Wenn ein Verkauf getätigt wird, wird der Kauf als eine Forderung abgesetzt, die der Kunde schuldet. Wenn der Kunde die Ware oder die Dienstleistung nicht sofort bezahlt, ist die Forderung Forderungen des Kunden, die Geldkäufer einer Firma schulden und die in der Bilanz als kurzfristig ausgewiesen ist Vermögenswert.
Forderungsaufzeichnung
Die Zahlungsbedingungen für einen Kunden werden normalerweise in einem automatisierten Forderungssystem erfasst. Für die meisten Unternehmen sind die Bedingungen Standard. Ein allgemeiner Standard ist "Netto 30 Tage", was bedeutet, dass die gesamte ausstehende Zahlung in 30 Tagen fällig ist. Die meisten Bedingungen beinhalten eine Gebühr für verspätete Zahlung, wenn die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird. Gebühren für verspätete Zahlungen können ein Prozent des fälligen Betrags oder eine pauschale Gebühr für verspätete Zahlung oder eine Kombination aus beiden sein.
Fakturierung
Basierend auf den Konditionen eines Kunden wird eine Rechnung erstellt und an den Kunden gesendet. Die Rechnungen werden vor dem Fälligkeitsdatum an den Kunden gesendet, um dem Kunden Zeit für die Zahlung zu geben. Viele Unternehmen drucken und verschicken wöchentlich Rechnungen.
Zahlungsanwendung
Bei Zahlungseingang werden sie erfasst und in ein automatisiertes System eingegeben oder manuell in einem Sachkonto erfasst. Zahlungen werden auf den Gesamtbetrag angerechnet, den ein Kunde schuldet, von dem geschuldeten Betrag abgezogen und berechnet, um den verbleibenden Restbetrag darzustellen.
Überfällige Zahlungsbestätigung und Berichterstattung
Bei Zahlungen, die nach dem Fälligkeitsdatum nicht getätigt werden, erhält der Kunde eine überfällige Zahlungsbestätigung.
Um dem Debitorenmanagement Informationen über geschuldete und nicht bezahlte Beträge zur Verfügung zu stellen, wird ein "gealterter" Debitorenbericht erstellt. Ein "gealterter" Bericht zeigt den Gesamtbetrag an, der in einem bestimmten Zeitraum geschuldet ist. Beispielsweise zeigt der Bericht einen Dollarbetrag, der 30 Tage überfällig, 60 Tage überfällig und 90 Tage überfällig ist.
Die für die Projektion des Bargeldflusses in das Unternehmen verantwortliche Person verwendet den Debitorenbericht und die Informationen zum Zahlungsantrag, um das eingezahlte Geld und den Zeitpunkt der Nachzahlung anzuzeigen. Diese Informationen werden verwendet, um die für den Geschäftsbetrieb zur Verfügung stehenden Mittel zu ermitteln und um zu bestimmen, ob zusätzliche Mittel aus finanziellen Quellen benötigt werden, wie z. B. Banken für die kurzfristige Kreditaufnahme.
Sammlungen
Überfällige Forderungen werden entweder von der Debitorenabteilung (für kleinere Unternehmen) oder von einer Inkassoabteilung verfolgt. Ein Inkassomanager überprüft das überfällige Geld und die Aktivität von Sammlern, z. B. die Anzahl der Inkassoanrufe und den eingezogenen Betrag.
Kollektionsaktivitäten können an eine Inkassobüro ausgelagert werden, wenn sich ein Unternehmen dafür entscheidet, Kollektionen nicht im Haus abzuwickeln. Wenn die Kollektionen im eigenen Haus nicht erfolgreich sind, können Uneinholbare Gegenstände ausgelagert werden.
