Die gemeinnützige Buchhaltung hat Ähnlichkeiten mit der gewinnorientierten Buchhaltung. Obwohl das Hauptziel einer gemeinnützigen Organisation nicht darin besteht, Gewinne zu erwirtschaften, muss sie dennoch genügend Einnahmen generieren, um Betriebskosten zu steuern und zu verwalten. Diese Transaktionen müssen für Steuererklärungen, Cashflow-Management, Prüfungen von Dritten und zur Gewährleistung der Finanzstabilität sorgfältig verfolgt werden.
Artikel, die Sie benötigen
-
Buchhaltungssoftware wie QuickBooks oder Peachtree
-
Bank- und Kreditkartenauszüge
-
Kundeninformationen wie Adressen und Telefonnummern
-
Leerer Scheckbestand
Legen Sie die Abrechnungsstruktur an
Erstellen Sie einen Kontenplan, der mit Ihren Bank- und Kreditkartenkonten beginnt. Achten Sie darauf, die Eröffnungssalden ab dem Datum Ihres Rechnungsjahres einzugeben. Selbst in einer sehr kleinen gemeinnützigen Organisation ist es äußerst wichtig, dass sie ein eigenes Bankkonto unterhält.
Erstellen Sie Ihre Haftungskonten. Haftungen sind alles, was Ihre gemeinnützige Organisation schuldet oder schuldet. Lohnsteuern sind eine sehr häufige Verbindlichkeit.
Richten Sie alle Anlagen ein. Dies sind Gegenstände, die sich im Eigentum der gemeinnützigen Organisation befinden und nicht innerhalb eines Jahres verbraucht oder verbraucht werden. Es liegt an Ihnen oder Ihrem CPA, den Schwellenwert in US-Dollar zu bestimmen, um zu bestimmen, welche Einkäufe Anlagevermögen sind und welche Kosten dies sind. Eine übliche Schwelle für eine kleine Organisation liegt bei etwa 500 US-Dollar.
Das Anlagevermögen wird jährlich gemäß dem IRS-Abschreibungsplan abgeschrieben.
Erstellen Sie Aufwandskonten. Die meisten Buchhaltungsprogramme erstellen einen grundlegenden Kontenplan, der die Ausgaben für Ihre Branche enthält. Es ist ratsam, die Betriebsausgaben von den Programm- und Spendensammelkosten zu trennen. Einige staatliche Zuschüsse erfordern, dass die Spendenaufwendungen einer gemeinnützigen Organisation einen bestimmten Prozentsatz der Gesamtausgaben nicht überschreiten.
Kunden einrichten Dies sind oft Ihre Spender. Es ist besonders wichtig, Spenden nachzuverfolgen, da Spender, die jedes Jahr einen bestimmten Betrag spenden, in Ihrer Steuererklärung ausgewiesen werden. Wenn Ihre Organisation von der IRS als 501 (c) (3) anerkannt wird, sind Spenden steuerlich absetzbar und Ihre Spender wünschen eine Quittung.
Richten Sie alle Anbieter ein und verfolgen Sie sie sorgfältig. Wenn Ihre Organisation staatliche Fördergelder erhält, werden Sie wahrscheinlich Bericht erstatten müssen, wie viel Sie von Ihren Lieferanten bezahlt haben.
Erstellen Sie eine Prozedur
Seien Sie auditbereit. Wenn Ihre Organisation staatliche Zuschüsse oder Pläne zur Beantragung von Darlehen oder Anleihen jeder Art erhält, werden Sie höchstwahrscheinlich einer jährlichen Prüfung durch Dritte unterzogen. Auditoren werden Ihren Rechnungslegungsprozess genau betrachten.
Bewahren Sie Kopien aller Dokumente auf. In der gemeinnützigen Welt ist es unerlässlich, die Aufzeichnungen zu kopieren und genaue Aufzeichnungen zu führen. Die Prüfer verlangen häufig Kopien von Schecks oder sogar erhaltene Schecks. Kopieren Sie alle schriftlichen Schecks und Einzahlungen und bewahren Sie sie in einer Mappe auf. Stimmen Sie Ihre Bank- und Kreditkonten jeden Monat ab und bewahren Sie Kopien der Abstimmungsberichte auf, die Ihren Kontoauszügen beigefügt sind.
Holen Sie sich eine schriftliche Genehmigung für alle Ausgaben, einschließlich regelmäßig gezahlter Rechnungen. Dies gilt insbesondere für gemeinnützige Organisationen mit einem Verwaltungsrat.
Tipps
-
Erstellen Sie jeden Monat eine Reihe von Berichten. Es werden Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzberichte empfohlen. Einrichten von Dateien für alle Anbieter Erstellen Sie Ordner oder Dateien für alle wichtigen Fundraising-Ereignisse. Legen Sie alle Belege für Einnahmen und Ausgaben bei. Die meisten Buchhaltungssoftwareprogramme bieten einen vorgeschlagenen Kontenplan. Alternativ können Sie einen Kontenplan von Grund auf bearbeiten oder erstellen. Es ist wichtig, es so einfach wie möglich zu halten, indem Sie davon absehen, Konten für Elemente zu erstellen, die Sie nur ein- oder zweimal verwenden.
