Die Rezeptionisten sind oft die erste Anlaufstelle, an der sich Kunden und Kunden treffen, wenn sie in Ihre Geschäftsstelle einsteigen oder sich bei ihrem Anruf ansprechen. Der erste Eindruck ist wichtig. Wenn Sie also einen Empfangspersonal mit der besten Mischung aus Professionalität, Kompetenz und Freundlichkeit finden, wird Ihr Unternehmen als gut geführtes Unternehmen etabliert.
Benchmarking der Qualitäten
Personalverwaltungsunternehmen Die Rainmaker Group empfiehlt, vor dem Beginn des Interview- und Einstellungsprozesses systematisch die Hauptmerkmale eines qualifizierten Rezeptionisten zu ermitteln. Da die Rezeptionisten normalerweise die erste Anlaufstelle von außen sind, sollte die Nachricht, die die Rezeptionistin sendet, Ihrem Unternehmensimage entsprechen. Laut Rainmaker sind der Verhaltensstil, die Werte und die Motivatoren des Empfangsmitarbeiters sowie die Fähigkeiten und persönlichen Fähigkeiten der Menschen von großer Bedeutung. Während Professionalität und Kompetenz immer wichtig sind, können sich die gewünschten persönlichen Qualitäten beispielsweise zwischen einer Kunstgalerie und einer Anwaltskanzlei unterscheiden.
Geschätztes Verhalten
Während das Image des Unternehmens wichtig ist, teilen alle qualifizierten Empfangsmitarbeiter bestimmte Verhaltenseigenschaften, die sie zu effektiven Teammitgliedern machen. Erstens sollten die Empfangsmitarbeiter kundenorientiert sein - einschließlich der Kunden, die auch Kollegen sind. Die Rezeptionisten sollten auch gerne mit den Leuten sprechen und nicht auf häufige Unterbrechungen wie ein klingelndes Telefon oder einen Bürobesucher achten. Außerdem muss ein Rezeptionist in der Lage sein, seine Arbeitsumgebung ordentlich und sauber zu halten. Wenn man organisiert bleibt, hilft es, wenn er zwei Aufgaben gleichzeitig erledigt, was in der Rezeption häufig vorkommt. Laut Genius Center, einer Organisation zur Unterstützung von Unternehmen, sind gute Kommunikationsfähigkeiten, darunter auch die Fähigkeit, klar und verständlich zu schreiben und zu sprechen, unerlässlich.
Selbstmotivation
Laut Rainmaker muss sich eine effektive Empfangsdame darauf konzentrieren, die Dinge auf die richtige Art und Weise zu machen, und zwar auf eine Art und Weise, die der Unternehmenskultur und dem Standard entspricht. Eine Rezeptionistin muss nicht nur schnell lernen, wie die Dinge funktionieren, sie muss sich auch darauf konzentrieren, eine Aufgabe mit dem richtigen Umgang mit ihrer eigenen Zeit in Einklang zu bringen. Wenn Sie sich mit dem Geschäft vertraut machen, z. B. häufig neue Aufgaben meistern und die wichtigsten Anforderungen erfüllen, ist die Rezeptionistin ein wertvolles Gut. Obwohl diese Fähigkeiten möglicherweise nicht Teil der offiziellen Stellenbeschreibung sind, sind es diese Eigenschaften, die eine effektive Rezeptionistin von einer ineffektiven abheben.
Persönliche Fähigkeiten
Die Rezeptionisten müssen mit wenig Aufsicht arbeiten und müssen in der Lage sein, diplomatische, kundenorientierte Entscheidungen zu treffen, die häufig unter Zwang stehen, ohne dass ihre Federn zerzaust werden. Daher sind die besten Rezeptionisten normalerweise flexibel und verfügen über hervorragende Planungs- und Organisationsfähigkeiten. Sie sind auch taktvoll; Denken Sie daran, dass ein wütender Kunde seine Gefühle zuerst an der Rezeption auszudrücken versucht, und eine Rezeption, die in der Lage ist, Frustration zu beruhigen, kann dem Management viele Kopfschmerzen ersparen. Daher ist taktvolles gutes Benehmen unerlässlich.
