Ob Sie Waren bestellen, sich um eine Stelle bewerben, Geld anfordern, Wertschätzung ausdrücken oder sich beschweren, wenn Sie sich mit einer Organisation befassen, müssen Sie einen Geschäftsbrief schreiben. Befolgen Sie die festgelegten Verfahren und fügen Sie jedem Schreiben, das Sie schreiben, die erforderlichen Komponenten bei. Beginnen Sie mit einem Blatt Briefkopfpapier mit der Adresse Ihrer Organisation. Alternativ können Sie Ihren eigenen persönlichen Header erstellen, der Ihren vollständigen Namen, Adresse, Postleitzahl, Telefonnummer und E-Mail-Adresse enthält.
Datum
Lassen Sie mindestens eine Leerzeile zwischen dem Briefkopf oder der Kopfzeile und dem Datum. Verwenden Sie das amerikanische Datumsformat (z. B. 23. Mai 2011), wenn Sie an Organisationen in den USA schreiben. Verwenden Sie keine Indizes wie 2nd. Sie können entweder das Datum oder die Registerkarte links zum Mittelpunkt ausrichten und das Datum eingeben.
Innen Adresse
Die interne Adresse oder die Adresse des Empfängers beginnt einen Zoll (drei Leerzeilen) unterhalb des Datums. Es ist immer linksbündig. Überprüfen Sie die Schreibweise des Empfängernamens und der Postanschrift. Geben Sie einen persönlichen Titel wie Herrn, Frau, Frau, Frau oder Fräulein und einen geschäftlichen Titel wie Marketing Director an. Wenn Sie sich bezüglich eines Titels nicht sicher sind, rufen Sie die Rezeption an der Organisation an.
Anrede
Hinter der inneren Adresse eine Leerzeile hinterlassen. Wenn Sie den Empfänger kennen, können Sie ihren Vornamen verwenden, z. B. "Dear Mary". Verwenden Sie in anderen Fällen ihren persönlichen Titel und Nachnamen, zum Beispiel: Sehr geehrte Frau Johnson. Wenn Sie sich über das Geschlecht des Empfängers nicht sicher sind, verwenden Sie den vollständigen Namen. Sie können nach der Anrede ein Komma oder einen Doppelpunkt einfügen oder eine Interpunktion auslassen.
Karosserie
Lassen Sie nach der Anrede eine Leerzeile. Ein einzelnes Leerzeichen und ein Links setzen die Absätze im Hauptteil des Briefes aus. Die meisten Buchstaben enthalten mindestens drei Absätze. Führen Sie im ersten Absatz den Zweck des Schreibens ein. Wenn Sie auf eine Stellenanzeige reagieren, benennen Sie die Stelle und geben Sie die Quelle an. Sie könnten zum Beispiel schreiben: "Die online beworbene Position des Marketing Director beschreibt meine Fähigkeiten und Fähigkeiten genau."
Der zweite und dritte Absatz enthalten spezifische Details, die diesen Zweck unterstützen. Wenn Sie sich beispielsweise über ein Produkt oder eine Dienstleistung beschweren, geben Sie das Kaufdatum, die Rechnungsnummer und den Grund für Ihre Unzufriedenheit an.
Verwenden Sie den letzten Absatz, um den Zweck und die erwartete Antwort neu zu formulieren. Zum Beispiel: "Bitte kontaktieren Sie mich persönlich, wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu unserer neuen Produktlinie haben. Ich freue mich darauf, Ihre Korrespondenzanforderungen für viele Jahre zu erfüllen." Lassen Sie zwischen den einzelnen Absätzen eine Leerzeile.
Schließen
Lassen Sie nach dem letzten Absatz des Briefes eine Leerzeile. Schließen Sie den Brief mit einem entsprechenden ergänzenden Abschluss ab, z. B. Mit freundlichen Grüßen, Ihrem bzw. Ihrem herzlichen Dank. Wenn auf die Anrede ein Doppelpunkt oder ein Komma folgt, fügen Sie nach dem Schließen ein Komma ein. Lassen Sie drei bis vier Leerzeilen für Ihre Unterschrift. Beenden Sie Ihre Unterschrift und Ihren Namen mit der Schreibmaschine. Beispiel: John Stewart, Sales Manager.
