Ein Konferenzraum wird von Unternehmensleitern genutzt, um Meetings abzuhalten und Veranstaltungen für Mitarbeiter oder Geschäftsleute zu veranstalten. Die Einrichtung eines Konferenzraums kann sich stark auf das Erleben eines Meetings auswirken, da die Personen, die hinten sitzen, möglicherweise nicht alles hören oder sehen können, was sich auf der Vorderseite des Raums abspielt. Bevor Sie mit der Einrichtung eines Konferenzraums beginnen, analysieren Sie den Raum, um festzustellen, welche Einrichtung für den jeweiligen Raum am besten geeignet ist. Auf diese Weise haben alle Beteiligten bei Präsentationen oder Veranstaltungen die gleiche Erfahrung.
Gehen Sie im Konferenzraum herum, bevor Sie mit der Gestaltung des Raums beginnen. Suchen Sie alle Steckdosen im Raum, da die Vorderseite des Raums möglicherweise Steckdosen benötigt. Projektoren und Bildschirme benötigen möglicherweise Strom, um die Funktion zu erfüllen. Richten Sie die Vorderseite des Raums so ein, dass Steckdosen vorhanden sind. Dies geschieht, um die Kabel am Boden so gering wie möglich zu halten, da Personen über sie stolpern können, wenn sie im Konferenzraum herumlaufen.
Analysieren Sie die Größe des Raums und vergleichen Sie die Größe mit den Anforderungen des Unternehmens. Wenn das Unternehmen einen Raum für Meetings mit 20 oder weniger Personen zu einem bestimmten Zeitpunkt sucht, unterscheidet sich der Aufbau von Tischen und Stühlen von dem Platz, in dem Hunderte von Personen zu einem bestimmten Zeitpunkt gehalten werden müssen. Die Verwendung einer Theateranordnung mit erhabenen Reihen kann für Hunderte von Personen effizienter sein als eine U-Form, da eine U-Form für 20 Personen oder weniger geeignet ist. Ein einzelner Konferenztisch sollte nur verwendet werden, wenn das Unternehmen nur weniger als 15 Personen gleichzeitig aufnehmen möchte, da Mitarbeiter, die sich an einem Ende des Tisches befinden, die Personen am anderen Ende hören können.
Fügen Sie der Vorderseite einen Präsentationsbildschirm oder einen Projektor hinzu, bevor Sie dem Raum Tische und Stühle hinzufügen. Schließen Sie alle elektrischen Geräte an und verstecken Sie die Drähte an den Wänden oder unter Teppichen.
Platzieren Sie die Tische in der gewünschten Konfiguration, die Sie für den Konferenzraum ausgewählt haben. Die Tabellen sollten eng nebeneinander platziert werden, wenn Sie die U-Form-Methode verwenden. Für das Theater-Setup müssen Tische auf erhöhten Boxen oder Plattformen aufgestellt werden. Platzieren Sie die Plattform an der gewünschten Stelle, bevor Sie mit dem Hinzufügen der Tabellen beginnen.
Gehen Sie um den Raum herum und setzen Sie sich hinter den Tisch, um zu testen, ob jeder Platz für die Sicht nach vorne frei ist. Platzieren Sie niemanden auf einem Sitz, auf dem sie die Vorderseite nicht sehen kann. Tun Sie dies, bevor die Stühle dem Raum hinzugefügt werden, da es schwieriger sein kann, die Einrichtung mit Stühlen und Tischen im Raum zu ändern.
Fügen Sie dem Konferenzraum alle Stühle hinzu und legen Sie die Stühle unter die Tische, um Platz zu sparen. Dadurch wird der Konferenzraum größer und übersichtlicher.
Fügen Sie den Konferenztischen vor einer Veranstaltung Wasserflaschen, Stifte, Papierunterlagen und möglicherweise Früchte hinzu.
