Nach dem Bundesarbeitsgesetz müssen die Arbeitgeber die Arbeitszeiten eines Arbeitnehmers genau aufzeichnen. Wenn Mitarbeiter ihre Stunden mit einer Zeitkarte verfolgen, sei es durch die Verwendung einer Zeituhr oder eines handschriftlichen Dokuments, muss der Arbeitgeber bestimmte Regeln des Fair Labor Standards Act (FLSA) einhalten.
Aufzeichnung
Die Informationen, die auf einer Mitarbeiterzeitkarte gespeichert sind, werden als offizielles Dokument angesehen. Die genauen Informationen, die protokolliert werden sollten, sind nicht streng festgelegt. Das US-Arbeitsministerium schlägt jedoch vor, das vollständige Datum der Arbeitstage anzugeben, wobei die Ein-und Auszeiten klar aufgelistet sind, sowie die Gesamtarbeitsstunden für jeden Tag. Zeitkarten für jeden Mitarbeiter sollten mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Das Arbeitsministerium verlangt von den Arbeitgebern, Archive für eine Inspektion verfügbar zu halten. Bewahren Sie die Aufzeichnungen an einem leicht zugänglichen Ort auf, da Sie möglicherweise dazu aufgefordert werden, weitere Informationen auf der Grundlage der auf jeder Zeitkarte aufgeführten Daten anzugeben. Bewahren Sie die Unterlagen eines Mitarbeiters zwei Jahre lang auf, auch wenn diese Person nicht mehr bei Ihnen beschäftigt ist.
Im Laufe der Zeit
Die genaue Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden mithilfe einer Zeitkarte ist für die Feststellung der Überstundenvergütung Ihrer Mitarbeiter unerlässlich. Arbeitnehmer haben ein Anrecht auf eine zusätzliche Vergütung für alle Stunden, die auf einer Zeitkarte angegeben werden, die 40 in einer bestimmten Arbeitswoche überschreitet. Der FLSA beschreibt eine Arbeitswoche als sieben aufeinanderfolgende 24-Stunden-Tage, die an einem beliebigen Wochentag oder insgesamt 168 ununterbrochenen Stunden beginnen können. Ein Mitarbeiter muss mindestens 1 1/2 Mal bezahlt werden, unabhängig von seinem normalen Stundensatz für jede Überstunde. Einige Arbeitnehmer sind von den Überstundenregelungen ausgenommen, wie bestimmte Arten von Verkäufern, leitende Angestellte und Angestellte, Landarbeiter und andere. Weitere Informationen zu den Befreiungen von Mitarbeitern finden Sie unter dem Link im Abschnitt "Ressourcen".
Schriftliche Richtlinien
Entwickeln Sie Standards, an die sich Ihre Mitarbeiter halten müssen, wenn es darum geht, die Arbeitsstunden zu erfassen, wie genaue Start- und Beendigungszeiten, wie viele Stunden sie täglich arbeiten müssen und wie viel Zeit für Pausen zur Verfügung steht. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter weiß, dass das falsche Aufzeichnen von Stunden, die er gearbeitet hat, oder dass er absichtlich die Arbeitszeitkarte eines Mitarbeiters schlägt. Geben Sie an, welche Disziplinarmaßnahmen Sie ergreifen werden, wenn diese Verfahren nicht befolgt werden, einschließlich der möglichen Kündigung. Wenn ein Mitarbeiter Sie rechtmäßig über die Höhe der Zeit, für die er bezahlt wurde, herausfordert, ist die Unterstützung Ihrer Argumentation ein wichtiger Schritt, wenn Sie Richtlinien haben, die Ihr Verfahren zur Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit erläutern.
