Betrug ist kein Verbrechen, das im Freien auftritt, und gelegentliche interne oder externe Prüfungen reichen nicht mehr aus, um Betrug innerhalb eines Buchhaltungssystems aufzudecken. Um Betrug bestmöglich zu verhindern, sollte ein Unternehmen alle Arten von Betrug kennen, die auftreten können, damit es geeignete Prüfprogramme erstellen kann. Ein Unternehmen sollte das Betrugsrisiko mit allen Führungskräften und Mitarbeitern besprechen, Betrugstests durchführen und sich der Fähigkeit des leitenden Personals bewusst sein, Betrugskontrollsysteme außer Kraft zu setzen. Ungewöhnliche Transaktionen oder "rote Fahnen" in einem Buchhaltungssystem sind im Allgemeinen der erste Hinweis auf betrügerische Verhaltensweisen in einem Unternehmen.
Beachten Sie Bar- und Investmentdiebstähle in Form von Abschöpfen oder Diebstahl. Laut Website Accounting Financial Taxation sind Betrug in Form von Bargeld und Investmentdiebstahl häufig die am meisten publizierten, führen aber dazu, dass im Vergleich zu anderen Betrugsformen die geringsten Beträge gestohlen werden. Skimming tritt auf, wenn ein Mitarbeiter in der Regel etwas Geld einnimmt, bevor es in das Buchhaltungssystem aufgenommen wird oder Quittungen und Bankeinlagen verfälscht. Diebstahl geschieht, wenn ein Mitarbeiter Geld einnimmt, nachdem es in das Buchhaltungssystem aufgenommen wurde, Schecks manipuliert oder an betrügerischen Verkäuferplänen beteiligt ist. Der Buchhalter Joel B. Charkatz stellt in einem Artikel für Lorman Education Services fest, dass Buchhalter und Personen, die Zugang zu den Finanzunterlagen eines Unternehmens haben, in der Regel Personen sind, die wegen dieser Art von Betrug schuldig gesprochen werden. Sie können diese Form des Betrugs feststellen, wenn Sie regelmäßig feststellen, dass kleine Geldbeträge fehlen.
Suchen Sie nach Diskrepanzen bei den Aufwandskonten der Mitarbeiter. Betroffene Mitarbeiter können gefälschte Quittungen einreichen und als Geschäftskosten geltend machen, die Erstattung nicht genehmigter Gegenstände verlangen, die Anschaffungskosten erhöhen, wenn die Quittungen nicht erforderlich sind, oder die gleichen Kosten mehr als einmal verlangen. Andere Möglichkeiten, wie ein Mitarbeiter Geld von einem Unternehmen stehlen kann, sind unter anderem die Nichtrückzahlung von Vorschüssen oder die Verwendung von Firmenkreditkarten für den persönlichen Gebrauch. In einem großen Unternehmen können Unstimmigkeiten bei den Kostenrechnungen aufgrund von Betrug klein aussehen, sich jedoch im Laufe der Zeit zu großen Beträgen entwickeln. Um Betrug auf Mitarbeiter-Spesenkonten zu erkennen, benötigen Sie Quittungen mit allen Rückerstattungsanforderungen und richten Sie Kontrollen ein, die detaillierte Aufzeichnungen aller Einkäufe erfordern.
Finden Sie die absichtliche Fälschung von Finanzunterlagen mit internen Prüfungen. Falsche Darstellung von Finanzberichten ist immer noch Betrug, selbst wenn Vermögenswerte nicht gestohlen wurden, da die Informationen die Anleger in die Irre führen und den Aktienkurs eines Unternehmens beeinflussen. Die Buchhaltung Finanzbesteuerung empfiehlt den Einsatz externer Prüfer, um neben den internen Prüfungen auch vollständige Prüfungen durchzuführen.
Erkennen Sie Lieferantenrückschläge oder betrügerische Zahlungen, indem Sie ungewöhnlich hohe Einkaufspreise oder einen unbekannten Verkäufer feststellen. Mitarbeiter, die für den Einkauf von Unternehmen zuständig sind, können von den Lieferanten eine Rückzahlungszahlung verlangen, um gemeinsam Geschäfte zu tätigen, was dazu führt, dass ein Unternehmen mehr als gewöhnlich für Waren zahlt. Ein Unternehmen kann diese Art von Betrug erkennen, indem es den Marktwert der von ihm gekauften Waren im Vergleich zum bezahlten Preis feststellt.
Alternativ kann ein Unternehmen Zahlungen an Verkäufer oder Mitarbeiter leisten, die nicht vorhanden sind. Charkatz gibt an, dass diese Art von Betrug in großen Unternehmen, in denen Hunderte von Mitarbeitern beschäftigt sind und die mit mehreren Anbietern geschlossen werden, schwerer zu erkennen ist. Die Prüfung von Kaufaufträgen und Zahlungsaufforderungen mit einer aktuellen Liste von Beschäftigten und Vertragsanbietern kann jedoch dazu beitragen, Betrug in einem Buchhaltungssystem zu erkennen und zu verhindern.
