Informationsmanagement ist im 21. Jahrhundert ein sehr wichtiger Bestandteil wissensorientierter Unternehmen. Durch das Informationsmanagement können Organisationen effizienter arbeiten, indem sie die Informationen unternehmensweit austauschen. Dies veranlasst eine Organisation, als Team zu fungieren, in dem jedes Mitglied Zugriff auf die Wissensbasis anderer hat. Das Informationsmanagement ist jedoch selten problemlos. Zu den typischen Herausforderungen zählen das Sammeln der Informationen, das Bereitstellen von Informationen und die Sicherstellung, dass sie genutzt werden.
Informationen sammeln
Ohne das Sammeln von Informationen ist es unmöglich, sie weiterzugeben. Informationen können auf verschiedene Arten gesammelt werden. Im Einzelhandel werden die Verkaufszahlen der einzelnen Filialen an die Unternehmenszentrale zurückgemeldet, die diese Informationen mit allen Filialen teilen kann. Dies kann den einzelnen Einzelhandelsgeschäften helfen, die Trends der Verbrauchernachfrage zu verstehen. In der Dienstleistungsbranche ist es üblich, dass Mitarbeiter Fragebögen über ihre Arbeit und die Bedürfnisse ihrer Kunden ausfüllen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die erfassten Daten relevant und genau sind.
Informationen zur Verfügung stellen
Die Bereitstellung von Informationen ist eine Herausforderung, die Organisationen oft in Schwierigkeiten bringt. Es ist eine Sache, Informationen zu sammeln, aber eine ganz andere, um sie allgemein verfügbar zu machen. Eine Technik besteht darin, die persönliche Kommunikation durch interdepartementale Teams zu verbessern. Dies ermutigt die Menschen, ihr persönliches Wissen mit anderen zu teilen. Eine andere Methode für den Informationsaustausch ist die Technologie. Datenbanken können Personen in einer Organisation Informationen bereitstellen. Dies ermöglicht einem internationalen Unternehmen den Zugriff auf Details zu Märkten auf der ganzen Welt. Datenbanken sind jedoch mit erheblichen finanziellen Investitionen verbunden, um erfolgreich zu sein.
Sicherstellen, dass Informationen verwendet werden
Wenn Informationen erfolgreich erfasst und zur Verfügung gestellt werden, besteht die einzige Herausforderung darin, sicherzustellen, dass auf sie zugegriffen und sie verwendet werden. Um sicherzustellen, dass auf Informationen zugegriffen wird, sollten am besten Techniken für den Informationsaustausch entwickelt werden, die einfach und leicht anzuwenden sind. Eine Datenbank sollte beispielsweise benutzerfreundlich sein. Um sicherzustellen, dass Informationen tatsächlich verwendet werden, ist es wichtig, den Mitarbeitern zu zeigen, dass die Verwendung der verfügbaren Informationen greifbare Vorteile bringt.
