Die Art und Weise, wie Sie einen Briefumschlag an ein Postamt (Postfach) senden, mag unbedeutend erscheinen, aber in der Geschäftswelt können selbst die kleinen Details Ihre berufliche Persönlichkeit beeinträchtigen oder zerstören. Laut dem United States Postal Service (USPS) kann auch die Frage, wie gut Sie Ihre E-Mails adressieren, die Art und Weise beeinflussen, wie sie bearbeitet wird. Je genauer die Adresse ist, desto besser. Bevor Sie also das nächste kleine oder große Poststück an einen Lieferanten, einen Unterauftragnehmer, einen potenziellen Geldgeber, einen Kunden oder einen potenziellen Kunden senden, fügen Sie den P.O. Postfachnummer und einige andere Mailing-Details.
P.O. Box oder Straße Adresse
Wenn Sie einen Umschlag an einen Kunden oder einen Mitarbeiter richten, fügen Sie nicht das P.O. Box-Nummer und die Adresse der Straße Verwenden Sie das eine oder das andere, nicht beide. Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Straße zu verwenden, die eine Adresse enthält, wie z. B. SW für Südwesten, lassen Sie sie nicht aus. Eine Adresse kann je nach Standort variieren, wohingegen ein Postfach ein eindeutig nummeriertes Schließfach ist.
Perioden und Abkürzungen
Was ist mit den Perioden im Begriff P.O. Box? Und sollten Sie die abgekürzte Form verwenden, um einen Umschlag anzusprechen? Das USPS bevorzugt, dass Sie alle Punkte (und Kommas) auslassen und im Adressblock Standardkürzel verwenden. Schreiben Sie es einfach als "PO BOX" und nicht als "P.O. BOX".
Positionierung des P.O. Boxnummer im Adressblock
Der Adressblock besteht aus allen Zeilen einer Adresse. Die Reihenfolge jeder Zeile ist wichtig für eine effiziente Abwicklung. Beginnen Sie eine Postanschrift mit dem Namen des Empfängers, der ungefähr auf dem Umschlag zentriert ist. Geben Sie gegebenenfalls unter dem Namen einen Unternehmensnamen an. Fügen Sie dann die Postfachnummer (oder die Straße) hinzu. Geben Sie in der letzten Zeile die Stadt, den Bundesstaat und die Postleitzahl ein.
- JOE-EMPFÄNGER
- EMPFÄNGERVERTRÄGE
- PO BOX 123
- CHICAGO IL 60601
Schreiben Sie für alle nationalen oder internationalen Postadressen so leserlich wie möglich. Richten Sie gemäß den USPS-Standards jede Zeile des Adressblocks nach links aus und schreiben Sie vorzugsweise alle Wörter und Abkürzungen in Großbuchstaben. Wieder keine Punkte oder Kommas. Schreiben Sie Ihre Absenderadresse in demselben Format wie der Adressblock. Positionieren Sie die Absenderadresse in der oberen linken Ecke des Umschlags.
Umgang mit P.O. Boxbezeichnungen
Wenn Sie eine Adresse nachschlagen und feststellen, dass der P.O. Die Boxnummer erscheint zusammen mit einer Bezeichnung wie CALLER, BIN oder DRAWER. Die Bezeichnung auf dem Umschlag wird weggelassen. Anstelle von "BIN M" schreiben Sie beispielsweise "PO BOX M", wenn Sie ausgehende E-Mails adressieren.
Verbesserung der Lesbarkeit und Effizienz
Unternehmen haben in der Regel viele eingehende und ausgehende E-Mails, daher ist das Schreiben von Adressen von Hand unpraktisch. Erwägen Sie die Verwendung eines Druckers zum Erstellen von Adressetiketten, die die Lesbarkeit der Adresse und die Effizienz der Arbeitslast verbessern. Wenn Sie über ein USPS-Konto verfügen, können Sie die Click-N-Ship-Funktion verwenden, um Etiketten für Prioritätsnachrichten zu drucken, Briefmarken zu kaufen, eine bevorzugte Sprache für Ihre internationalen Kunden festzulegen und vieles mehr. Die Nutzung solcher Tools trägt nicht nur dazu bei, Ihr professionelles Image zu verbessern, sondern Sie können vor allem Zeit gewinnen, um Ihr Unternehmen zu vergrößern.
