Vom ersten Kontakt eines Arbeitgebers mit einem potenziellen Angestellten bis zum Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist es wichtig, dass schriftliche Aufzeichnungen des Angestellten in einer Personalakte des Mitarbeiters unter dem Namen jedes Angestellten geführt werden. Wenn diese Arbeitsunterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt werden, kann dies möglicherweise dazu dienen, den Arbeitgeber vor einer zukünftigen Haftung für Verletzungen des Arbeitsrechts und des Arbeitsrechts, wie z. B. unrechtmäßige Kündigung oder Diskriminierung am Arbeitsplatz, zu schützen.
Artikel, die Sie benötigen
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Sperren von Aktenschränken oder einen sicheren Raum mit eingeschränktem Zugang
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Dateiordner
Verstehen Sie, warum Sie Personalakten der Mitarbeiter aufbewahren müssen. Dies ist die Aufzeichnung des Unternehmens und des Mitarbeiters über das, was am Arbeitsplatz passiert ist. Die in der Personalakte enthaltenen Aufzeichnungen können dazu dienen, den Arbeitgeber in zukünftigen Gerichtsverfahren zu schützen, und helfen, Missverständnisse zu beheben, die bei politischen Fragen, bei Gehalts- und Sozialleistungen, bei Pflichten und Verantwortlichkeiten, bei Disziplinar- oder Korrekturmaßnahmen sowie bei Missständen auftreten können.
Was sollte also in eine Personalakte eines Mitarbeiters gehen? Die folgenden Dokumente und Aufzeichnungen sollten von Personalfachleuten oder Führungskräften für jeden Mitarbeiter geführt werden. Jobbeschreibung Bewerbung Stellenangebot IRS-Formular W-4 Beleg für das Mitarbeiterhandbuch (Oft ist es eine gute Idee, eine Kopie des Handbuchs selbst aufzubewahren, insbesondere wenn es von Zeit zu Zeit Änderungen unterworfen ist. Auf diese Weise weiß jeder, welche Bedingungen das Handbuch hatte, für das der Mitarbeiter unterschrieben hat.) Alle gegebenen Leistungsbewertungen Anmeldeformulare für Leistungen an Arbeitnehmer Auszeichnungen Beschwerden und Komplimente über den Mitarbeiter erhalten Disziplinarmaßnahmen oder Warnungen * Anwesenheitslisten Es wird empfohlen, dass jeder Datensatztyp eine eigene Registerkarte hat.
Krankenakten und Einwanderungsformulare sollten in separaten Dateien aufbewahrt werden. Da Sie keine Beschäftigungsentscheidungen treffen können, die auf dem Einwanderungsstatus einer Person beruhen, vorausgesetzt, sie haben ein Recht, in den USA zu arbeiten, und die Bundesregierung hat ein Recht, die I-9 zu überprüfen, ist es wahrscheinlich besser, sie getrennt zu halten. Was die Krankenakten angeht, so enthält das Gesetz für Amerikaner mit Behinderungen (ADA) sehr strenge Regeln in Bezug auf den Datenschutz und den Zugang zu Krankenakten nach dem Angebot. Daher ist es notwendig, sie in einer separaten Akte und einem Aktenschrank mit begrenzten Auflagen zu halten Zugriff. Die ADA beschränkt die Offenlegung von Informationen in diesen Aufzeichnungen auf Vorgesetzte, sofern der Arbeitnehmer die notwendigen Einschränkungen für seine Pflichten hat oder eine Unterkunft benötigt. Erste-Hilfe-Mitarbeiter bei Notfällen; und Regierungs- und Versicherungsbeamte unter bestimmten Umständen.
Es ist wichtig, dass falsche Informationen in der Personalakte eines Mitarbeiters sofort korrigiert werden, sobald das Unternehmen feststellt, dass die Informationen fehlerhaft sind.
Personalakten von Mitarbeitern sollten gesperrt werden und nur Personen zur Verfügung stehen, die ein legitimes Geschäft haben und Zugriff auf die Datei haben müssen. Ein Manager oder ein Vorgesetzter der ersten Linie benötigt möglicherweise Zugang, um Entscheidungen über Beförderungen und Disziplinarmaßnahmen zu treffen. Wenn jemand ohne legitimes Geschäft auf die Datei zugreifen möchte, muss er eine gültige Vorladung haben. Andernfalls können die Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters verletzt werden.
Im Allgemeinen verlangt das Gesetz nicht, dass Sie einem Mitarbeiter mitteilen, was in seiner Personalakte ohne entsprechende Aufforderung des Mitarbeiters enthalten ist. Es ist jedoch wahrscheinlich eine bessere Geschäftspraxis, die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten. Auf diese Weise haben Sie keinen geringfügigen Mitarbeiter, der überrascht ist, wenn er diszipliniert oder gekündigt wird. Ausnahmen von dieser allgemeinen Regel sind die Bestimmungen des Fair Credit Reporting Act (FCRA). Es ist erforderlich, dass Sie Mitarbeiter oder potenzielle Mitarbeiter informieren, wenn Sie eine nachteilige Maßnahme ergreifen, die auf dem Inhalt des Kreditberichts basiert.
Unabhängig von der Benachrichtigung der Mitarbeiter darüber, was sich in ihrer Personalakte befindet, ist die Frage des Zugangs. In vielen Bundesstaaten ist es erforderlich, dass Arbeitgeber Arbeitnehmern und ehemaligen Mitarbeitern Zugriff auf ihre Personalakte gewähren. Als Personalfachmann oder Unternehmer ist es wichtig, dass Sie sich in dieser Hinsicht mit dem Recht Ihres Staates vertraut machen. In der Regel muss der Zugang des Mitarbeiters jedoch angemessen sein und von einem anwesenden Mitglied der Geschäftsleitung abhängig gemacht werden, um sicherzustellen, dass nichts genommen oder geändert wird. In einigen Bundesstaatengesetzen ist der Mitarbeiter berechtigt, Kopien anfertigen zu lassen, falls dies der Fall ist. Oft gibt es Grenzen, was der Mitarbeiter in seiner Personalakte sehen kann. Wenn sensible Elemente wie Referenzschreiben, strafrechtliche Ermittlungen und andere Informationen vorliegen, die die Persönlichkeitsrechte einer anderen Person verletzen könnten, kann ihnen der Zugriff auf sie verweigert werden. Es ist eine gute Idee, diese Elemente in der Personalakte des Mitarbeiters auf einer separaten Registerkarte anzuzeigen. In einigen Bundesstaatengesetzen kann der Mitarbeiter Widerspruch gegen Disziplinarmaßnahmen oder Bewertungen einreichen.
Tipps
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Bewahren Sie eine Kopie des staatlichen Gesetzes auf, falls es in Ihrem Bundesstaat ein Gesetz über den Zugriff auf Personalakten der Mitarbeiter gibt, die in dem Bereich, in dem diese Dateien aufbewahrt werden, geposted oder erreichbar sind. Dadurch werden Konflikte zwischen dem Management und dem Mitarbeiter in Bezug auf das, was zulässig ist und nicht zulässig ist, vermieden.
Warnung
Jeder Mitarbeiter muss bei der Pflege und dem Zugriff auf seine Personalakten gleich behandelt werden. Jede Abweichung in der Praxis kann zu Rechtsstreitigkeiten führen. Wenden Sie sich an einen Anwalt, wenn Sie überhaupt Zweifel haben, wie Sie die Personalakten Ihrer Mitarbeiter pflegen können.
