Wenn Sie einen Mitarbeiter, einen Lieferanten oder einen Versicherungsnehmer darüber informieren, dass sein Vertrag nicht verlängert wird, müssen Sie ein nicht verlängerendes Schreiben senden. Wenn Sie diesen Brief taktvoll und professionell schreiben, kann dies eine freundschaftliche Trennung erleichtern, ganz zu schweigen von Zeit und Herzschmerz. Dies ist ein etwas schwieriges Manöver. Das Nichtverlängerungsschreiben muss zwischen einer feststehenden Position und Sensibilität für die Emotionen des Empfängers abgewogen werden.
Geben Sie Ihre Absicht eindeutig an
Geben Sie klar Ihren Zweck an. Mehrdeutigkeit kann die Tür später für Verwirrung öffnen. Erklären Sie, nachdem Sie den Namen des betreffenden Unternehmens oder der betreffenden Organisation angegeben haben, dass der Leser nicht erneuert wird. In sensibleren Angelegenheiten, beispielsweise bei einer Arbeitsposition, sollte der Brief einem Telefonanruf oder einer persönlichen Besprechung folgen und die Gründe für die Nichtverlängerung kurz erläutern.
Beispiel:
Sie erhalten dieses Schreiben, weil Sie uns derzeit einen monatlichen Kaffeeservice für unser Büro anbieten, den wir nächsten Monat abbrechen müssen.
Geben Sie die Hintergrundgeschichte an
Geben Sie einen ehrlichen Grund für die Nichtverlängerung an. Ihr Empfänger verdient eine gültige Erklärung für die Entscheidung. In vielen Fällen kann der Grund so einfach sein wie eine Änderung der Politik, Budgetkürzungen oder die reguläre Beendigung der Position. Wenn die Entscheidung auf einer schlechten Leistung beruhte, sagen Sie es mit einem Beispiel. Vermeiden Sie Cattiness oder übermäßig anklagende Aussagen. Bleib stattdessen ruhig und professionell. Stellen Sie sicher, dass Sie über spezifische Vorfallberichte verfügen, um Aussagen über Fehlverhalten oder schlechte Leistung zu sichern, falls die Entscheidung in Frage kommt.
Beispiel:
Sie werden nicht erneuert, weil Sie in der Arbeitsfähigkeit geleistet haben, insbesondere in Bezug auf Pünktlichkeit und Einsatzbereitschaft.
Erläutern Sie die verfügbaren Optionen
Erläutern Sie die verfügbaren Optionen für den Empfänger. Geben Sie für eine Richtlinienänderung Alternativen und ein bestimmtes Kündigungsdatum an. Bei der Nichtverlängerung eines Arbeitsplatzes oder eines Lieferantenvertrages ist es wichtig, nicht nur einen Zeitrahmen zu geben, sondern auch Anweisungen hinsichtlich der verbleibenden Urlaubszeit und der Verantwortlichkeiten. Wenn Sie sich entscheiden, ist dies auch eine Gelegenheit, den Empfänger über das Verfahren zum Einreichen der Nichtverlängerung zu informieren. Geben Sie Kontaktinformationen für die für diesen Prozess verantwortliche Person oder einen Link zur entsprechenden Website an, um weitere Informationen zu erhalten.
Beispiel:
Bitte beachten Sie, dass Ihr Service bei uns mit Wirkung zum 1. Februar ausläuft. Während wir Ihre Services derzeit nicht benötigen, werden wir uns in der Zukunft möglicherweise mit zunehmendem Budget beschäftigen. Bitte besuchen Sie uns daher im Laufe des Jahres erneut, wenn wir unser Service neu bewerten braucht.
Höflichkeit zählt
Sei höflich. In vielen Fällen ist eine Nichtverlängerung für den Empfänger eine Überraschung, und es kann schwierig sein, diesen Brief zu lesen, da er häufig eine bedeutende Änderung des Lebens oder der Einnahmen darstellt. Danken Sie dem Mitarbeiter, dem Versicherungsnehmer oder dem Lieferanten für Ihre Zeit und Beiträge zum Unternehmen und wünschen Sie ihm für die Zukunft alles Gute. Verweisen Sie jedoch nicht auf Zweifel oder Zweifel an der Entscheidung, da dies dem Empfänger nahe legen kann, dass er oder sie die Entscheidung anfechten oder sogar vor Gericht bringen muss.
Beispiel:
Vielen Dank für Ihren wertvollen Beitrag zu unserem Geschäft. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei zukünftigen Bemühungen.
Das richtige Format
Unterschreiben Sie den Brief mit Ihrem Namen und Ihrer Position. Geben Sie Ihren Titel und Ihre Kontaktinformationen an, damit der Empfänger Ihre Autorität in der Entscheidung verstehen und Sie mit Fragen ansprechen kann. Wenn Sie lediglich eine Richtlinienänderung melden, fügen Sie hinzu, dass die Nichtverlängerung dieser Richtlinie entspricht, und fügen Sie sie als Referenz hinzu.
Seien Sie sicher, das Kleingedruckte zu lesen
Wenn Sie einen schriftlichen Vertrag mit der Person oder Dienstleistung haben, die Sie nicht verlängern möchten, lesen Sie unbedingt das Kleingedruckte. Möglicherweise gibt es Einzelheiten darüber, wie und wann Sie den Vertrag kündigen können, den Sie befolgen müssen, damit keine Vertragsverletzung auftritt. Wenn es sich um einen automatisch verlängernden Vertrag handelt, z. B. für einen monatlichen Service, geben Sie Ihre Kündigungsanfrage schriftlich ein und senden Sie sie an die entsprechende Abteilung. Stellen Sie sicher, dass Sie das Datum angeben, an dem Sie den Dienst beenden möchten. Es liegt an Ihnen, ob Sie den Grund angeben möchten. Wenn Sie nicht vor Ablauf der Verlängerungsfrist kündigen, wird möglicherweise eine Kündigungsgebühr fällig. Notieren Sie sich die Fristen, die Sie stornieren, wenn Sie einen automatisch verlängernden Vertrag abschließen.
