Schulungen sind das Herzstück eines jeden Geschäftsbetriebs. Ganz gleich, ob Sie Kundengruß und -service unterrichten oder anspruchsvolle Technologien einsetzen: Die schulungsorientierten Unternehmen verfügen über effizientere und produktivere Mitarbeiter und bieten einen besseren Kundenservice als andere. Einige Geschäftskategorien haben gesetzlich vorgeschriebene Schulungsanforderungen. Die Microsoft Office Suite bietet zwei Optionen zum Nachverfolgen der Mitarbeiterschulung: Microsoft Excel oder Microsoft Access. Das Excel-System kann von jedem mit grundlegender Tabellenkalkulationserfahrung implementiert werden. Access bietet jedoch differenziertere Methoden für die Berichterstellung und die Verfolgung.
Excel
Erstellen Sie eine Liste der Titel der Schulungssitzung, die von Mitarbeitern erwartet werden. Geben Sie in einer neuen Kalkulationstabelle die folgenden Spaltenüberschriften ein: "Vorname", "Nachname" und den Namen des Themas oder der Sitzung in jeder nachfolgenden Spalte. Verwenden Sie dabei beliebig viele. Eine Spalte für eine Mitarbeiternummer oder einen anderen Bezeichner kann ebenfalls hinzugefügt werden. Wählen Sie den Befehl "Titel drucken" aus der Gruppe "Seiteneinrichtung" auf der Registerkarte "Seitenlayout" des Farbbands und erstellen Sie die Zeile "Titel". Geben Sie im Feld "Titelzeile" "$ 1: $ 1" ein.
Geben Sie die Namen aller Mitarbeiter und etwaige Identifikationsnummern in die entsprechenden Spalten ein.
Markieren Sie die Zelle "A1" und ziehen Sie, während Sie die linke Maustaste gedrückt halten, um alle Zeilen und alle Spalten auszuwählen, in die Daten eingegeben werden. Wählen Sie den Befehl "Als Tabelle formatieren" in der Gruppe "Styles" auf der Registerkarte "Home". Überprüfen Sie das Feld "Datenbereich" und aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Meine Tabelle hat Kopfzeilen".
Wählen Sie alle Zeilen und Spalten aus, in die die Trainingsdaten eingegeben werden sollen. Wählen Sie auf der Registerkarte "Home" das bevorzugte Datumsformat aus der Dropdown-Box "General" in der Gruppe "Number" aus. Speichern Sie die Tabelle.
Geben Sie das entsprechende Datum in die richtige Spalte und Zeile ein, wenn ein Mitarbeiter die erforderliche Schulung abgeschlossen hat. Wenn Sie das Format "Tabelle" verwenden, können Sie beim Erstellen der Berichte mit einem Klick nach Spalte sortieren. Speichern Sie die Tabelle nach jeder neuen Dateneingabe.
Zugriff
Erstellen Sie eine neue Access-Datenbank. Benennen Sie "Tabelle 1" in "Employee Training Record" oder einen bevorzugten alternativen Namen um. Öffnen Sie die "Table Design View" aus der Gruppe "View" auf der Registerkarte "Home". Das erste Feld "ID" wird standardmäßig als Primärschlüssel festgelegt. Access wird dieses Feld automatisch nummerieren oder mithilfe des Bereichs "Feldeigenschaften" können Sie eine Maske oder andere Formatierung erstellen, um Ihre geschäftlichen Anforderungen zu erfüllen, beispielsweise das Hinzufügen der Mitarbeiter-ID-Nummern.
Geben Sie diese Feldnamen und andere Felder ein, um die gewünschten Daten zu erfassen, z. B. "Vorname", "Nachname", "Trainingsthema" oder "Datum abgeschlossen". Andere aufzuzeichnende Felder können "Noten", "Leistung" und "Notizen oder Kommentare" enthalten. Legen Sie den entsprechenden Datentyp und die Formateigenschaften fest. Denken Sie daran, für den Felddatentyp "Datum" "Datum / Uhrzeit" auszuwählen.
Speichern Sie die Tabelle. Wechseln Sie zu "Table View" in der Gruppe "View" auf der Registerkarte "Home".
Wählen Sie "Form Wizard" aus der Gruppe "Forms" auf der Registerkarte "Create", um das Design-Dialogfeld zu öffnen. Wählen Sie aus der linken Spalte jedes gewünschte "Verfügbare Feld" aus und wechseln Sie in die Spalte "Ausgewähltes Feld". Drücken Sie die Taste ">" für einzelne Felder oder ">>", um alle Felder gleichzeitig zu verschieben. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter".
Wählen Sie im Dialogfeld "Layout" das gewünschte Layout für das Formular aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter". Benennen Sie das "Formular" im nächsten Dialogfeld, oder behalten Sie die Standardübereinstimmung mit dem Tabellennamen bei. Entscheiden Sie, ob Sie das vom Assistenten entworfene Formular akzeptieren oder das Design ändern möchten. Wenn Sie das Formular ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter". Wenn Sie das Standarddesign verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche "Fertig stellen". Speichern Sie das Formular.
Geben Sie die Daten für jeden Mitarbeiter und jede Schulungssitzung ein, wenn die Informationen verfügbar sind. Verwenden Sie die Ansicht "Formular" für die Dateneingabe und die Ansicht "Tabelle", um Daten zu filtern und Berichte zu erstellen. Datensätze werden automatisch gespeichert, wenn die Daten eingegeben werden.
Tipps
-
Excel ermöglicht einfache Suchvorgänge und Berichte, die ausschließlich auf der Sortierung basieren. Access ermöglicht eine ausgefeilte Aufbewahrung und Berichterstellung, die es mehreren Filtern ermöglicht, Berichte nach Mitarbeitern, Schulungssitzungen oder anderen Feld- oder Datenvorgaben zu erstellen. Zugriffsfeldnamen dürfen keine Leerzeichen enthalten. Erstellen Sie eine Klartextbeschriftung für die Spalten des Berichts. Beispielsweise kann ein Feld "TrainingSessionName" für Berichte mit "Training Session" bezeichnet werden.
Warnung
Verwenden Sie keine Sozialversicherungsnummern als Mitarbeiteridentifikationsnummern. Dies eröffnet dem Unternehmen die Gefahr von Identitätsdiebstahl.
