Wenn vorangegangene Gespräche mit einem gut ausgebildeten Angestellten, der weiß, was erwartet wird und keine Hindernisse für die Erfüllung seiner Arbeitsverpflichtungen bestehen, nicht zu dem gewünschten Arbeitsverhalten oder der gewünschten Leistung geführt haben, ist eine mündliche Warnung der nächste logische Schritt. Eine mündliche Warnung ist eine Form einer Disziplinarmaßnahme, die ausgelöst wird, indem Sie einem Mitarbeiter Ihre Erwartungen laut mitteilen und ihn warnen, dass Sie weitere Disziplinarmaßnahmen ergreifen, wenn sich seine Leistung nicht verbessert.
Arbeiten Sie mit jemandem in der Personalabteilung Ihres Büros zusammen oder sprechen Sie mit Ihrem direkten Vorgesetzten, um herauszufinden, wie Sie eine verbale Warnung ordnungsgemäß auslösen können. Obwohl Sie beispielsweise mit dem Mitarbeiter sprechen, müssen Sie die Warnung dennoch schriftlich dokumentieren, damit ein Datensatz vorhanden ist.
Überprüfen Sie alle Notizen, die Sie in der Vergangenheit gemacht haben, in Bezug auf Gespräche mit dem Mitarbeiter zu denselben Themen, die Sie dazu veranlasst haben, eine mündliche Warnung auszulösen. Sammeln Sie die Tatsachen der Situation, bevor Sie sich dem Mitarbeiter stellen, damit Ihr Zweck und Ihre Warnung klar sind. Die Kenntnis der Fakten hilft Ihnen auch dabei, Ihre Position zu behaupten, wenn der Mitarbeiter versucht, sich mit Ihnen über vergangene Ereignisse auszusprechen. Notieren Sie sich alles, was Sie zuvor vorgeschlagen hatten, dass der Mitarbeiter sein Verhalten oder seine Arbeitsleistung verbessern sollte. Planen Sie zu diskutieren, warum die Strategien nicht funktionierten und warum sie zu einer verbalen Warnung führten.
Bitten Sie einen anderen Vorgesetzten, sich während der verbalen Warnung zu setzen. Lassen Sie sich vom Mitarbeiter in einen privaten Bereich oder ein Büro begleiten, in dem der andere Vorgesetzte bereits wartet. Lassen Sie den Mitarbeiter wissen, dass der andere Vorgesetzte das Gespräch miterleben soll. Erklären Sie die Probleme mit seinem Arbeitsverhalten oder seiner Leistung auf höfliche, professionelle Art und Weise. Sagen Sie ihm, wie er das Problem beheben kann. Fragen Sie ihn, ob er das Problem versteht, und fragen Sie nach seinen Ideen, um das Problem zu beheben.
Informieren Sie ihn, dass Sie eine mündliche Warnung ausgeben, die Bestandteil seiner ständigen Arbeit wird. Sagen Sie ihm, wenn er nicht die empfohlenen Schritte unternimmt, um das Problem zu beheben, kann dies zu weiteren Disziplinarmaßnahmen bis hin zum Verlust des Arbeitsplatzes führen. Bitten Sie ihn, zu bestätigen, dass er versteht, dass seine Arbeit in Gefahr ist.
Beginnen Sie das Gespräch mit einer positiven Notiz, senden Sie die negativen Nachrichten und beenden Sie mit einer positiven Notiz. Sagen Sie ihm beispielsweise am Ende des Gesprächs, dass Sie sicher sind, dass er die erforderlichen Änderungen vornehmen kann, um sein Arbeitsverhalten oder seine Leistung zu verbessern. Seien Sie stets fest, aber höflich.
Dokumentieren Sie die Details der mündlichen Warnung schriftlich für die Unterlagen des Mitarbeiters. Unterschreiben und datieren Sie das Dokument. Bitten Sie den bezeugenden Vorgesetzten, das Dokument zu unterzeichnen und zu datieren. Dieser Schritt ist abgeschlossen, nachdem der Mitarbeiter das Büro verlassen hat, da der Mitarbeiter keine mündliche Warnung unterschreiben muss, da der anwesende Supervisor die mündliche Warnung durch Zeugnis und Unterschrift überprüft. Wenn Sie ein Mitarbeiterzeichen haben, könnte er später sagen, dass er niemals eine mündliche Warnung erhalten hat, was möglicherweise rechtliche Probleme verursachen könnte.
Tipps
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Machen Sie sich auch in gelegentlichen Gesprächen mit dem Mitarbeiter über Arbeitsleistungsprobleme Notizen, um später darauf hinzuweisen.
Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter versteht, dass Sie eine verbale Warnung und seine Folgen ausgeben. Verwenden Sie die Worte "verbale Warnung" und stellen Sie sicher, dass er weiß, dass seine Arbeit gefährdet ist, es sei denn, er ergreift geeignete Schritte, um das Problem zu beheben.
Warnung
Hören Sie sich die Erklärung des Mitarbeiters an, wenn Sie die verbale Warnung ausgeben. Sie können feststellen, dass ein Problem gelöst werden muss, um den Mitarbeiter zu unterstützen. Tun Sie, was immer Sie können - im Rahmen der Vernunft -, um dem Mitarbeiter zu helfen, seine Leistung zu verbessern.
