Viele Unternehmen beginnen ihr Geschäft mit einem manuellen Buchhaltungssystem. Bei den meisten Unternehmern ermöglicht dieser Weg den Betrieb, ohne große Investitionen in ein computergestütztes Buchhaltungssystem zu tätigen. Die Kosten für die Installation eines computergestützten Buchhaltungssystems umfassen den Kauf des Systems, die Arbeitszeit für die Installation des Systems und Schulungskosten für das Erlernen des Systems. Bei einem manuellen System müssen Sie jede Transaktion in ein Buchhaltungsnotizbuch schreiben und alle Zahlen manuell berechnen. Oft erkennt ein Unternehmen die Notwendigkeit, vom manuellen System auf ein computergestütztes Buchhaltungssystem umzustellen.
Neues System installieren
Der erste Schritt für die Umstellung von einem manuellen Buchhaltungssystem auf ein computergestütztes Buchhaltungssystem ist die Installation des Buchhaltungssystems auf dem Computer des Unternehmens. Der Geschäftsinhaber überprüft verschiedene Softwarepakete, um festzustellen, welche Geschäftsanforderungen erfüllt werden, und kauft diese Software. Der Eigentümer lädt die Software auf den Computer herunter, auf dem die Abrechnungsarbeit erfolgt.
Daten im manuellen System abschließen
Für den zweiten Schritt der Konvertierung muss der Geschäftsinhaber die Daten abschließen. Nachdem das Computersystem auf den Computer geladen wurde, muss der Eigentümer alle im manuellen System enthaltenen Daten abschließen. Der Eigentümer stellt sicher, dass alle Transaktionen in den Buchhaltungssätzen angezeigt werden und dass alle Berechnungen korrekt erscheinen. Sie kann wählen, eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu beauftragen, um die manuellen Finanzunterlagen zu prüfen.
Guthaben auf neues System übertragen
Wenn die endgültigen Kontonummern im manuellen System gespeichert sind, kann der Eigentümer die Endsalden an das Computersystem übertragen. Der Eigentümer richtet jedes Konto im Computersystem ein, indem er einen Kontonamen, den Kontotyp und den Anfangssaldo eingibt. Nach der Eingabe jeder Waage muss der Eigentümer die Waagen mit den manuellen Systemwaagen vergleichen, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt in das System eingegeben werden.
Führen Sie parallele Systeme aus
Im vierten Schritt muss der Besitzer das manuelle System und das computergestützte System für einen temporären Zeitraum verwenden. Dadurch kann der Eigentümer sicherstellen, dass das neue System wie erwartet funktioniert.
Beenden Sie das manuelle System
Am Ende des Testzeitraums stellt der Eigentümer das manuelle System ein. Der Eigentümer muss sich auf die Verwendung des computergestützten Buchhaltungssystems konzentrieren. Alle Datensätze aus dem manuellen System können gepackt und gespeichert werden.
