Angenommen, Sie sind Manager eines Unternehmens und beaufsichtigen mehrere Mitarbeiter. Sie möchten, dass die Angestellten ihre beruflichen Pflichten verstehen, weil sie ihre Arbeitsleistung jährlich bewerten müssen. Sie entscheiden, dass es ihnen helfen würde, wenn sie die Zuständigkeiten des Jobs in einem Flussdiagramm sehen könnten. Oft ist es einfacher, einen Prozess zu verstehen, wenn er in einem Bild oder einem Diagramm sowie in einer Erzählung zu sehen ist.
Fordern Sie eine Flussdiagramm-Software an, oder wenn Sie dies lieber manuell tun möchten, erhalten Sie eine Flussdiagrammvorlage mit allen Flussdiagrammsymbolen. Studieren Sie die Symbole, um zu verstehen, wofür sie stehen, damit Sie sie beim Erstellen des Flussdiagramms korrekt verwenden können. Wenn Sie die Flussdiagrammsymbole verstanden haben, ist das Erstellen von Flussdiagrammen einfach.
Schreiben Sie die Schritte jedes Jobs in chronologischer Reihenfolge auf jede einzelne Person, die Sie beaufsichtigen, auf separaten Blättern. Lassen Sie jeden Mitarbeiter die von Ihnen aufgeführten Schritte überprüfen und Sie über alle Schritte informieren, die Sie möglicherweise versäumt haben, sodass Sie sie zur Liste hinzufügen und in das Flussdiagramm aufnehmen können.
Erstellen Sie mithilfe der Flussdiagrammsoftware oder der Vorlage für jeden Job, den Sie überwachen, ein Flussdiagramm. Integrieren Sie jeden Schritt in das Flussdiagramm für jeden Job, den Sie in Schritt 2 beschrieben haben. Sie zeichnen einfach das zutreffende Symbol für jeden Schritt des Jobs in der richtigen Reihenfolge und in dem richtigen Bereich, in dem der Schritt ausgeführt wird.
Stellen Sie dem Mitarbeiter, der diese Aufgaben erfüllt, den ersten Entwurf des Flussdiagramms zur Verfügung, und bitten Sie ihn um Kommentare zum Flussdiagramm. Lassen Sie sie alle Schritte feststellen, die Sie möglicherweise verpasst haben, oder in der falschen Reihenfolge.
Wiederholen Sie die Flussdiagramme unter Berücksichtigung der Kommentare, indem Sie alle Änderungen des Flussdiagramms durchführen, die als notwendig erachtet werden. Wenn Sie mit dem Mitarbeiter keine Kommentare oder Änderungen des Flussdiagramms vereinbaren, besprechen Sie dies mit dem Mitarbeiter und erklären Sie, warum Sie damit nicht einverstanden sind, und geben Sie ihm die Möglichkeit, zu antworten. Sie wissen möglicherweise etwas, das Sie nicht kennen, oder haben einen Einblick oder eine Perspektive in Bezug auf den Job, den Sie nicht kennen. Wenn Sie erst einmal seine / ihre Sichtweise verstanden haben, können Sie ihrer Änderung zustimmen.
Geben Sie den Mitarbeitern eine Kopie des fertigen Flussdiagramms für ihre Arbeit. Auch für die Jobs, die Teil eines Prozesses sind, möchten Sie möglicherweise die anderen Flussdiagramme mit allen an diesem Prozess beteiligten Mitarbeitern teilen, damit sie den gesamten Prozess verstehen. Dies erleichtert die gegenseitige Schulung und lässt die Mitarbeiter wissen, dass sie Teil eines größeren Prozesses sind, der für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist.
Legen Sie eine Kopie der Flussdiagramme für spätere Referenz- und Schulungszwecke in eine Ringmappe.
