Effektive Kommunikationspläne schaffen einen Mehrwert für Organisationen und machen oft den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg von Programmen aus. Aber was ist ein wirksamer Kommunikationsplan? Kommunikation ist definiert als "ein Prozess, bei dem Informationen zwischen Personen über ein gemeinsames System von Symbolen, Zeichen oder Verhalten ausgetauscht werden". Eine effektive Kommunikationsplanung hilft, Hindernisse zu überwinden, indem sie eine gemeinsame Sprache erstellt und die Botschaft umrahmt. Diese Pläne unterstützen Sie bei der Organisation einer zentralen Mitteilungshierarchie und der Ermittlung von Details zu Ihrer Zielgruppe in Bezug auf das Timing und die Übermittlung.
Planen Sie effektiv zu kommunizieren
Effektive Kommunikationspläne bilden die Bühne für die Verwaltung der Botschaft, das Erreichen von Ergebnissen und die Messung des Erfolgs. In den Plänen werden die Grundlagen für wer, was, wo, warum und wie für ein Kommunikationsprojekt, Programm oder Unternehmen festgelegt. Wenn Sie einen Plan erstellen, müssen Sie über Ihre Ziele nachdenken und Reaktionen antizipieren, einschließlich Hindernissen, bevor Sie an die Öffentlichkeit gehen. Ein Kommunikationsplan konzentriert sich auch auf Ihre Bemühungen, indem er den Kontext bereitstellt, Prioritäten setzt und die Ausrichtung verbessert. Sie können damit eine konsistente Botschaft entwickeln, die Impulse aufbaut und auf die verwendeten Medien zugeschnitten ist.
Plan erstellen
Kommunikationspläne unterscheiden sich zwar je nach Umfang und Zweck in ihrer Größe, einige Schlüsselkomponenten sind jedoch: Analyse der Situation. Was ist das Problem oder die Chance, die es gibt? Wie verändert sich die Branche oder das Unternehmen? Starten Sie etwas Neues? Haben Sie Forschungs- oder Umfragedaten? Ist dies eine Not- oder Krisensituation? Sind wirtschaftliche oder politische Faktoren relevant? Was ist die Geschichte? Identifizieren Sie die primäre und sekundäre Zielgruppe. Wie groß ist dein Publikum? Was wissen sie über die Situation? Wie werden sie bewirkt? Sind sie aufnahmebereit? Rationalisieren Sie die Nachricht. Warum brauchen sie diese Nachricht? Beeinflussst du dein Publikum? Bitten Sie sie, etwas zu unternehmen. Werden sie sich dagegen wehren? Gibt es Schichten für die Nachricht? Verteilung bestimmen. Wie werden Sie Ihr Publikum erreichen? Können Gruppen Ihnen helfen, diese Nachricht zu vermitteln? Welche Medien passen zu Ihrer Botschaft? Wie schnell muss es ausgehen? Was ist die Präferenz Ihres Publikums? Ziele setzen. Was willst du erreichen? Woher wissen Sie, ob Sie es erreichen? Ist es messbar? Wie lange soll es dauern? Was ist dein Budget? Messen Sie die Ergebnisse. Hast du deine Ziele erreicht? Sind nächste Schritte nötig? Müssen Sie über einen bestimmten Zeitraum messen?
Arten von Kommunikationsplänen
Je nach Geschäftsbereich sind Kommunikationspläne normalerweise auf verschiedenen Ebenen der Organisation vorhanden. Aus unternehmerischer Sicht konzentriert sich der Plan auf die Vision, die Mission und die Strategien des Unternehmens. Dies könnte auch das Branding der gesamten Organisation einschließen. Auf Produktebene können Kommunikationspläne dazu beitragen, ein Produkt einzuführen, eine Produktlinie zu erweitern, eine Marke aufzubauen oder den Marktanteil zu erhöhen. Die PR-Gruppe sucht nach Neuigkeiten und wie sie die Medien nutzen kann, um mehrere Märkte zu erreichen. Es kann auch Krisenkommunikation sowie Beziehungen zu den Gemeinschaften umfassen. In der Personalarbeit liegt der Fokus auf der Mitarbeiterkommunikation. Wie können wir unsere Mitarbeiter über Strategien, Programme, Änderungen und Schulungen informieren? Im Bereich Investor Relations besteht das Ziel darin, ein finanzielles Interesse am Unternehmen zu gewinnen, den Ruf in dieser Community aufzubauen und die Ratings zu erhöhen.
Das Wort rausbringen
Mit dem Wachstum der Medien haben Kommunikatoren viele Möglichkeiten, aber es ist wichtig, das Publikum zu kennen. Fragen Sie Ihre Märkte, was sie häufig verwenden. Bestimmen Sie, was Ihre Nachricht erfordert. Es ist dringend? Benötigen Sie eine Rückmeldung? Bauen Sie eine Community auf? Jedes davon würde zu einem anderen Vertriebssystem führen. In vielen Fällen ist mehr als ein Kommunikationsmittel erforderlich, um sicherzustellen, dass die Nachricht Ihren Markt erreicht. Zu den gängigen Vertriebskanälen gehören: E-Mails Meetings Social Media (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Websites / Blogs Newsletter / Newpapers Präsentationen Pressemitteilungen Briefe Publikationen Handbücher Handouts Fernsehradio Videos Webinare / Webcasts Schulungen
Road Blocks zu effektiven Kommunikationsplänen
Ein Schlüsselfaktor für eine ineffektive Kommunikation ist der Unterschied, wie wir sprechen, lesen und denken. Wir sprechen mit ungefähr 100 Wörtern pro Minute, lesen mit ungefähr 200 Wörtern pro Minute, aber unsere Gedanken arbeiten mit mehr als 500 Wörtern pro Minute. Das bedeutet, dass wir leicht abgelenkt werden können. Fügen Sie dazu unsere wachsende Liste eingehender E-Mails, die zunehmende Anzahl traditioneller und Online-Medienquellen sowie unsere scheinbar endlosen Meetings hinzu. Ein effektiver Plan muss sich mit diesen Problemen befassen, indem Wissen über Ihre spezifischen Interessengruppen gesammelt wird, Feedback erhalten und diese Daten zur Entwicklung effektiver Botschaften verwendet werden. Dies bedeutet häufig, dass diese Nachricht im Laufe der Zeit in vielen Formaten zugestellt wird.
