Die Kontrolle von Bargeld in Ihrem Unternehmen erfordert sorgfältige Buchhaltung und Sicherheit. Auf der anderen Seite unterliegen Bargeldtransaktionen nach Angaben der US-amerikanischen Small Business Administration weniger Betrug, Gebühren, Wartezeiten und Zahlungsfehlern. Auf der anderen Seite kann nicht gut kontrolliertes Bargeld die IRS und die kriminelle Versuchung von Mitarbeitern und anderen Mitarbeitern stärker unter die Lupe nehmen. Durch die Anwendung verschiedener Methoden der internen Bargeldkontrolle können Risiken minimiert werden.
Mitarbeiter überprüfen
Bargeldkontrolle beginnt beim Menschen. Mitarbeiter, die Bargeld oder Zahlungsmitteläquivalente, einschließlich Schecks und Kreditkartenbelege, handhaben, sollten gründlich überprüft werden. Strafregisterprüfungen, Drogentests und die Überprüfung früherer Beschäftigungsverhältnisse können Bestandteil des Überprüfungsprozesses sein. Laut einem Journal of Management and Marketing Research-Bericht über die Auswirkungen von Kriminalität auf die Wirtschaft: „Hintergrundprüfungen sollten auch einen Bericht zur Kredithistorie enthalten, da einige Angestellte die finanziellen Mittel der Unternehmen wegen Drogenmissbrauchs, Ehebruch, Glücksspiel oder Krankheitskosten unterschlagen scheinen unüberwindbar."
Transaktionen dokumentieren
Das Halten von Quittungen für Bargeldtransaktionen ermöglicht eine genaue Buchhaltung und befriedigt die IRS, indem das, was das US-Handelsministerium als "unbestreitbaren Prüfpfad" bezeichnet, erstellt wird. Nummerierte, zweiteilige Quittungen sind ideal, da Sie Ihrem Kunden eine Kopie der Quittung geben können und bewahren Sie die andere Kopie für Ihre Unterlagen auf. Die regelmäßige Erfassung von Registrierkassen kann zur Gewährleistung der Genauigkeit beitragen. Das Drucken von Taschenrechnern und Quittungsbüchern kann auch bei der Dokumentation von Bargeldtransaktionen hilfreich sein.
Aufgabentrennung
Ein Teil der internen Bargeldkontrolle besteht darin, dass mehr als eine Person für die Prüfung von Bargeldtransaktionen zuständig ist. Die eigenen Regeln der Yale University für die Aufgabentrennung erfordern, dass keine Person allein für die Abwicklung von Bargeldtransaktionen, die Führung von Aufzeichnungen, das Abgleichen von Guthaben, das Transportieren oder Einlegen von Bargeld und die Genehmigung der Buchhaltung zuständig ist. Laut der Yale University: "Wenn diese Funktionen nicht getrennt werden können, ist eine ausführliche aufsichtsrechtliche Überprüfung der zugehörigen Aktivitäten als kompensierende Kontrollaktivität erforderlich."
Bargeld sichern
Die Installation von Videokameras und die Verwendung von Tropfensafes zum Speichern von Bargeld sind Methoden zum Schutz von Bargeld an Stellen, an denen Transaktionen stattfinden. Wenn Sie einen Mitarbeiter und einen Vorgesetzten zusammenstellen, um die Sicherheit Ihres Unternehmens zu verwalten oder Bankeinlagen zu tätigen, helfen Sie dabei, das Geld vor und während des Transits zu schützen. Durch tägliches Abgleichen von Kassenbelegen und Bankeinlagen sowie durch die monatliche Überprüfung der gesamten Buchhaltung Ihres Unternehmens können Sie wachsam die internen Kassenbücher überwachen und Probleme mit dem IRS abhalten.
IRS-Tipp
Laut IRS: „Wenn Sie in einem Zeitraum von 12 Monaten mehr als 10.000 US-Dollar von einem Käufer als Ergebnis einer Transaktion in Ihrem Geschäft oder Geschäft erhalten, müssen Sie dies dem Internal Revenue Service (IRS) melden das Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) auf Formular 8300. “Unternehmen haben 15 Tage ab dem Datum des Eingangs einer einzigen Transaktion in Höhe von 10.000 USD oder mehr das Formular 8300 bei der IRS einzureichen.
