Büroabläufe sind wichtig, wenn Sie die Dinge in einem professionellen Umfeld reibungslos abwickeln möchten, egal ob es sich um eine Anwaltskanzlei, eine Arztpraxis oder eine staatliche Einrichtung handelt. Es ist wichtig, dass ein schriftliches Verfahren sichtbar ist. Jedes Büro sollte über ein schriftliches Verfahren verfügen, das vom Vorgesetzten und vom Büroleiter entwickelt wurde.
Welche Amtshandlungen vorschreiben sollten
Bürozeiten sollten als erstes erwähnt werden, und alle Mitarbeiter sollten pünktlich zur Arbeit sein und sich auf den Tag vorbereiten. Wenn ein Kunde ins Büro kommt und sich niemand dort befindet, besteht die Wahrscheinlichkeit, dass er das Geschäft negativ beurteilt und möglicherweise nie wiederkommt. Das Büro sollte auch ordentlich, sauber und gut versorgt sein. Stellen Sie sicher, dass ein Check-in-Plan und Stifte zur Verfügung stehen, über die sich die Kunden anmelden und wenn möglich Kaffee und Wasser zur Verfügung stellen können. Erste Eindrücke sind alles in einem erfolgreichen Geschäft. Darüber hinaus sollte jeder Kunde mit Respekt und Professionalität behandelt werden, unabhängig davon, ob er sich im Büro oder am Telefon befindet. Wenn ein Anruf für einen Supervisor eingeht, sollte der Mitarbeiter vor dem Verbinden mit dem Anrufer alle Informationen einholen, einschließlich Name, Art des Anrufs und Telefonnummer, falls die Verbindung unterbrochen wird. Wenn es sich um einen Termin für einen Anruf handelt, sollten sie die Art des Besuchs erfahren und ihnen mitteilen, was verfügbar ist, und sich im Falle einer Stornierung unbedingt eine Telefonnummer besorgen. Sie sollten das Gesagte immer wiederholen, damit keine Verwirrung entsteht.
Organisation
Organisieren und warten Sie eine Workstation für maximale Produktivität. Stellen Sie sicher, dass sich Papier im Kopierer befindet, Computer in Betrieb sind, E-Mails verteilt werden und Nachrichten übermittelt werden. Wenn Sie für Ihre Arbeit Reisevorkehrungen treffen, sollten Sie wissen, wo Ihr Vorgesetzter bleiben möchte, Flugzeiten und Mietwageninformationen aufzeichnen und sich über das Wetter im Reiseziel informieren. Erkundigen Sie sich immer bei Ihrem Vorgesetzten, bevor Sie Ihre Reisepläne buchen. Wenn alle Reservierungen abgeschlossen sind, drucken Sie zwei Reiserouten aus - eine für Sie und eine für Ihren Vorgesetzten - und geben Sie die Reisedaten in den Kalender ein.
Besprechen Sie am Ende des Tages Termine mit Ihrem Vorgesetzten und machen Sie sie auf ihre geplanten Termine für den nächsten Tag aufmerksam. Stellen Sie den Anrufbeantworter auf Voicemail oder den Anrufbeantworter außerhalb der Geschäftszeiten ein. Schalten Sie alle Geräte, Kopiergeräte, Drucker und Computer aus, leeren Sie die Kaffeekanne und schalten Sie die Kaffeemaschine aus. Stellen Sie abschließend sicher, dass alle Türen verriegelt sind, bevor Sie den Alarm einstellen.
