E-Mail ist eine effizientere und schnellere Methode, geschäftliche Kommunikation im Vergleich zum Postdienst zu senden. Es ist auch eine einfachere Möglichkeit, Dokumente auszutauschen. Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail mit einem Anhang versenden, müssen Sie deren Größe, das zum Erstellen des Anhangs verwendete Programm und die Möglichkeit von Viren beachten. Es ist auch wichtig zu wissen, dass der Empfänger möglicherweise nicht der einzige ist, der Ihre Nachricht sieht. Verwenden Sie einen professionellen Ton, der einen positiven Eindruck hinterlässt.
Schreiben Sie eine Betreffzeile, die die Nachricht angemessen widerspiegelt. Spezielle Betreffzeilen helfen den Mitarbeitern, E-Mails nach Unternehmensprojekten zu organisieren. Vage Titel wie „Wichtig“ oder „Bitte lesen“ machen das Auffinden von Nachrichten in der Zukunft schwierig.
Verfassen Sie eine kurze und leicht lesbare Nachricht. Mitarbeiter müssen täglich große Mengen an E-Mail-Nachrichten durchsuchen und haben nur wenig Zeit, um lange Nachrichten zu lesen. Verwenden Sie eine lesbare Schrift, fügen Sie viel Leerzeichen ein und verwenden Sie Groß- und Kleinbuchstaben. Schreiben Sie Ihre Botschaft in einem höflichen, aber dennoch professionellen Ton und beginnen und enden Sie mit professionellen Anreden.
Beziehen Sie sich auf den Anhang. Beschäftigte Angestellte werden oft auf Zeit gehetzt und übersehen möglicherweise den Anhang, wenn kein Bezug darauf besteht. Lassen Sie den Empfänger wissen, was der Anhang enthält und was er damit tun soll.
Stellen Sie sicher, dass Sie das Dokument vor dem Senden angehängt haben. Janis Fisher Chan, Autor von „E-Mail: Eine Anleitung zum Schreiben von Informationen - Schreiben und Verwalten von E-Mails im Arbeitsplatz“, empfiehlt, das Dokument anzufügen, bevor Sie mit dem Schreiben Ihrer Nachricht beginnen.
Lassen Sie Ihren Leser wissen, welches Programm zum Öffnen der Datei benötigt wird. Die Microsoft Office Suite und der Adobe Acrobat Reader sind gängige Anwendungen, die am Arbeitsplatz verwendet werden.
Berücksichtigen Sie die Zeit, die der Empfänger benötigt, um die Anlage herunterzuladen. Verwenden Sie ein Dateikomprimierungsprogramm für große Dateien wie WinZip oder teilen Sie die Datei in kleinere Abschnitte auf, die Sie separat senden können. Als Rücksicht auf den beschäftigten Mitarbeiter können Sie das Dokument auch in den Nachrichtentext einfügen.
Korrekturlesen Sie Ihre Nachricht. Rechtschreib- und Grammatikfehler erscheinen unprofessionell. Vermeiden Sie auch die Verwendung von Slang, Abkürzungen und Emoticons in Ihrer Nachricht. Dies können bekannte Ausdrücke sein, sind aber in Geschäftsnachrichten unangemessen.
Scannen Sie Ihre Nachricht und das angehängte Dokument vor dem Senden auf Viren.
Fügen Sie einen Haftungsausschluss hinzu, der den Leser auffordert, den Anhang vor dem Download auf Viren zu prüfen. Dies kann Ihr Unternehmen vor möglichen rechtlichen Schritten schützen, wenn der Empfänger durch Ihren Anhang einen Virus erhält.
Warnung
Senden Sie keine Kettenmails, Spam oder Witze als Anhänge. Sie sind unprofessionell und unangemessen.
