Die meisten Buchhaltungssysteme bieten A / P-Fälligkeitsberichte (Kreditorenbuchhaltung), die den Managern helfen, die aktuellen Verbindlichkeiten zu kontrollieren. Dieser Bericht zeigt, was ein Unternehmen wem wie lange schuldet. Wenn Bargeld knapp ist, ist es üblich, Rechnungszahlungen nach Fälligkeitstermin zu planen und nicht alle Rechnungen gleichzeitig zu bezahlen.
Bedeutung
Ein A / P-Aging-Bericht hilft Unternehmen nicht nur bei der Verwaltung der Cashflows, sondern ermöglicht ihnen auch, Rabatte auf vorzeitige Zahlungen zu nutzen. Dieser beliebte Bericht enthält detaillierte Informationen, mit denen das Management Fehler und Abweichungen identifizieren kann. Die Gesamtsumme eines Fälligkeitsberichts stellt in der Regel die Gesamthaftung eines Unternehmens dar und sollte mit dem ausstehenden Betrag im Hauptbuch übereinstimmen. Wenn zum Beispiel ein Fälligkeitsbericht ergibt, dass 200 USD geschuldet sind, sollte dieser Betrag auch im Hauptbuch stehen. Ist dies nicht der Fall, ist Forschung erforderlich, um Probleme zu identifizieren und zu beheben.
Formate
Alterungsberichte können nach Anbieter, Rechnungsdatum, Zahlungstermin und anderen Formaten erstellt werden. Der am häufigsten verwendete Stil zeigt die Herstellernamen rechts und vier Spalten mit der Bezeichnung "innerhalb von 30 Tagen", "zwischen 30 und 60 Tagen", "zwischen 61 und 90 Tagen" und "über 90 Tage". Zahlen werden in diese Spalten eingefügt, je nachdem, wie lange eine Rechnung aussteht.Normalerweise enthält dieser Bericht auf der rechten Seite eine "Gesamtspalte", in der alle Spaltennummern summiert werden und eine Gesamtverbindlichkeit berechnet wird
Analyse
Die Manager stellen nicht nur sicher, dass die Rechnungen rechtzeitig bezahlt werden, sondern sie verwenden den A / P-Fälligkeitsbericht, um die Cashflows und die Korrelation der Verbindlichkeiten mit den Lagerbeständen und den Kosten der verkauften Waren zu analysieren. Finanzkennzahlen können bei der Analyse hilfreich sein, z. B. die Kennzahl "Tage der Verbindlichkeiten", die sich durch Division der durchschnittlichen Verbindlichkeiten aus Verbindlichkeiten durch die pro Tag verkauften Waren ergibt. Wenn dieses Verhältnis zu niedrig oder zu hoch ist, sollten Sie die Alterung analysieren und nach Bereichen suchen, die verbessert werden könnten.
Überlegungen
Damit Alterungsberichte aussagekräftige Informationen liefern können, sollten die in das Kreditorenbuchungssystem eingegebenen Daten genau sein. Stellen Sie sicher, dass frühere Perioden geschlossen sind, um die Buchung von Einträgen in falsche Perioden in der Vergangenheit zu verhindern. Suchen Sie außerdem nach Duplikaten in der Kreditoren-Stammdatei. Dies ist ein häufiges Problem in diesem Bereich, bei dem ein Lieferant möglicherweise mehr als einmal eingegeben wurde. Bei einigen Systemen können Anbieter problemlos zusammengeführt werden, wodurch das Problem der Vervielfältigung von Datensätzen behoben wird. Verwenden Sie diese Funktion, falls verfügbar, denn die Alternative besteht darin, die Daten manuell zu übertragen, was kein effizienter Prozess ist.
