Unternehmen sind auf interne Kontrollverfahren angewiesen, um ihre Mitarbeiter ehrlich zu halten und sich bezüglich des Vermögens ihres Unternehmens und der Finanzberichterstattung sicher zu fühlen. Die spezifischen internen Kontrollmethoden variieren je nach Unternehmen und hängen von der spezifischen Geschäftstätigkeit dieses Unternehmens ab. Das Management muss prüfen, welche Art von internen Kontrollen den Anforderungen seines Unternehmens am besten entspricht, und diese Kontrollen implementieren.
Bereiche mit hohem Risiko
In jedem Unternehmen besteht ein hohes Risiko für ungenaue Berichterstattung, Diebstahl oder mangelnde Behandlung. Das Management in jedem Unternehmen muss feststellen, welche Bereiche das höchste Risiko für das Unternehmen darstellen. Diese Risikobewertung beinhaltet die Bestimmung der Zugänglichkeit von Mitarbeitern oder Kunden zu sensiblen Informationen oder Unternehmensvermögen. Diese Risikobewertung beinhaltet auch die Ermittlung der höchsten potenziellen Auswirkungen von unangemessenen Mitarbeiter- oder Kundenaktionen in Dollar. Sobald das Management die Bereiche mit dem höchsten Risiko identifiziert, kann das Management Schritte zur Minimierung dieser Risiken implementieren.
Vermögenswerte schützen
Unternehmen nutzen ihr Vermögen, um den Geschäftsbetrieb zu fördern. Diese Vermögenswerte umfassen Inventar, Bargeld und Ausrüstung. Die Bargeldabwicklung erfordert spezielle interne Kontrollen, z. B. das regelmäßige Abgleichen des Geldkontos, die Aufteilung der Verantwortlichkeiten für die Bargeldabwicklung zwischen mehreren Mitarbeitern und die Prüfung der Bargeldtransaktionen. Inventar erfordert die Absicherung von Kunden und Mitarbeitern. Viele Einzelhandelsgeschäfte verwenden Deckenspiegel, um Kunden zu beobachten, und elektronische Geräte, um zu verhindern, dass Kunden das Geschäft ohne Bezahlung verlassen. Jedes Unternehmen mit Inventar kann Mitarbeiter beim Laden oder Entladen von LKWs zusammenschließen, um zu verhindern, dass ein Mitarbeiter gestohlen wird.
Compliance sicherstellen
Unternehmen berichten über ihre finanziellen und operativen Ergebnisse an verschiedene Agenturen, darunter die IRS und die SEC. Unternehmen, die in bestimmten Branchen tätig sind, z. B. in den Bereichen Energie oder Bankwesen, melden ihre Ergebnisse auch an staatliche Stellen, die diese Branchen beaufsichtigen. Jede Agentur verfügt über eigene Anforderungen für die Berichterstellung, z. B. die erforderlichen spezifischen Informationen und das Format für die Berichterstellung der Daten. Unternehmen implementieren interne Kontrollen, um sicherzustellen, dass bestimmte Berichtsanforderungen eingehalten werden. Diese internen Kontrollen umfassen das Einholen der Genehmigung des Managers vor der Berichterstattung und das Einholen einer sekundären Überprüfung der Daten durch einen Mitarbeiter.
Sicherstellung einer genauen Berichterstattung
Die Finanzberichterstattung veranlasst den Geschäftsinhaber, das Geschäft weiter auszubauen oder bei Bedarf die Richtung zu ändern. Der Geschäftsinhaber benötigt genaue Finanzberichte, um gute Entscheidungen bezüglich der Handlungen des Unternehmens treffen zu können. Interne Kontrollen stellen sicher, dass jede Transaktion genau erfasst und gemeldet wird.
