Interne Kontrollen bieten ein System von Überprüfungen und Abwägungen, mit dem vorsätzliche oder unbeabsichtigte Dateneingabefehler, Betrug und Diebstahl verhindert werden. Ein starkes internes Kontrollsystem muss sicherstellen, dass kein einzelner Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern zu viel Kontrolle oder Einfluss auf Cashflows, Finanzdaten, Inventar und andere Geschäftsaktiva hat. Die Trennung von Aufgaben so viel wie möglich ist eine der besten Möglichkeiten, um Ihr Unternehmen zu schützen.
Separate inkompatible Aufgaben
Durch die vollständige Aufgabentrennung werden inkompatible Funktionen voneinander getrennt - Aufgaben oder Aktivitäten, die einem oder mehreren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, Fehler, Betrug oder Diebstahl zu begehen und zu verbergen. Das Institute of Internal Auditors nennt die Verwahrung von Vermögenswerten, Genehmigungen und Genehmigungen sowie Aufzeichnung und Berichterstellung als die drei Hauptkategorien inkompatibler Pflichten. Gemäß der IIV sollten die Zuständigkeiten des Arbeitsablaufs verhindern, dass eine Person sowohl Zugang zu als auch für die Buchführung von finanziellen und materiellen Vermögenswerten hat.
Verhindern Sie Diebstahl und Betrug
Lohn- und Gehaltsabrechnung sind zwei Bereiche, die eine Aufgabentrennung erfordern. Verhindern Sie in der Personalabrechnung, dass Ghost-Angestellte - jemand, der im Abrechnungssystem erfasst wurde, aber nicht für Sie arbeitet -, indem Sie sicherstellen, dass die Person, die für das Sammeln und Verwalten der persönlichen und finanziellen Informationen der Angestellten verantwortlich ist, nicht auch die Personalabrechnung verarbeitet. Schützen Sie sich gegen unbefugte Käufe oder die Bevorzugung des Verkäufers, indem Sie die Auftragseingabe und die Genehmigungspflichten voneinander trennen.
Fehler reduzieren
Die Aufgabentrennung kann dazu beitragen, ungewollte Fehler zu reduzieren, die sich auf Ihren Geschäftserfolg auswirken. Ein allgemeines Beispiel ist die Ernennung eines Teamleiters oder Vorgesetzten, um die Transaktionen zu überprüfen und mit den unterstützenden Unterlagen zu vergleichen, z. B. dem Vergleichen von Mitarbeiterzeitkarten mit einem Abrechnungsbericht. Ebenso wie Auftragseingaben und Genehmigungspflichten vor Diebstahl und Betrug schützen, kann die Trennung dieser Pflichten - und die Verpflichtung der berechtigten Person, die Summen nochmals zu überprüfen - die Fehler bei der Dateneingabe reduzieren.
Überlegungen zu kleinen Unternehmen
Kleine Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern oder einem knappen Einstellungsbudget können nicht immer eine vollständige Trennung erreichen. In diesem Fall sind abschwächende Kontrollen unerlässlich. Auch wenn Ausgleichskontrollen eher "detektivisch" als präventiv sind, können sie dennoch mit hinreichender Sicherheit gewährleisten, dass die Abteilung die Risikominderungsziele erreicht. Beispielsweise sind das Überprüfen von Tages- und Wochenberichten, das regelmäßige Wechseln der Zölle, das Durchführen von unangekündigten Stichproben von Finanztransaktionen oder eine angekündigte Inventur sowie die Planung von halbjährlichen internen Audits eine gute Detektivkontrolle.
