Unternehmen verwenden häufig ein computergestütztes Buchhaltungssystem, um Buchhaltungstransaktionen und Aufzeichnungen zu verarbeiten und zu verwalten. Das System nimmt diese Daten auf und speichert sie unter Verwendung von Modulen wie Verbindlichkeiten, Forderungen, Probesaldo und Gehaltsabrechnung. Ein computergestütztes Buchhaltungssystem ist entweder speziell für ein bestimmtes Unternehmen konzipiert oder wird von einem Drittanbieter (z. B. Timberline oder MAS 200) erworben. Ein computergestütztes Buchhaltungssystem ist für viele Unternehmen ein wertvolles Werkzeug.
Geschwindigkeit
Das System verarbeitet Daten schnell. Sobald die Informationen in das zugehörige Modul eingegeben wurden, wie z. B. die Personalabrechnung oder die Kreditorenbuchhaltung, verarbeitet und speichert das System diese sofort.
Automatische Erzeugung
Die meisten rechnergestützten Buchhaltungssysteme verfügen über Funktionen wie die Auftragserfassung und die Erstellung zugehöriger Rechnungen. Der Arbeitgeber kann für seine Kunden Konten erstellen und so lange wie nötig Namen, Adressen, Bestellungen und Rechnungen speichern. Ein computergestütztes System ermöglicht es dem Arbeitgeber, Kontoauszüge zu erstellen und zu drucken. Darüber hinaus verfügen viele Buchhaltungssysteme über eine Abrechnungsfunktion, die eine vollständige Lohnabrechnung einschließlich der Erzeugung und des Druckens von Schecks und Berichten ermöglicht.
Aktualität
Der Arbeitgeber kann Kundenaufträge, Rechnungen und alle anderen Buchungsvorgänge nach Bedarf ausdrucken und erneut drucken. Er kann auch leicht die Gehaltsabrechnungsdaten der Mitarbeiter finden, wie z. B. die aktuelle Adresse und den Gehaltsbetrag, ohne durch Aktenschränke nach Personalakten suchen zu müssen.
Löst die manuelle Verarbeitung aus
Ein computergestütztes Buchhaltungssystem macht die manuelle Bearbeitung überflüssig. Letzteres beinhaltet die manuelle Verarbeitung und Erfassung der Einnahmen, Ausgaben, Gewinne, Verluste und Abstimmungen des Unternehmens, wodurch viel Raum für Fehler geschaffen wird. Lohnverrechnungstransaktionen und die Steuertransaktionen der Unternehmen werden ebenfalls manuell erfasst. Mit einem computergestützten Buchhaltungssystem hat der Arbeitgeber einen reibungsloseren Aufzeichnungs- und Ausgleichsprozess.
Mitarbeitermotivation
Ein computergestütztes Buchhaltungssystem erfordert häufig, dass sich die Mitarbeiter einer Schulung unterziehen, um neue Fähigkeiten zu erlernen und sie motiviert zu fühlen. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber die Schulung an einen Vertreter des Softwareunternehmens auslagern, wodurch die Mitarbeiter weniger unter Druck gesetzt werden, die Schulung selbst durchzuführen.
Vereinfacht Audits
Wenn die Bundes- oder Landesregierung die Prüfung des Unternehmens beschließt, vereinfacht ein computergestütztes Buchhaltungssystem den Prozess. Normalerweise informiert der Prüfer den Arbeitgeber vor dem Audit per E-Mail über die für das Audit erforderlichen Dokumente. In Abhängigkeit von der Art der Prüfung können Dokumente Steuererklärungen, Abrechnungsregister und Kontenplan enthalten.
Ein computergestütztes Buchhaltungssystem kann viele Jahre Informationen speichern. Wenn das Audit dies erfordert, kann der Arbeitgeber auf Informationen zurückgreifen, die vor vielen Jahren entstanden sind. Wenn der Auditor während des Audits spontan ein Buchhaltungsdokument anfordert, kann der Arbeitgeber das Dokument schnell vom System abrufen, anstatt in den Aufbewahrungsboxen nach durchsuchten Dokumenten zu stöbern.
Reduziert Veruntreuung
Eine computergestützte Buchhaltungssoftware macht es Mitarbeitern schwer, Geld aus dem Unternehmen zu stehlen. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter der Abrechnung versucht, sich selbst mehr als den erlaubten Betrag zu zahlen, wird höchstwahrscheinlich der Diebstahl aufgedeckt, da das Abrechnungssystem alle gespeicherten Transaktionen speichert.
