Unternehmen legen Einkaufsverfahren fest, um sicherzustellen, dass Käufe im besten Interesse des Unternehmens sind und das Geld effizient ausgegeben wird. Diese Verfahren reichen von kleinen Einkäufen eines einzelnen Anbieters bis hin zu umfangreichen Ausschreibungsverfahren. In einem Ausschreibungsverfahren wählt ein Einkaufsmanager das beste Angebot aus einer Liste der Anbieterangebote aus, basierend auf Kosten, Zuverlässigkeit und Zeitrahmen für den Erhalt der Waren.
Portokasse
Unternehmen legen ein Limit für geringfügige Bargeldkäufe fest, beispielsweise 25 oder 100 US-Dollar. Ein Angestellter, der mit Bargeld einkauft, tut dies oft mit seinem eigenen Geld. Er bewahrt die Quittung auf und übermittelt seinem Vorgesetzten oder der Personalabrechnung ein Formular, das die Kosten des Artikels einschließlich Steuern, den Grund des Kaufs, das Datum und den Verkäufer enthält. Er erhält dann eine Erstattung für den Kauf von der Kassekasse.
Offener Markt
Einkäufe auf dem freien Markt erfordern keine Ausschreibungsverfahren, sondern erfordern häufig die Genehmigung einer Einkaufsabteilung, da der Preis der Waren über der Obergrenze für Bargeld liegt. Ein Anforderer stellt eine Anfrage für Waren und benennt manchmal einen bestimmten Lieferanten. Wenn die Anfrage genehmigt wird, führt sie den Einkauf direkt beim Lieferanten aus. Sie kann sich einkaufen und verbale Preisangebote von Anbietern erhalten, muss aber den Verkäufer nicht selbst auswählen.
Anforderungsgebot
Ein Unternehmen legt ein Einkaufslimit fest, um festzulegen, wann der Anforderer den Großteil des Kaufgebots abwickelt und wann die Einkaufsabteilung dies tun wird. Wenn die Warenkosten unter diesem Grenzwert liegen und ein Gebotsverfahren erforderlich ist, stellt der Anforderer eine Liste der Gebote von Anbietern zusammen und übermittelt die Gebote an die Einkaufsabteilung, die den Anbieter mit dem besten Angebot auswählt. Das Anforderungsgebotsverfahren kann einen Zeitrahmen für die Annahme von Geboten enthalten.
Kaufabteilung
Wenn die Kosten für Waren oder Dienstleistungen ein Einkaufslimit überschreiten, übernimmt der Einkauf den größten Teil des Kaufgebotsprozesses mit Unterstützung des Anforderers. Der Anforderer erklärt, warum er die Waren benötigt, und die Einkaufsabteilung bittet die Verkäufer um eine bestimmte Anzahl von Tagen. Nach Ablauf dieser Zeit wählt der Einkauf den Lieferanten mit dem besten Angebot aus.
