fest, mit der Sie das Budget und die Zeitachse nachverfolgen können, um sicherzustellen, dass Sie das Ziel erreichen. Auf diese Weise können Sie das Budget und den Zeitplan während des gesamten Projekts ständig überwachen.
Mangel an Ressourcen mit den richtigen Fähigkeiten
Auf beiden Seiten des Vertrags muss unbedingt ein Projektteam benannt werden, das zur Ausführung der Arbeiten befugt ist. Ein Organisationsplan sollte Bestandteil der Vertragsanforderungen sein. Definieren Sie im Vertrag Titel, wenn nicht Einzelpersonen, die an dem Projekt arbeiten, und legen Sie die erforderlichen Fähigkeiten oder Zertifizierungen fest. Der Organisationsplan wird dies erweitern, einschließlich eines Organigramms aller Mitglieder des Projektteams.
Projektstatus ist unbekannt
Geben Sie im Vertrag an, dass ein Kommunikationsplan erstellt wird. Dieser Plan sollte enthalten, was hinsichtlich Statusaktualisierungen und Routinebesprechungen erforderlich ist, und darüber, wie die Kommunikation mit anderen Teilen der Organisation abläuft, insbesondere den Personen, die an abhängigen Projekten arbeiten.
Änderung tritt auf
Die Vertragsgestaltung, um sicherzustellen, dass Risiken wöchentlich vom Team identifiziert und überprüft werden, ist der beste Weg, um sich auf Veränderungen vorzubereiten. Der Vertrag sollte Anforderungen zur Risikobewertung und zur Ermittlung von Lösungen zur Risikominderung enthalten. Darüber hinaus sollte ein formaler Änderungskontrollprozess in Ihren Vertrag aufgenommen werden.
Zahlung ist umstritten
Definieren Sie Methoden und Prozesse in Ihrem Vertrag, um basierend auf der Einhaltung des Vertrags zu belohnen / zu bestrafen. Definieren Sie Methoden, um den Fortschritt zu messen. Legen Sie genaue Annahmekriterien fest. Diese Klarheit im Vertrag wird sicherstellen, dass beide Parteien verstehen, was für die Annahme und Zahlung erwartet wird.
