Wenn Sie das Glück haben, dass mehrere Lieferanten für Ihr Unternehmen wetteifern, Sie zu teuren Mittagessen einladen und sich mit Geschenken bedanken, passen Sie auf. Scheinbar freundliche Gesten wie diese können die Ethik der Beschaffung durchkreuzen, indem sie Ihre Einkaufsentscheidungen beeinflussen. Selbst wenn Sie nicht beeinflusst werden, kann nur der Anschein von Unangemessenheit Ihrem eigenen Ruf und dem Ruf des Unternehmens schaden.
Ethische Fragen im Einkauf
Das Institut für Beschaffungsmanagement hat drei Grundsätze für Einkaufsmanager und Mitarbeiter festgelegt, an die sie sich bei ihrer Arbeit erinnern sollten:
- Bewahren Sie Integrität bei Ihren Entscheidungen und Handlungen.
- Streben Sie immer nach dem besten Wert für Ihren Arbeitgeber.
- Bleiben Sie Ihrem Beruf treu.
Basierend auf diesen Grundsätzen hat ISM Standards entwickelt, nach denen Einkaufsexperten die Einhaltung einer hohen Ethik in der Beschaffung sicherstellen sollten. Zu diesen Standards gehört, dass Sie mit Lieferanten richtig umgehen und nicht zulassen, dass Ihre Entscheidungen von Lieferanten beeinflusst werden. Ein weiterer Standard ist der Verzicht auf Vereinbarungen, die eine wechselseitige Vereinbarung gewährleisten oder die den Interessen Ihres Arbeitgebers widersprechen.
Beispiele für unethisches Verhalten
Natürlich möchten Sie gute Beziehungen zu Ihren Lieferanten und potenziellen Anbietern fördern. Aber auch scheinbar harmloses Handeln kann als Beispiel für unethisches Verhalten in der Beschaffung dienen.
Beispiel: Jeder muss essen, was schadet es also, wenn man mit einem potenziellen Verkäufer über Besonderheiten spricht?
Erstens könnten Sie zu freundlich werden, bis zu dem Punkt, an dem Sie mit diesem Anbieter Geschäfte abschließen möchten, selbst wenn seine Preise und Konditionen nicht die günstigsten sind. Er ist so nett, dass Sie ihn beim Wort nehmen wollen, wenn er Lieferbedingungen beschreibt, die zu gut erscheinen, um wahr zu sein. Zweitens: Wenn Sie nicht mit jedem einzelnen Anbieter, der Sie anspricht, zu Mittag essen, zeigen Sie Gunst.
Beispiel: Ein potenzieller Anbieter bietet Ihnen günstige Preise für Lagerbestände, die Ihr Unternehmen regelmäßig verwendet. Im Gegenzug erklären Sie sich damit einverstanden, sie darüber zu informieren, wenn andere Angebote ausgeschrieben werden.
Es kann den Anschein haben, dass diese Situation harmlos ist, da Sie anderen Anbietern weiterhin die Chance geben, zu bieten und Sie planen, alle Angebote als angemessen zu betrachten. Durch die vorherige Benachrichtigung eines Anbieters haben Sie jedoch den unfairen Vorteil, dass Sie mehr Zeit haben, um sein Gebot vorzubereiten und Ihr Gebot vor anderen Anbietern zu erhalten. Vielleicht wird sich das ändern, was ihr Angebot gewesen wäre, wenn weniger Zeit gegeben würde; vielleicht wird es nicht. Es ist jedoch nicht fair, einem Anbieter einen Vorteil gegenüber den anderen zu geben.
Beispiel: Ein Verkäufer, an den Sie kürzlich einen Auftrag vergeben haben, hat ein Dankeschön für Ihren Lieblingsbrand, Eintrittskarten für ein Sportspiel oder eine Geschenkkarte für Coffeeshops mit kleinem Nennwert gesendet. Da es sich um ein Dankeschön handelt, hat es Ihre Entscheidung nicht beeinflusst, also akzeptieren Sie es.
Es gibt zahlreiche ethische Probleme bei der Annahme von Geschenken, auch solche mit kleinen Dollarwerten. Es hat zwar keinen Einfluss auf Ihre Entscheidung, wenn Sie diesen Anbieter zum ersten Mal einsetzen. Aber wenn Sie sich entscheiden, sie wieder zu verwenden, woher wissen Sie, dass Sie nicht von ihrem nachdenklichen Geschenk beeinflusst werden? Es wird anderen in der Branche erscheinen, dass Sie möglicherweise beeinflusst wurden. In jedem Fall werden Sie dafür bekannt, dass Sie Geschenke annehmen, die Ihren Ruf und den Ihres Unternehmens beeinträchtigen, da Sie deren Einkäufer sind.
Eine Frage, die Sie sich bei allen Beschaffungsentscheidungen stellen sollten: Ist diese Maßnahme für mein Unternehmen von Vorteil? Geschenke kommen Ihnen zugute, nicht Ihrer Firma. Selbst wenn das Geschenk für das Unternehmen wäre, schmerzt es eher als es, indem es dem Unternehmen einen schlechten Ruf verleiht.
Sicherstellung einer hohen Ethik in der Beschaffung
Wenn Sie Eigentümer eines Unternehmens oder ein Beschaffungsmanager sind, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die Ethik der Beschaffung einhält.
- Formulieren Sie den Ethik-Kodex des Unternehmens mit Besonderheiten für die Beschaffung.
- Bilden Sie alle Einkaufsmitarbeiter in dieser Ethik und geben Sie Beispiele für ethisches und unethisches Handeln. Dies ist ein idealer Ort für Anbieter- und Einkäuferaktionen, die auf Rollen spielen.
- Lassen Sie die Mitarbeiter wissen, dass das Management Beschaffungsverträge überprüft und auch unangekündigte Audits durchgeführt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie mit beidem weitermachen, damit die Position des Unternehmens in Bezug auf ethische Fragen im Einkauf von jedem verstanden und befolgt wird.
