Wenn Sie jemals nach einem Angestellten gesucht haben und schließlich - nachdem Sie drei verschiedene Personen gefragt hatten - herausgefunden haben, dass er im Urlaub ist oder zum Mittagessen geht, könnte ein Arbeitsanmeldeblatt eine wertvolle Zeitersparnis darstellen. Arbeitsanmeldeblätter können hilfreich sein, um das Kommen und Gehen der Mitarbeiter zu überwachen, sowie eine informelle Methode zur Nachverfolgung der Mitarbeiterzeit für die Berechnung von Gehaltsschecks. Darüber hinaus können Sie Arbeitsanmeldeblätter verwenden, um zu ermitteln, an welchen Projekten Mitarbeiter derzeit arbeiten.
Bestimmen Sie den Zweck Ihres Arbeitsanmeldeblatts. Bestimmen Sie einen Mitarbeiter der Personalabteilung, um die Genauigkeit, Vollständigkeit und Aufbewahrung der Arbeitsanmeldeblätter aufrechtzuerhalten. Einige Anmeldeblätter dienen der Zeitmessung, mit der die Lohnabrechnung zur Berechnung der Löhne verwendet wird. Daher ist es wichtig, dass Sie diese ebenso wie andere Beschäftigungsnachweise als offizielle Aufzeichnungen führen. Andere Anmeldeblätter sind hilfreich, um anzuzeigen, welche Mitarbeiter sich auf der Arbeit und auf dem Gelände befinden und wer nicht im Büro oder im Urlaub ist. Wenn Sie Anmeldeblätter zusätzlich zu offiziellen Zeitaufzeichnungen verwenden, ist es nicht so wichtig, Anmeldeblätter als Teil der offiziellen Gehaltsabrechnungs- und Beschäftigungsaufzeichnungen Ihres Unternehmens zu speichern.
Erhalten Sie eine Mitarbeiterzählung und sortieren Sie die Mitarbeiter nach Rang oder Position, Abteilung und Berufsbezeichnung. Je nachdem, was Sie durch das Nachverfolgen von Mitarbeiteranmeldungen erreichen möchten, möchten Sie möglicherweise die obersten Führungskräfte und Führungskräfte von der Liste streichen. Wenn die Liste zu Anwesenheitszwecken dient oder um zu bestimmen, wann sich bestimmte Mitarbeiter im Büro befinden oder aus dem Büro ausscheiden, lassen Sie die Liste mit den Namen aller Mitarbeiter unverändert. Wenn Sie Arbeitsaufträge delegieren möchten, legen Sie fest, ob Mitarbeiter in die Arbeitsaufträge für Manager und Führungskräfte einbezogen werden sollen, und ändern Sie Ihre Liste entsprechend.
Sortieren Sie die Mitarbeiter nach Schicht oder Arbeitszeitplan. Erstellen Sie beispielsweise drei separate Listen oder Anmeldeblätter, wenn Ihr Unternehmen rund um die Uhr arbeitet. Die Namen der Mitarbeiter sollten nach Tag-, Abend- und später Nachtschicht sortiert werden.
Listen Sie die Namen der Mitarbeiter zuerst nach Abteilung und dann in alphabetischer Reihenfolge auf der vertikalen Achse Ihrer Tabelle auf. Listen Sie beispielsweise am linken Rand der vertikalen Achse "Human Resources" und die Namen der Personalmitarbeiter unter dem Namen der Abteilung auf.
Geben Sie Überschriften in die Spalten entlang der horizontalen Achse der Kalkulationstabelle ein. Wenn Sie die Abteilungsnamen nicht auf der vertikalen Achse angeben, erstellen Sie rechts neben dem Namen jedes Mitarbeiters eine Spalte, in der die Abteilung aufgeführt ist, in der der Mitarbeiter arbeitet. Fahren Sie mit den Spaltenüberschriften wie "Mitarbeiter-ID-Nummer" und einer Spalte für " Abwesend. “Um die täglichen Stunden zu verfolgen, geben Sie" Time in "und" Time out "ein, gefolgt von zwei identischen Spalten für" Time in "und" Time out ", um die Mittagspause aufzuzeichnen. Betrachten Sie eine weitere Spalte ganz rechts in der Kalkulationstabelle, um Notizen oder zusätzliche Informationen wie Projekt- oder Arbeitsaufgaben zu erhalten.
Legen Sie die Arbeitsanmeldeblätter an einem auffälligen Ort an einem Mitarbeitereingang ab und tauschen Sie sie täglich oder bei Bedarf aus.
Warnung
Wenn Ihre Mitarbeiteridentifikationsnummern mit den Sozialversicherungsnummern identisch sind, müssen Sie die Vertraulichkeit der Mitarbeiterinformationen wahren und diese Spalte nicht in Ihre Tabelle aufnehmen. Verwenden Sie bei Ihrer Entscheidung Ihr unabhängiges Urteilsvermögen, um andere Formen von Mitarbeiteridentifikationsnummern aufzunehmen.
