Unternehmen und Unternehmen jeder Größe können von einem Telefonprotokollsystem profitieren, um wichtige Telefonanrufe und Kontaktinformationen zu verfolgen. Zum Beispiel sind Fachleute wie Anwälte und Steuerberater auf Telefonprotokolle angewiesen, um Aufzeichnungen von Kunden zu führen und die Höhe der abrechenbaren Zeit aufzuzeichnen, die für jeden einzelnen Kunden aufgewendet wird.
Grundlegende Telefonprotokollmethoden
Verwenden Sie Telefonprotokolle, um eingehende und ausgehende Telefonanrufe zu verfolgen. Zeichnen Sie Daten über Kunden auf, z. B. Geschäfts- und Handynummern, E-Mail- und Website-Informationen. Bewahren Sie die Daten für herkömmliche Telefonprotokolle auf, indem Sie sie an einem sicheren Ort außerhalb der öffentlichen Reichweite aufbewahren, wenn Sie nicht verwendet werden. Bewahren Sie die Nachrichten in einem elektronischen System auf, indem Sie die Datenexposition einschränken und ein Kennwort installieren. Wenn das Büro über eine Rezeption verfügt, integrieren Sie das Telefonprotokoll mit ihr, so dass Anrufe rechtzeitig und effizient zurückgegeben werden. Ermöglichen Sie ihr Zugriff auf die Posteingänge der Benutzer, damit sie Nachrichten leicht überprüfen können.
Erweiterte Funktionen
Richten Sie den Fernzugriff und das Weiterleiten des Telefonprotokolls von Ihrem Handy oder Computer aus ein. Integrieren Sie Textnachrichten und E-Mails in das Telefonprotokollsystem für mehr Flexibilität. Organisieren Sie Telefonnachrichten in persönlichen Ordnern für den einfachen Zugriff. Richten Sie öffentliche Ordner ein, wenn Sie die Daten für den Rest des Büros freigeben möchten. Richten Sie Benachrichtigungen so ein, dass Sie Nachrichten erhalten, sobald sie eintreffen. Legen Sie nicht dringende Anrufe in einem Ordner ab, um die Zeit optimal zu verwalten. Richten Sie ein System ein, um alle Anrufe innerhalb einer angemessenen Zeit zurückzugeben, und richten Sie Erinnerungen ein, damit kein wichtiger Anruf vergessen wird. Vereinbaren Sie für ein wirksames Backup-System, dass Verteilergruppen Benachrichtigungen erhalten.
Traditionelle Telefonprotokolle
Verwenden Sie ein herkömmliches Telefonprotokollsystem, indem Sie die Informationen auf einem Block aufschreiben, der die Anrufer und ihre Informationen aufzeichnet. Einige Telefon-Log-Pads werden mit einem Carbon geliefert, um automatisch eine doppelte Aufzeichnung für die Speicherung zu erstellen. Vor dem elektronischen Zeitalter verfolgten leitende Angestellte, Büroangestellte und Einzelpersonen die Telefonanrufe, indem sie Namen, Nummern und andere Informationen auf einzelnen für diesen Zweck bestimmten Papierstücken oder Pads aufschrieben.
MyWorkTools
Ziehen Sie die Verwendung von MyWorkTools in Betracht, die ein Word-Vorlagendokument als Telefonprotokoll für eingehende und ausgehende Anrufe anbietet. Das Tool kann als Zeitmanagement- und Produktivitätsmesssystem verwendet werden, das Datum und Uhrzeit jedes gewählten Anrufs, die gewählte Nummer und die Dauer des Anrufs sowie den Zweck des Anrufs verfolgt. Das Tool spart Zeit, da es nicht mehr durchschnittlich zwei Stunden dauert, um ein ähnliches Telefonbuch manuell zu erstellen.
Elektronisches System des PhonePad
Laden Sie die kostenlose Testversion des PhonePad-Systems herunter, das mithilfe einer Windows-Anwendung alle Informationen zum Telefonanruf in einem Posteingang speichert. Farbige Symbole und Kodierungen bieten eine sofortige Statuserkennung, und Meldungen geben an, ob sie neu sind, gelesen werden oder nachgeschlagen werden müssen. Das PhonePad sieht für eine intuitive Benutzeroberfläche wie Papierstempel aus. Die Nachrichten werden durch Textformatierung in verschiedenen Schriftarten, Farben, Stilen und Größen unterstützt. Mehrere Nachrichten können gleichzeitig geöffnet werden, und Textnachrichten werden ebenfalls unterstützt. Das integrierte Adressbuch speichert die Daten des vorherigen Anrufers.
PDA- oder Handyprotokolle
Verwenden Sie für Ihr PalmPilot-Mobiltelefon ein für Ihren PDA oder Ihr Mobiltelefon entwickeltes Telefonprotokoll, z. B. PhoneLog 2.0. PhoneLog verfolgt alle eingegangenen und hinterlassenen Telefonnachrichten für andere. Außerdem kann leicht eine Liste erstellt werden, auf die bei Rückrufen schnell zugegriffen werden kann. Das PhoneLog bietet eine vollständige Aufzeichnung der Gespräche. Das System ist auch anpassbar und kann leicht integriert werden.
