Im Laufe der Zeit kann es schwieriger werden, abgestufte Schüler für Wiedervereinigungen oder besondere schulbezogene Veranstaltungen zu finden. Ein Alumni-Verein der High School unterstützt Sie dabei, die einzelnen Veranstaltungen der Absolventen zu unterstützen, indem er eine aktualisierte Liste aller Schulabsolventen führt. Bevor Sie spezielle Veranstaltungen organisieren und um Spenden oder Beiträge bitten können, benötigen Sie einen Verein, der sich für die Planung und Durchführung von Alumni-Veranstaltungen einsetzt.
Wenden Sie sich an Klassenkameraden, mit denen Sie noch Kontakt haben, um eine Interessengruppe zu bilden. Wenn Sie ein Treffen mit dieser Gruppe vereinbart haben, lassen Sie jedes Mitglied der Gruppe mit den Klassenkameraden kommunizieren, mit denen sie noch Kontakt haben, um möglicherweise der Gruppe beizutreten.
Treffen Sie sich mit Schulvertretern, um ihnen mitzuteilen, dass Sie eine Alumni-Vereinigung an der High School gründen. Bestimmen Sie, ob es sich um einen Gesamtschulverband für alle Abschlussklassen oder um einen einzelnen Abschlussklassenverband handelt. Bitten Sie um eine Liste der Namen und Adressen der Absolventen aus den Schulakten. Auf diese Weise können Sie eine Liste von Absolventen erstellen und eine Datenbank starten.
Lassen Sie jedes Mitglied der Interessengruppe mehrere Namen aus der Absolventenliste entnehmen, um die Alumni-Kontaktinformationen zu aktualisieren. Lassen Sie alle Interessensgruppenmitglieder die Mitglieder der Klasse ausfindig machen, indem Sie sich mit anderen Klassenkameraden, die sie noch kennen, auf Social-Media-Websites ansprechen oder mit ihnen kommunizieren oder online nach ihnen suchen. Aktualisieren Sie die Alumni-Liste mit aktuellen E-Mail-Adressen, Straßenadresseninformationen oder beiden.
Schreiben Sie Absolventen von Absolventen, in denen die Pläne zur Gründung einer Alumni-Vereinigung erläutert werden. Bitten Sie sie, aktualisierte Kontaktinformationen anzugeben. Bitten Sie die Interessenten, sich an der Alumni-Vereinigung zu beteiligen, die Mitglieder der Interessengruppe zu kontaktieren.
Legen Sie eine Agenda für das erste Treffen der Alumni-Vereinigung fest. Auf der Tagesordnung sollten Pläne für die Entwicklung der Organisationsstruktur des Vereins stehen, wie Satzung, Leitbild, Aktionsplan, Ziele, Nominierungen und Wahlen von Verbandsmitgliedern sowie gegebenenfalls Finanzierungsstrukturen.
Treffen Sie alle Interessierten, die an einer Teilnahme im Führungsrat oder im Verbandsvorstand interessiert sind. Entscheiden Sie, wann Nominierungen und Wahlen der Offiziere stattfinden sollen, und entscheiden Sie sich für den Abstimmungsmechanismus. Organisieren Sie ein Komitee, das für die Entwicklung der Statuten der Organisation verantwortlich ist, und eine andere Gruppe, um Ideen für Finanzierungsaktivitäten wie freiwillige Spenden, Jahresbeiträge oder Patenschaften zu erarbeiten.
Halten Sie Offizierwahlen ab und formalisieren Sie die Statuten der Organisation.
Bitten Sie darum, dass sich einzelne Freiwillige an separaten Ausschüssen beteiligen, um mit der Kommunikation der Vereinigungen, Spendenaktionen, Gebühreneinnahmen (falls eingerichtet) und Wiedervereinigungsveranstaltungen umzugehen.
Planen Sie Termine für Ausschusssitzungen und koordinieren Sie anstehende Vorstandssitzungen, um die Aktualisierungen des Ausschusses aufzunehmen. Planen Sie beispielsweise das nächste Datum, die Uhrzeit und den Ort der nächsten Vorstandssitzung und nehmen Sie eine Ausschusspräsentation über die vorgeschlagene Struktur der Mitgliedsbeiträge sowie die vorgeschlagenen Aktivitäten zur Mittelbeschaffung zur Überprüfung und Genehmigung auf die Tagesordnung.
