Buchhaltung ist definiert als Berichterstattung, Aufzeichnung und Analyse der Finanzdaten eines Unternehmens. Ein computergestütztes Buchhaltungssystem umfasst ein Programm oder ein Softwarepaket, das ein manuelles System oder einen Buchhalter bei der Aufzeichnung und Abwicklung von Finanztransaktionen ersetzt. Manager und andere Endbenutzer können so den finanziellen Zustand eines Unternehmens analysieren und im Lichte dieser Informationen die notwendigen Maßnahmen ergreifen. Computergestützte Buchhaltungssysteme sind so konzipiert, dass sie vollständig anpassbar sind, die Hauptkomponenten bleiben jedoch über verschiedene Systemtypen hinweg gleich.
Software
Software ist der Kern eines computergestützten Buchhaltungssystems. Die Softwarekomponente besteht aus Modulen oder kleineren eigenständigen Programmen. Jedes einzelne Modul hat eine andere Funktion. Die Module können Produktions-, Kunden-, Hauptbuch-, Personal-, Vermögensverwaltungs-, Finanzverwaltungs- oder Einkaufs- und Bestandsverwaltungsmodule umfassen. Alle Module sind für den Datenaustausch miteinander verbunden. Ein typischer Rechnungslegungsprozess integriert alle Module eines computergestützten Rechnungswesens, wobei jeweils Daten für bestimmte Aktivitäten und Entitäten verwaltet werden.
Hardware
Hardware bezieht sich auf die physischen Komponenten eines Systems. Gemäß dem Buch „Accounting Principles“ werden alle physischen Geräte, die einem computergestützten Buchführungssystem zugeordnet sind, als Hardware bezeichnet. Computergestützte Buchhaltungssysteme werden auf Computern installiert, die die Systeme ausführen können. Große Abrechnungssysteme bestehen aus zahlreichen Modulen und erfordern üblicherweise Computer mit schnellen Prozessoren und großer Speicherkapazität. Andere Hardwarekomponenten, die für ein computergestütztes Abrechnungssystem unerlässlich sind, umfassen Druck- und Scangeräte sowie andere Peripheriegeräte wie Maus, Tastatur und externe Datenspeichergeräte.
Personal
Während computergestützte Buchhaltungssysteme unabhängig von manuellen Eingriffen funktionieren sollen, erfordern sie normalerweise eine gewisse Überwachung. Menschliche Bediener müssen die Finanzdaten einspeisen, die vom Computersystem bearbeitet werden. Laut dem Buch „Fraud Auditing und Forensic Accounting“ gehören zu den Schlüsselpersonen in einem computergestützten Buchhaltungssystem qualifizierte Änderungskontrolle, Datenbankmanager, Sicherheitspersonal und Management. Zusammen sorgen diese Elemente dafür, dass das Computersystem reibungslos funktioniert, und stellen bei Bedarf Fehlerbehebungsfunktionen bereit.
