Alle Unternehmen verfügen über Prozesse, sei es die Zusammenstellung eines Produkts, die Abwicklung einer Kreditkartenzahlung, die Integration eines Mitarbeiters oder die Überprüfung der Qualitätssicherung. Manchmal funktionieren diese Prozesse nahtlos und manchmal nicht. Geschäftsprozessmanagement ist ein System, das Ihre Prozesse erfasst und in olympische Schwimmerform bringt. Eine gute BPM-Implementierung verbessert die Transparenz Ihrer Prozesse, erleichtert das Beseitigen von Engpässen und vermeidet Doppelarbeit.
Tipps
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Geschäftsprozessmanagement ist eine Methode zur Rationalisierung der Arbeitsweise eines Unternehmens, um die Leistung zu verbessern.
Was ist ein Beispiel für einen Geschäftsprozess?
Ein Geschäftsprozess besteht aus einer Reihe von Schritten, die die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ausführen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Diese Schritte werden oft wiederholt, oft von vielen Menschen und in der Regel standardisiert. So gut wie alles - von der Genehmigung einer Urlaubsanfrage bis hin zur Beurteilung von Ärzten durch medizinisches Personal in der Notaufnahme - gilt als Geschäftsprozess.
Nehmen Sie zum Beispiel das Beispiel eines Kreditantrags an eine Bank. Um diesen Prozess zu starten, füllt der Kunde auf der Website der Bank ein elektronisches Antragsformular aus. Jetzt drehen sich die Räder der Bank. Zunächst überprüft die Bank, ob der Kunde das Formular korrekt ausgefüllt hat. Dann durchläuft die Anwendung eine Bonitätsprüfung. Jemand kann eine Einkommensüberprüfung durchführen, ein anderes Team kann zusätzliche Unterlagen anfordern, und es gibt andere Aktivitäten, die es der Bank ermöglichen, eine Entscheidung über die Genehmigung des Kredits zu treffen.
Der Schlüssel ist, dass der Prozess vielfältig ist. Wie die meisten Geschäftsprozesse sind mehrere Schritte und mehrere Personen erforderlich, und diese Personen verwenden verschiedene Tools und Systeme, um die Aufgaben zu erledigen. Zusammengenommen ist das gesamte System so ausgelegt, dass es eine Reihe von Eingaben (Kreditantrag und Belege) in eine gewünschte Ausgabe (eine dem Kunden mitgeteilte Genehmigungsentscheidung) umwandelt.
Was ist Geschäftsprozessmanagement?
Wenn Ihr Unternehmen sehr klein ist, lassen sich Geschäftsprozesse relativ einfach verwalten. Es gibt möglicherweise nur eine Handvoll Menschen im Büro, die alltägliche Aufgaben erledigen, und jeder hat einen guten Überblick über das Gesamtbild. Diese Situation ändert sich, wenn Sie wachsen. Aufgaben, die einmal von einer Person erledigt wurden, werden plötzlich zwischen mehreren Abteilungen verteilt. Die Menschen verdoppeln sich gegenseitig, Aufgaben fallen durch die Lücken und es besteht ein größeres Fehlerpotenzial für die Menschen.
Der Hauptzweck des Geschäftsprozessmanagements ist es, diese chaotischen Prozesse unter die Lupe zu nehmen und herauszufinden, wie sie besser gemacht werden können. Der einfachste Weg, dies zu verstehen, ist die Visualisierung aller Aktivitäten in Ihrem Prozess als Flussdiagramm der Schritte. BPM ist die Disziplin, diese Schritte zu einem logischeren und konsistenteren Workflow zu formalisieren.
Was sind die Vorteile von Business Process Management?
Der Hauptvorteil von BPM ist, dass Sie Zeit und Geld sparen, indem Sie das Fett in Ihren Prozessen reduzieren, z. B. Engpässe beseitigen, Redundanzen beseitigen und unnötige Doppelarbeit vermeiden. Bei BPM geht es jedoch nicht nur darum, das Endergebnis zu steigern, und es gibt andere positive Ergebnisse, von denen Unternehmen profitieren können:
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Sowohl Mitarbeiter als auch Manager profitieren von einer klareren Definition ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten, da sie alle einer systematischen Pipeline folgen, um die Dinge zu erledigen.
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Teams arbeiten an einem Strang und kommunizieren besser, wenn alle hinsichtlich Outputs und Terminen auf derselben Seite sind.
- Es gibt weniger Stress, da überarbeitete Mitarbeiter nicht mehr an Folgetreffen teilnehmen oder mehrere konkurrierende Aufgaben gleichzeitig erledigen müssen.
- BPM passt Ihre Prozesse an die Prioritäten der Organisation an, sodass Sie keine Zeit mit Prozessen verschwenden, die dem Unternehmen den geringsten Wert verleihen.
- Manager erhalten einen besseren Einblick in den Arbeitsablauf. Dies bietet einen hilfreichen Weg für die Prüfung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
- Kunden profitieren von verbesserten Durchlaufzeiten und erhöhen so die Kundenzufriedenheit.
Wie funktioniert ein BPM?
BPM ist in erster Linie eine Methodik. Es besteht aus einer klaren Reihe von Schritten und Techniken, die dazu beitragen, den BPM-Prozess so zu formalisieren, dass Abfall und andere Ineffizienzen identifiziert und verbessert werden können. Von den vielen etablierten BPM-Methoden sind einige, wie Lean oder Six Sigma, in das populäre Vokabular aufgenommen worden. Generische Methodiken folgen vielen der gleichen Prinzipien. Welche Methode auch immer Sie wählen, Sie können sich auf die drei Säulen von BPM konzentrieren: Prozess, Mitarbeiter und Technologie.
Verarbeiten
Der Schwerpunkt von BPM liegt auf der Optimierung der Geschäftsprozesse, damit diese für den jeweiligen Zweck geeignet sind und zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Ergebnisse erzielen.
Menschen
Sicherzustellen, dass die Menschen die richtigen Dinge richtig machen, ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Prozess. BPM befasst sich mit den Aufgaben, die die Leute erledigen, und stellt Fragen wie: Wessen Aufgabe ist es, Aufgabe A auszuführen und in welchem Zeitraum? Was passiert, wenn die betreffende Person das Problem ignoriert? Wer wird benachrichtigt, wenn der Prozess stecken bleibt? Diese Sichtbarkeit ist wichtig, um das System effizienter zu gestalten.
Technologie
Damit Ihre Prozesse reibungslos funktionieren, muss der Übergang von Aufgaben jederzeit reibungslos sein. Geschäftsprozess-Management-Software ist das Werkzeug, das zur Durchsetzung des Prozesses beiträgt. Wenn Sie also eine BPM-Übung durchführen und einen besseren Prozess definieren, kann die Technologie dazu beitragen, sicherzustellen, dass der Prozess genau so abläuft, wie Sie ihn definiert haben. Ein Hauptmerkmal der Technologie ist das Sammeln von Leistungsdaten, sodass Sie die für den Erfolg des Prozesses wesentlichen Metriken nachverfolgen können.
Wie entwerfen Sie eine BPM-Methodik?
BPM funktioniert je nach Geschäftsart unterschiedlich. Bevor Sie also überhaupt mit dem Entwurf einer BPM-Methodik beginnen, müssen Sie bewerten, was Sie durch die Implementierung verbessern möchten. Wenn Sie beispielsweise eine Serviceorganisation sind, möchten Sie möglicherweise, dass BPM Ihre Antwortzeit auf die Clients verbessert. Andererseits suchen Unternehmen, die Produkte herstellen oder bauen, nach einer besseren Effizienz und Leistung auf der Fertigungslinie oder nach einer Synchronisierung mit anderen Systemen und Prozessen.
Anhand dieser kommerziellen Treiber folgt dann jede BPM-Methodik einem Lebenszyklus von Phasen mit jeweils eigenen Aufgaben, die implementiert werden müssen. Die am häufigsten verwendete BPM-Methode, DMEMO, umfasst fünf Phasen: Design, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung.
Erste Stufe: Design
In der Entwurfsphase wird die BPM-Technologie verwendet, um Ihren Prozess so zu definieren, wie er ist, bevor der Workflow neu gestaltet wird, sodass der Prozess wesentlich effizienter abläuft. Was Sie auf dem Bildschirm sehen, ist eine visuelle Darstellung des Arbeitsflusses, so dass Sie auf einen Blick sehen können, wo Engpässe und Duplikate liegen können. Die Idee ist, einen möglichst einfachen und unkomplizierten Arbeitsablauf zu schaffen, damit der Prozess in kürzester Zeit und mit den geringsten Fehlern abgeschlossen werden kann.
Stufe zwei: Modellieren
In dieser Phase testen Sie Ihren Prozess, um zu sehen, wie er unter verschiedenen Bedingungen funktioniert. Betrachten Sie es als eine "Was wäre, wenn" - Übung. Was wäre, wenn wir zwei Personen für diese Aufgabe einsetzen würden? Was ist, wenn dieser Mitarbeiter seine Ergebnisse zu spät liefert? Was wäre, wenn diese Aufgabe auf andere Weise erledigt würde? Können wir weitere Verbesserungen vornehmen?
Stufe drei: Hinrichtung
Nachdem Sie den Arbeitsfluss simuliert haben, testen Sie im nächsten Schritt den verbesserten Prozess mit der Workflow-Engine Ihrer BPM-Software, um jede Aufgabe im Prozess einer oder mehreren Personen zuzuordnen.
Vierte Stufe: Überwachung
Beim Monitoring werden Daten erfasst, um sicherzustellen, dass der Prozess wie erwartet funktioniert. Mit Ihrer Technologie können Sie sowohl einen einzelnen Schritt in einem einzigen Prozess nachverfolgen, wie Sie auch ein FedEx-Paket nachverfolgen würden, oder Sie können die Daten zusammenfassen und sehen, wie Sie den gesamten Workflow durchlaufen. Zu diesem Zeitpunkt bereitgestellte Tools umfassen Überwachung der Geschäftsaktivität, Dashboards, Berichterstellungs- und Prüftools.
Stufe fünf: Optimierung
In diesem Stadium ist Ihr Prozess möglicherweise alles andere als perfekt. Nun müssen Sie überlegen, was Sie tun können, um den Prozess weiter zu optimieren. Müssen Sie beispielsweise eine bestimmte Ressource zu bestimmten Bereichen hinzufügen, in denen häufig Engpässe auftreten? Bedenken Sie, dass die Optimierung kein einmaliges Ereignis ist. Stattdessen müssen Sie das Feedback von Mitarbeitern und Kunden anhören und bei Problemen Änderungen vornehmen. Wenn der neue Prozess die Erfahrung Ihrer Stakeholder mit dem Service nicht verbessert, kann dies nicht als Erfolg bezeichnet werden.
Wer führt Geschäftsprozessmanagement durch?
Um ein BPM-Projekt zu implementieren, ist häufig ein Expertenteam mit IT- und Business-Kenntnissen erforderlich. In Wirklichkeit hängt es jedoch von dem Umfang des geplanten Projekts ab. Wenn Sie ein paar schnelle Erfolge erzielen möchten, indem Sie einige Prozesse mit geringem Risiko und hoher Rendite in Ihrem eigenen kleinen Unternehmen verbessern, dann sollte es relativ einfach sein, ein BPM-Projekt mit einem kleinen internen Team und einigen Mitarbeitern auf den Weg zu bringen Qualitätssoftware zur Abbildung Ihrer Prozesse.
Ein guter Anfang ist die Teilnahme an einem BPM-Schulungskurs. Bei einer schnellen Google-Suche sollten einige lokale Optionen oder ein Online-Programm angezeigt werden. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Mitarbeiter einem Zertifizierungsprogramm für das Geschäftsprozessmanagement zu unterziehen, das es Schlüsselpersonen ermöglicht, sich offiziell in den geeigneten Methoden auszubilden. Das Business Process Management Institute bietet derzeit 30 Programme und sieben Zertifikate in den verschiedenen mit BPM verbundenen Disziplinen und Methoden an. Überprüfen Sie ihre Website für Details.
Was ist ein BPM-Tool?
Ein BPM-Tool ist einfach die Software, mit der Sie die BPM-Implementierung automatisieren. Ihre Aufgabe ist es, Ihre Geschäftstransformation zu ermöglichen, damit Sie Ihre Prozesse auf eine neue Ebene bringen können. Die Optionen sind so umfangreich wie lang, aber im Allgemeinen werden Sie nach einem System mit mindestens den folgenden Funktionen suchen:
- Visuelles Verarbeitungsdiagramm: Mit diesem Werkzeug können Sie Ihre Prozesse modellieren und neue Workflows erstellen. Einige Tools erfordern Codierungsfähigkeiten, um die Modellierung zu implementieren. Andere Anbieter bieten einen Low-Code-Ansatz, der ein "Drag and Drop" -System verwendet. Letzteres kann gut funktionieren, wenn Sie keinen Hardcore-Programmierer im Team haben.
- Management-Dashboards und Zugriffskontrolle: Dies gibt Entscheidungsträgern die Möglichkeit, den Fortschritt zu verfolgen, und bietet Sicherheit, indem der Zugriff auf Informationen auf bestimmte Personen beschränkt wird.
- Fehlerbehandlung: Es ist hilfreich, ein Überprüfungsmodul zu haben, das Fehler und Fehlfunktionen findet und löst.
- Integration in vorhandene Software: Ihre BPM-Lösung ist nur eingeschränkt nutzbar, wenn sie nicht mit anderen ERP / CRM-Kernsystemen kommuniziert.
- Berichte und Analysen: Bei einer guten BPM-Lösung werden Berichte zu wichtigen Kennzahlen wie offenen Posten, zur durchschnittlichen Zeit, die zum Abschließen einer Aufgabe benötigt wird, und der Häufigkeit, mit der ein Element umgeleitet wird, ausgeführt.
In Bezug auf bestimmte Tools für das Geschäftsprozessmanagement ist dies ein ziemlich überfüllter Markt. Einige der großen Player sind Pegasystems, bpm'online studio, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian und Process Street. Reviews sind im Internet verfügbar und die meisten Tools werden mit einer kostenlosen Testversion für 14+ Tage geliefert, sodass Sie die Funktionen prüfen können, bevor Sie einen endgültigen Kauf tätigen.
