Schreiben für ein geschäftliches Publikum ist nicht gleichbedeutend mit dem Schreiben eines Briefes an einen Freund. Der Zweck des Briefes ist anders - im Allgemeinen übermitteln Sie bestimmte Informationen oder bitten jemanden, eine bestimmte Aktion auszuführen - und es gibt gewisse Erwartungen hinsichtlich Formatierung und Stil. Oft ist ein Geschäftsbrief der erste Eindruck, den Sie bei jemandem hinterlassen, daher ist es wichtig, dass Sie ihn richtig machen.
Was ist ein Geschäftsbrief?
Ein Geschäftsbrief ist ein Brief, den eine Organisation an eine andere Organisation sendet, oder eine Korrespondenz zwischen einer Organisation und ihren Kunden, Lieferanten und anderen Parteien. Ein Brief, den Sie als Teil Ihres Jobs schreiben, gilt als Geschäftsbrief, aber jeder Brief, den Sie in einem beruflichen Kontext an ein Unternehmen, eine Organisation, eine Gemeinschaftsgruppe oder eine Einzelperson senden, fällt ebenfalls in diese Kategorie. Der primäre Test ist inhaltlich: Hat Ihr Empfänger ein Interesse an dem, was Sie schreiben, sofern es dessen Arbeitsleben beeinflusst? Wenn ja, gilt Ihr Brief als Geschäftsbrief.
Warum Sie einen Geschäftsbrief schreiben müssen
Unternehmen schreiben an Kunden, Kunden, Lieferanten und Stakeholder, um wichtige Informationen zu übermitteln. Sie können zum Beispiel Waren bei einem Hersteller bestellen, einen Kunden über den Status seiner Bestellung informieren, wesentliche Änderungen an den Geschäftsbedingungen des Unternehmens beschreiben, ein aufgetretenes Problem identifizieren oder den Goodwill übermitteln. Viele Geschäftsbriefe enthalten eine Handlungsaufforderung, d. H. Der Brief fordert bestimmte Informationen oder eine Antwort vom Empfänger an.
Einzelpersonen wählen das Geschäftsbriefformat, wenn klar und professionell geschrieben werden muss. Beispiele sind ein Bewerbungsschreiben, ein Bewerbungsschreiben, ein Beschwerdebrief, ein Rücktrittsschreiben, ein Referenzschreiben, das Annehmen oder Ablehnen eines formellen Engagements oder das Anfordern von Informationen von einem Unternehmen. Was diese Briefe gemeinsam haben, ist die Erwartung, dass Sie prägnant und spezifisch sein werden, anstatt kreativ oder evokativ in Ihrem Schreibstil zu sein.
Formate für einen Geschäftsbrief
Unternehmen in den USA verwenden eines von vier gängigen Briefformaten, die unten aufgeführt sind. Von diesen ist der Blockstil am beliebtesten.
Blockschriftformat: Bei einem Blockbuchstaben ist der gesamte Text bündig mit dem linken Rand. Sie strukturieren den Buchstaben so, dass der Zeilentext einen einfachen Abstand hat und die Absätze einen doppelten Abstand haben. Die Ränder haben normalerweise eine Standardeinstellung von einem Zoll, obwohl einige Unternehmen dies je nach Hausstil variieren.
Semiblock-Format: Der Halbblock ist identisch mit dem Blockformat, außer dass die erste Zeile jedes Absatzes eingerückt ist.
Alternatives Blockbuchstabenformat: Dieses Format folgt eng dem Blockformat, außer dass Datum, komplettes Schließen ("aufrichtig") und Name, Titel und Unterschrift des Autors auf der rechten Seite der Seite angezeigt werden. Wenn Sie keinen Briefkopf verwenden, wird auch die Absenderadresse des Schreibers rechts angezeigt.
Vereinfachtes Briefformat: Eine weitere Variante des Blockformats, der vereinfachte Stil lässt die Eröffnungsrede aus ("Sehr geehrter Herr Smith:"). Wählen Sie dieses Format, wenn Sie keinen Empfängernamen haben.
So adressieren Sie Empfänger in einem Geschäftsbrief
Es ist relativ unkompliziert, einen Geschäftsbrief an einen einzelnen Empfänger zu richten. Schreiben Sie einfach den Namen und die Adresse des Empfängers in den inneren Adressblock auf der linken Seite der Seite. Öffnen Sie Ihren Brief mit der Anrede: "Sehr geehrter Herr / Frau / Frau Nachname:" oder "Sehr geehrte Damen und Herren:" Beachten Sie den Doppelpunkt am Ende der Anrede - nur ein persönlicher Brief verwendet hier ein Komma; Ein Geschäftsbrief verwendet immer einen Doppelpunkt.
Es ist akzeptabel, den Vornamen der Person zu schreiben, wenn Sie mit dem Empfänger Vornamen haben, zum Beispiel wenn Sie sich mehrmals getroffen haben und die Person gut kennen. In diesem Fall würde Ihre Begrüßung lauten: "Lieber Joseph:" Greifen Sie jedoch nicht sofort nach einem Vornamen. es gilt als unhöflich.
Um mehrere Empfänger in demselben Brief anzusprechen, wählen Sie eine der folgenden Optionen:
Wo arbeiten die Empfänger am selben Standort?: Geben Sie den Titel, den Namen und (optional) die Berufsbezeichnung jedes Empfängers gefolgt von der einzelnen Firmenadresse in den internen Adressblock ein. Listen Sie für die Anrede den Namen jedes Empfängers in derselben Reihenfolge wie in der Adresse auf.
Beispiel:
Frau Sophia Proctor, Geschäftsführerin Herr Martyn Byrne, Vertriebsleiter Dr. Regan Coulson, Marketing Manager ABC Limited Stadtstraße Townsville, Kentucky 395494
Sehr geehrte Frau Proctor, Herr Byrne und Dr. Coulson,
Wo arbeiten die Empfänger an unterschiedlichen Adressen?: Jeder Empfänger sollte einen eigenen Brief erhalten, so dass Sie mehrere Kopien derselben Mitteilung vorbereiten müssen. Verwenden Sie nach dem Schließen die Kopie der Kopie ("cc:"), um die Namen der anderen Empfänger aufzulisten. Durch die Anmerkung kann jeder Empfänger wissen, wer die anderen Empfänger sind.
Beispiel:
Frau Sophia Proctor, Geschäftsführerin ABC Limited Stadtstraße Townsville, Kentucky 395494 Sehr geehrte Frau Proctor, Briefkörper Mit freundlichen Grüßen, Jane Doe Cc: Herr Martyn Byrne, Vertriebsleiter, Dr. Regan Coulson, Marketing Manager
Wenn es viele Empfänger gibt: Wenn Sie an viele Empfänger schreiben, z. B. an Mitglieder eines Verwaltungsrats, ist es angebracht, einen Brief zu schreiben und an die gesamte Gruppe zu richten. Die Anrede sollte sich auch auf den Personenkreis beziehen, z. B. "Sehr geehrte Verkaufsabteilung" oder "Sehr geehrtes Community Liaison Team". Verwenden Sie einen Verteilerblock am Ende des Briefes, um die einzelnen Gruppenmitglieder aufzulisten, die den Brief lesen sollen.
Beispiel:
Der Verwaltungsrat ABC Limited Stadtstraße Townsville, Kentucky 395494 Sehr geehrte Vorstandsmitglieder, Briefkörper Mit freundlichen Grüßen, Jane Doe Verteilung: Frau Sophia Proctor Herr Martyn Byrne Dr. Regan Coulson Frau Elizabeth Mejia Prof. Zayne Vargas Herr Cohen Andersen
Die verschiedenen Teile eines Geschäftsbriefs
Unabhängig davon, ob Sie ein Blockformat oder einen anderen Stil verwenden, sollte Ihr Geschäftsbrief folgende Abschnitte enthalten:
Briefkopf oder Rücksendeadresse: Unternehmen verwenden normalerweise bedrucktes Papier, das ein speziell gestaltetes Logo oder einen Briefkopf oben auf dem Blatt enthält. Der Briefkopf enthält die Adresse und Kontaktdaten der Organisation. Wenn Sie keinen Briefkopf verwenden, geben Sie Ihren Namen und Ihre Adresse in die obere linke Ecke des Briefes ein. Es ist akzeptabel, aber nicht obligatorisch, Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse anzugeben, wenn dies für den Empfänger hilfreich wäre.
Datum: Schreiben Sie das Datum im Format Monat-Tag-Jahr direkt unter die Absenderadresse. Da andere Länder das Format Tag-Monat-Jahr verwenden, vermeiden Sie Verwechslungen, indem Sie das Datum in Wort und nicht in Zahlenform - "28. Juni 2018", umschreiben.
Innen Adresse: Geben Sie den Namen des Empfängers, den Namen des Unternehmens, die Adresse und die Postleitzahl ein. Geben Sie gegebenenfalls einen Jobtitel an. Richten Sie die Innenadresse immer am linken Rand aus, wenn Sie Standard-Geschäftsausstattung verwenden. Dies bedeutet, dass die Adresse im Fenster des Umschlags angezeigt wird, wenn sie in drei Abschnitte zusammengefasst ist.
Anrede: Denken Sie daran, nach der Anrede einen Doppelpunkt zu verwenden, wie oben beschrieben.
Betreff: Durch das Hinzufügen einer optionalen Betreffzeile kann der Empfänger schnell verstehen, worum es in dem Brief geht. Hier ist ein Beispiel:
Sehr geehrter Herr Phillips,
Request for Job Application Pack
Karosserie: Hier trifft der Gummi auf die Straße. Beginnen Sie mit einer kurzen Erklärung, in der beschrieben wird, warum Sie schreiben, gefolgt von einer Reihe von Absätzen, die das anstehende Problem beschreiben. Halten Sie den Brief kurz. Für die meisten Geschäftsbriefe sind zwei bis fünf Absätze ideal.
Grußformel: Sie haben verschiedene Möglichkeiten, einen Geschäftsbrief abzurunden. Hier sind einige Beispiele:
- Mit freundlichen Grüßen,
- Mit freundlichen Grüßen,
- Mit freundlichen Grüßen,
- Hochachtungsvoll,
- Herzlich,
- Schöne Grüße,
Unterschrift: Drucken Sie Ihren Namen und Ihre Berufsbezeichnung, und lassen Sie ein Leerzeichen zwischen dem eingegebenen Namen und dem kostenlosen Abschluss. Sie unterschreiben Ihren Namen in diesem Bereich.
Anlagen und Durchschläge: Fügen Sie eine Kopie hinzu: Wenn Sie Kopien des Briefs an eine andere Person senden. Wenn dem Brief Dokumente beigefügt sind, schreiben Sie "Enclosure" oder "Encl." unter dem Signaturblock.
So schreiben Sie den Körper eines Geschäftsbriefs
Was auch immer der Zweck Ihres Geschäftsbriefs ist, es ist wichtig, dass der Briefkörper klar und präzise ist. Verstehen Sie, dass Ihr Empfänger beschäftigt ist und ihn wahrscheinlich überfliegen wird. Strukturieren Sie Ihren Brief in logischen Absätzen - eine Idee pro Absatz -, damit der Empfänger schnell zum Schluss kommen kann.
Prägnant bedeutet jedoch stumpf; Sie müssen einen diplomatischen und professionellen Ton anstreben. Betrachten Sie die zwei Beispiele:
Nach sorgfältiger Überlegung habe ich mich entschlossen, eine Position in einem anderen Unternehmen anzunehmen. Ich werde bei der Firma ABC arbeiten.
Die zweite Version ist prägnant, aber zu direkt und unnötig hart im Ton. Es kann den Leser beleidigen. Das erste Beispiel ist zwar weniger prägnant, aber respektvoller.
Wenn Sie im Hauptteil Ihres Briefs Punkte gemacht haben, beenden Sie die Aktion mit einer Handlungsaufforderung, einer kurzen Erklärung, die beschreibt, was Sie jetzt tun möchten. Denken Sie daran, dass Ihr Leser beschäftigt ist. Lass sie nicht raten, was sie als nächstes tun sollte. Hier sind einige Beispiele:
Wenn Sie diesem Vorschlag zustimmen, antworten Sie bitte bis zum 31. Mai. Wenn Sie Kontaktinformationen zu Personen wünschen, die die Dienste von XYZ erfolgreich in Anspruch genommen haben, senden Sie mir eine E-Mail an [email protected].
Optionen für Stimme und Sprache
Die Sprache von Geschäftsbriefen variiert von einem entspannten Konversationsstil bis zu einem hyperformalen technischen Stil, der in der juristischen Korrespondenz zu finden ist. Die effektivsten Geschäftsbriefe schaffen eine Balance zwischen diesen beiden Extremen. Obwohl Geschäftsbriefe im Laufe der Zeit weniger formell geworden sind, kann ein zu lässiges Schreiben als unprofessionell und unaufrichtig wirken. Übermäßig formelles Schreiben hingegen kann Leser verunsichern, die Ihre branchenspezifische Sprache, Terminologie und Phrasierung möglicherweise nicht verstehen. Wie bei allen Texten müssen Sie den Ton dem Publikum anpassen. Dies gibt Ihnen viel Spielraum in Bezug auf den von Ihnen gewählten Stil.
Wenn Sie nicht in einer besonders formellen Branche wie dem Bankensektor arbeiten, sollten Sie sich bemühen, anstelle des formalen Äquivalents alltägliche Wörter zu verwenden - "Start" statt "Anfang", "Ende" statt "Beenden" und "Versuchen" statt "bemühen." Wenn Sie es einfach halten, kann es widersprüchlich erscheinen, da die meisten Leute professionelles Vokabular mit längeren und komplexeren Wörtern in Verbindung bringen. Klarheit ist jedoch der Schlüssel. Es ist viel wichtiger, dass der Empfänger Ihren Brief mit minimalem Aufwand versteht, als dass Sie Ihr beeindruckendes Vokabular präsentieren.
Vermeiden Sie Kontraktionen wie "Ich bin", "kann nicht" und "nicht", es sei denn, dies ist ein besonderes Merkmal des Hausstils Ihres Unternehmens. Einige Unternehmen bevorzugen eine informellere Stimme, wenn sie den Verbrauchern schreiben, um die Konversation zu öffnen. andere würden stattdessen einen formellen Ton annehmen. Konsistenz ist der Schlüssel. Wenn Sie einen Schreibstil lieber als einen anderen bevorzugen, müssen Sie Ihre Stilauswahl innerhalb der gesamten Organisation mitteilen und sicherstellen, dass alle den gleichen Stilleitfaden befolgen.
Beispiel eines Geschäftsbriefs
Um es zusammenzufassen, hier ein Beispiel eines kurzen Geschäftsbriefs im Blockformat:
Herr Kurt O'Ryan ABC Limited Stadtstraße Townsville, Kentucky 395494 11. Januar 2018 Sehr geehrter Herr O'Ryan, Ich möchte mich noch einmal bei Ihnen für Ihre aktive Unterstützung in unserem Townsville "Grow Wild" Community-Outreach-Programm bedanken. Ihr Feedback, Ihre konstruktive Kritik und Ihre wertvollen Erfahrungen haben wesentlich zur erfolgreichen Umsetzung dieses Projekts beigetragen. Wir haben jetzt die volle Finanzierung für unser Folgeprojekt erhalten, das vorläufig den Titel "Natur vor der Haustür" trägt. Wir würden uns freuen, wenn Sie Ihre Zusammenarbeit in diesem Projekt fortsetzen könnten. Wir könnten sicherlich Ihre Einsicht und Ihr Fachwissen nutzen. Ich füge eine kurze Broschüre bei, die den Vorschlag für Ihre Durchsicht beschreibt. Ich würde mich gerne mit Ihnen treffen, um unsere nächsten Schritte zu besprechen, und nächste Woche werde ich Ihr Büro anrufen, um einen Termin zu vereinbaren. Vielen Dank im Voraus für Ihre Aufmerksamkeit. Mit freundlichen Grüßen, Jane Doe Encl:
