Die Dokumentation interner Kontrollen und Prozesse kann eine Herausforderung sein. Komplexe Prozesse werden leicht verständlich dargestellt und sind keine einfache Aufgabe. Sie müssen über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen, sowohl mündlich als auch schriftlich, um gute Arbeit zu leisten. Um eine gute Dokumentation zu erstellen, müssen Mitarbeiter interviewt, beobachtet, bewertet und organisiert werden. Ein wichtiger Aspekt bei der Erstellung von Dokumentation ist die spätere Änderung. Prozesse ändern sich und folglich müssen auch Dokumente geändert werden.
Mitarbeiter interviewen. Das ist der erste Schritt in diesem Prozess. Machen Sie keine Annahmen und stellen Sie Fragen, um Ihr Verständnis zu überprüfen. Bitten Sie Mitarbeiter, Ihnen zu zeigen, worüber sie sprechen. Wenn jemand ein Papier genehmigen muss, bitten Sie darum, das Papier zu sehen. Manche Leute benutzen einen Kassettenrekorder und transkribieren dann die Informationen. Dies kann eine gute Idee sein, wenn jemand mit vielen Details gleichzeitig spricht und den Prozess zeigt. "Zeigen und erzählen" ist der Weg zu gehen.
Beobachten Sie Ihre Umgebung. Wenn der Prozess beispielsweise darin besteht, Rechnungen zur Prüfung von Anforderungen hinzuzufügen, müssen Sie feststellen, ob dies tatsächlich erfolgt. Oft sagen die Leute, wie man einen bestimmten Prozess richtig macht, aber das heißt nicht, dass es so ist, wie es gemacht wird. Da Sie die Realität dokumentieren, kann das Beobachten des Prozesses wertvoll sein, um gute Informationen hinzuzufügen, die während des Interviews nicht offensichtlich sind. Schauen Sie sich die Füllschränke an und beachten Sie, welche Papiere die Leute an ihren Schreibtischen haben.
Bewerten Sie die Wirksamkeit eines Prozesses und dokumentieren Sie ihn. Wenn Prozesse nicht funktionieren oder zweimal ausgeführt werden, notieren Sie sie. Dies ist der beste Weg, um Ihre Arbeitsprozesse zu dokumentieren. Wenn Sie einen Prozess auswerten, betrachten Sie ihn objektiv und können Verbesserungsvorschläge machen. Stellen Sie sicher, dass Sie das Protokoll befolgen, wenn Sie Empfehlungen abgeben. Denken Sie daran: Wenn sich Prozesse aufgrund Ihrer Empfehlungen ändern, müssen Sie die verbesserten Prozesse dokumentieren, nicht nur die alten.
Dateidokumentation in Ordnern und online in Ordnern. Durch die Verwendung von Vorlagen zur Vereinheitlichung der Dokumentation wird die Lesbarkeit vereinfacht. Jeder Ordner oder Ordner sollte einen Index mit Informationen zu einem Bereich haben. Sie könnten beispielsweise eine Sammelmappe über Kreditorenbuchhaltung haben, in der Sie Erläuterungen und Flussdiagramme ablegen können, die den Prozess dokumentieren. Möglicherweise haben Sie eine andere Sammelmappe für die Personalabrechnung und noch eine weitere für Debitoren. Durch das Trennen der Dokumentation zu Prozessen können Benutzer Informationen finden. Haben Sie auf allen Ordnern die gleiche Organisation in Bezug auf die Reihenfolge der Dokumentation, das Inhaltsverzeichnis usw. usw. Dies ist sehr wichtig, wenn Änderungen vorgenommen werden müssen und ein bestimmtes Element schnell gefunden werden muss.
Tipps
-
Verwenden Sie Word oder ein anderes Programm, um Ihre Dokumentation zu erstellen.
Betrachten Sie eine branchenspezifische Dokumentationssoftware, mit der Sie beim Schreiben und Organisieren Zeit sparen können. Erwägen Sie die Verwendung von Erzählungen und Flussdiagrammen, um die Übersichtlichkeit zu verbessern. Verwenden Sie keine Fachsprache oder Initialen
Andere Überlegungen umfassen: Schreiben Sie kurze Sätze und vermeiden Sie Passivstimme; verschönern Sie es nicht oder implizieren Sie keine Urteile. Schreiben Sie beispielsweise nicht über die nette Empfangsdame. Schreibe über die Rezeptionistin. Verwenden Sie keine echten Namen von Personen - verwenden Sie immer Positionsnamen und bewahren Sie sie in der gesamten Dokumentation auf. Lassen Sie Ihre Unterlagen von einem Vorgesetzten oder einem Vorgesetzten lesen, um sich zu vergewissern, dass sie korrekt sind. und achten Sie auf vertrauliche Informationen in der Dokumentation. Zeigen Sie keine Beispiele für Prüfsignaturen oder zeigen Sie vertrauliche Informationen zur Abrechnung an.
Warnung
Seien Sie sich der Benutzer Ihrer Dokumentation bewusst. Sie können nicht nur interne Mitarbeiter, sondern auch Prüfer und andere Interessengruppen umfassen. Dies ist sehr sichtbar. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Arbeit keine peinlichen Grammatik- oder Rechtschreibfehler enthält.
