Ein Memo - kurz für Memorandum - ist eine schriftliche Mitteilung, in der Informationen aufgezeichnet werden, die mit einer Gruppe von Personen in einem professionellen Umfeld geteilt werden sollen. Memos können zwar in einer Vielzahl von Vorlagen formatiert werden, es ist jedoch wichtig, die wesentlichen Teile eines Memos einzubeziehen, damit Ihr Memo als wirksames Kommunikationsmittel dient.
Überschrift
Ein Memo muss eine Überschrift haben, die Absender, Empfänger, Datum und Betreff enthält. Wenn Sie den Namen einer Person in das Memo aufnehmen, geben Sie den Jobtitel danach an. Geben Sie Ihren eigenen Jobtitel nach Ihrem Namen in das Feld "Von" ein. Die Überschrift steht an der Spitze des Memos, vor dem Text. Wenn das Memo dringend ist, kann es in Ihrem Büro allgemein üblich sein, das Wort "Dringend" oben in die Überschrift zu schreiben.
In der Übersicht, die hinter der Überschrift steht, wird der Inhalt des Memos kurz erläutert. Stellen Sie in der Übersicht den Zweck des Memos vor, z. B. um eine Idee vorzustellen oder auf einen Auftrag zu antworten, den Sie erhalten haben. Die Übersicht gibt dem Leser eine grundlegende Vorstellung davon, worum es in dem Memo geht, so dass er entscheiden kann, ob er das Memo sofort oder später lesen soll.
Kontext
Ein Kontextabschnitt eines Memos gibt Hintergrundinformationen zu den angezeigten Informationen. Dies hilft dem Leser, die Verbindung des Memos zu Geschäftsbeziehungen zu verstehen. Sie könnten beispielsweise schreiben: "Aufgrund der fortschrittlichen Technologieprotokolle …" Dieser Satz und andere ähnliche Begriffe helfen dem Leser, das Memo in einen Zusammenhang mit dem zu setzen, was sonst im Geschäft vor sich geht.
Aufgaben und Auflösungen
Wenn das Memo dazu dient, die Aufgaben zu erläutern, die Sie als Reaktion auf den Kontext ausführen, können Sie dies im nächsten Teil des Memos sagen. Sie können zum Beispiel sagen: "Ich werde die Marktforschung für Technologie untersuchen …" Dies gibt dem Leser eine Vorstellung von den nächsten Schritten, die Sie unternehmen. Wenn Ihr Memo eine Entschließung enthalten soll, schreiben Sie möglicherweise: "Meine Ergebnisse kommen zu dem Schluss, dass die neue Technologie unserem Unternehmen keinen Nutzen bringt, weil …"
Einzelheiten
Einige Memos fordern die Aufnahme von Details. Wenn Sie Statistiken, Daten oder Marktforschungsinformationen angeben müssen, geben Sie diese Details in einem neuen Absatz an. Diese unterstützenden Ideen werden als Diskussionsteil des Memos bezeichnet.
Fazit
Fassen Sie Ihr Memo mit einer kurzen Schlussfolgerung zusammen, die dem Leser mitteilt, was er beim Lesen davon zu gewinnen hofft. Das abschließende Segment sollte den Leser darüber informieren, dass Sie Fragen oder Kommentare zur Diskussion willkommen heißen.
Anlagen
Wenn Sie in Ihrem Memo auf Diagramme, Diagramme, Richtlinien, Berichte, Protokolle oder andere Geschäftsdokumente verweisen, hängen Sie sie an der Rückseite des Memos an. Fügen Sie auf der Memoseite unten eine Notiz ein, dass ein oder mehrere Dokumente angehängt sind.
