Einrichten eines virtuellen Büros. In einem globalen Umfeld haben Arbeitsplätze praktisch keine Grenzen mit Mitarbeitern auf der ganzen Welt. Mit den ständig steigenden Immobilienpreisen ist das virtuelle Büro für viele Geschäftsleute zu einem attraktiven Phänomen geworden. Unternehmen können an einem bestimmten Ort angesiedelt sein, aber die Angestellten erledigen ihre täglichen Büroangelegenheiten von verschiedenen Orten aus, beispielsweise einem Hotel, einem Café oder zu Hause.
Legen Sie eine Geschäftsadresse für Ihr virtuelles Büro fest. Dies kann eine Mailbox-Nummer sein oder Sie können einen CMRA-Postfachdienst (Commercial Mail Receiving Agency) verwenden, um eine vom Unternehmen klingende Adresse zu erhalten.
Sehen Sie sich Ihre Verbindungsoptionen an. Es gibt mehrere zur Auswahl, ob E-Mails, Handys, Online-Foren, Instant Messenger, VoIP und mehr.
Stellen Sie den für das virtuelle Büro gewählten Standort für die Einrichtung bereit. Richten Sie den Ort ein und schaffen Sie eine Arbeitsatmosphäre, wie Sie möchten. Stellen Sie sicher, dass ausreichend Platz für die Installation der erforderlichen Elektronik wie Computer, Faxgeräte und Telefonleitungen vorhanden ist.
Installieren Sie je nach Bedarf die erforderliche Software auf Ihren Computern. Einige Programme sind speziell für Webkonferenzen, Präsentationen, die Planung von Besprechungen usw. konzipiert. Es ist auch eine gute Idee, ein zuverlässiges Antivirenprogramm zu wählen, um Ihren PC vor Online-Angriffen zu schützen.
Wenden Sie sich an einen Telefondienstanbieter, und erhalten Sie ein modernes Telefonsystem mit einer interaktiven Sprachantwort (IVR), mit der Sie Anrufe verwalten können, ohne dass Sie vor Ort sein müssen. Ihre eingebaute Technologie ist zu einem vernünftigen Preis erhältlich und kostet nur für den tatsächlichen Gebrauch.
Richten Sie eine Intranet-Einrichtung ein, die nur von den Arbeitgebern des Unternehmens genutzt werden kann, um Informationen, wichtige Kommunikation, Dateien und Dokumente weiterzuleiten oder in das virtuelle private Netzwerk (VPN) zu gelangen, so dass das übertragene Material vollständig vertraulich ist. Behalten Sie den Überblick darüber, wer auf die Datenbank Ihrer Organisation zugreift, indem Sie Protokolle der Ein-, Austritts- und Zugriffsinformationen protokollieren.
Planen Sie Ihre offiziellen Besprechungen mit Kollegen, Kunden oder anderen Personen bei einer Tasse Kaffee an einem Ort, der für alle gut ist. Wenn nicht alle Ihre Kontakte physisch vorhanden sein können, können Sie die Verbindung mithilfe von Webcams, Mobiltelefonen und Instant Messenger herstellen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter regelmäßig Arbeitszeitnachweise einreichen, um die Anzahl ihrer Arbeitsstunden zu erfassen. Schauen Sie systematisch über diese Arbeitszeittabellen nach den geschätzten Stunden, die für bestimmte Aufgaben erforderlich sind, um nicht produktive Zeit in Schach zu halten.
Tipps
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Eine Reihe von Geschäftsanwendungen gibt es in Form von "Suites", die die meisten Programme enthalten, die zum Einrichten eines virtuellen Büros erforderlich sind, und noch mehr. Einige der beliebtesten Suiten sind Microsoft Office, Lotus, Corel und AppleWorks. Wenn Sie über das Budget verfügen, stellen Sie Ihren Mitarbeitern die notwendigen Utensilien wie Laptop, WLAN-Handy, VoIP und andere Geräte zur Verfügung. Dann können Sie und Ihre Mitarbeiter effizient miteinander verbunden werden.
Warnung
Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig, um einen vollständigen Zusammenbruch Ihres Tagesgeschäfts zu vermeiden, wenn das System abstürzt. Dies kann in der Tat ein alptraumhaftes Szenario sein.
