Die Begriffe "Projektkosten" und "Projektbudget" werden in der Projektplanungsphase häufig lose herumgeworfen. Während einige glauben, dass die beiden Begriffe austauschbar sind, wissen andere, dass es einen Unterschied zwischen den beiden Begriffen gibt. Es ist wichtig, dass der Projektmanager die Bedeutung dieser Begriffe versteht und sie richtig verwendet, um Verwirrung bei der Verwaltung des Projekts und der Kommunikation mit den Unternehmensleitern über deren Fortschritt zu vermeiden.
Projektbudget
Der Begriff "Projektbudget" bezieht sich auf ein Budget, das zeigt, wie das für das Projekt bereitgestellte Geld ausgegeben wird. Sie enthält eine Auflistung der finanziellen Details zu den Ausgaben und Einkäufen, die zum Erfolg des Projekts erforderlich sind. Im Budget werden zum Beispiel Mitarbeiterlöhne, Maschinenkäufe, Vorräte, Werkzeuge und Mieten für temporäre Bürostandorte angezeigt. Mit anderen Worten, der Projektmanager kann jeden für das Projekt aufgewendeten Cent abrechnen.
Projektkosten
Der Begriff „Projektkosten“ bezieht sich auf die Gesamtsumme, die das betreffende Projekt das Unternehmen kostet. Führungskräfte verwenden diese Zahl, um Änderungen in den anderen Budgets des Unternehmens vorzunehmen, wie z. B. Betriebsbudgets, Hauptbudget und Ausgabenbudgets, um Platz für das betreffende Projekt zu schaffen. Die Gesamtkosten des Projekts werden berechnet, indem die Gesamtkosten im Projektbudget addiert werden, sodass die Unternehmer wissen, wie viel sie zur Verfügung stellen müssen.
Projektentwicklung und Änderungen
Der Gesamtprojektkostenplan ist betroffen, wenn das Projektbudget während der Entwicklung und Ausführung des Projekts angepasst wird. Zum Beispiel kann das Projekt von unvorhergesehenen Umständen wie schlechten Wetterbedingungen oder dem Mangel an Arbeitskräften beeinflusst werden. Das Budget kann sich ändern, wenn die Maschine bricht und ersetzt werden muss. Wenn sich das Budget nach der Genehmigung ändert, wird auch der Gesamtprojektkostenplan angepasst.
Kosten und Budget nutzen
Die Führungskräfte des Unternehmens behalten die ursprünglich geplanten Projektkosten und die endgültigen Projektkosten für die zukünftige Planung. Der Unterschied in den Kosten wird zeigen, wo die Planung Mängel aufwies, was für zukünftige Projekte von Vorteil ist. Dies ist auch im Hinblick auf Risikomanagement und Präventionsmaßnahmen hilfreich, damit das Budget für zukünftige Projekte oder Aufgaben genauer sein kann.
