Interne Kontrollen sind Richtlinien zur Verhinderung von Diebstahl und Beschädigung der wertvollen Vermögenswerte eines Unternehmens. Sachanlagen wie Immobilien, Produktionsanlagen, Lagerbestände und Bargeld können jederzeit eine sichere Sache sein. Wenn Sie sich jedoch mit den internen Kontrollen zur Verwaltung der Sachanlagen vertraut machen, kann dies die Sicherheit Ihrer Immobilien verbessern.
Kontrollierter Zugang
Kontrollieren Sie den Zugriff auf Schlüsselbereiche Ihres Betriebs, wie Lagerbestände, Kassenräume und Ausrüstungsräume, mit Schlössern oder Sicherheitskontrollen. Es stehen elektronische Systeme zur Verfügung, mit denen Sie den Zugriff auf sensible Bereiche auf das angegebene Personal beschränken können, ohne herkömmliche Schlüssel verwenden zu müssen. Diese Systeme können protokollieren, auf welche Mitarbeiter zu bestimmten Zeitpunkten bestimmte Bereiche zugegriffen haben.
Delegierungsprobleme
Delegieren Sie Aktivitäten, die offenen Zugang zu Inventar, Bargeld und anderen Wertgegenständen umfassen, nur an Ihre zuverlässigsten Mitarbeiter. Laut Montana.edu dürfen Manager nicht zulassen, dass der Name des Managers beim Umgang mit Lieferanten, Vertriebshändlern oder Kunden unterschrieben wird, und es sollte keinem Mitarbeiter die ausschließliche Kontrolle oder Exposition gegenüber Liefer- oder Bargeldhandhabungsaktivitäten gestattet werden.
Sicherheitsprobleme
Eine disziplinierte Liebe zum Detail ist für die Sicherheit Ihrer Sachwerte von entscheidender Bedeutung. Verschließen, sichern und sichern Sie Ihr Gebäude nach jedem Arbeitstag gründlich und nutzen Sie die Kameraüberwachung, um Eindringlinge oder verdächtige Aktivitäten aufzuzeichnen. Machen Sie regelmäßig Bankeinlagen und halten Sie nur so viel Bargeld wie nötig.
Zugangswege
Den Zugang zu sensiblen Bereichen nach Möglichkeit aufzeichnen. Zugriffsdatensätze sind laut siterooms.com der Schlüssel zu effektiven internen Kontrollen. Führen Sie eine elektronische Aufzeichnung des Zugangs zu den Sperrbereichen durch. Bitten Sie den Kassierer, sich mit einer eindeutigen ID an den Registrierkassen anzumelden, und erlauben Sie keine Freigabe der Registrierkasse. Bitten Sie die Mitarbeiter, ihre Initialen auf Bankeinzahlungsbelegen, Lieferformularen, Kassenbändern und anderen Kontrolldokumenten zu kennzeichnen.
Physische Audits
Führen Sie regelmäßige und zufällige Überprüfungen Ihres Inventars, Ihrer Ausrüstung und Bankkonten durch, um verdächtige Aktivitäten frühzeitig zu erkennen. Erwägen Sie die Verwendung einer externen Prüfungsgesellschaft, um die Zuverlässigkeit der Prüfungsergebnisse sicherzustellen.
Erlauben Sie Mitarbeitern nicht, ihre eigenen Verantwortungsbereiche zu prüfen. Erlauben Sie zum Beispiel nicht, dass ein Mitarbeiter, der Lieferungen entgegennimmt, den Rohmaterialbestand prüft, und dass der Mitarbeiter, der Bankeinlagen macht, die Kontoauszüge und Registrierkassen nicht prüfen kann.
Transparenz
Die oben genannten Konzepte und Techniken können zur Vermeidung von Schäden und zur Schadensverhütung beitragen. Wenn Sie jedoch Ihre internen Kontrollrichtlinien für Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner vollständig transparent machen, können Sie das Auftreten von Ereignissen verhindern. Sagen Sie beispielsweise Ihren Mitarbeitern, dass der Zugriff auf eingeschränkte Bereiche protokolliert wird. Lassen Sie die Kunden wissen, dass Ihre Räumlichkeiten durch Videoüberwachung überwacht werden. und informieren Sie Ihre Lieferanten über Ihre internen Prüfungsrichtlinien.
