Die Berücksichtigung des Kraftstoffinventars erfordert eine funktionale Methode der volumetrischen Messung, sowohl bei der Aufnahme als auch bei der Ausgabe von Kraftstoff. Umweltfaktoren können einen vermeintlichen Lagermangel verursachen; Bei hohen Temperaturen kann beispielsweise ein Teil des Kraftstoffs in drucklosen Tanks verdampfen und steht daher nicht für die Messung des Flüssigkeitsvolumens zur Verfügung oder kann sogar entweichen, wenn der Behälter geöffnet wird, um eine manuelle Messung durchzuführen. Alternativ kann kaltes Wetter zu einer Volumenverkleinerung des flüssigen Brennstoffvorrats führen. Diebstahlsicherung durch die Verwendung von Verriegelungsmechanismen ist ebenfalls wichtig, um einen genauen Kraftstoffbestand aufrechtzuerhalten.
Notieren Sie Treibstofftransaktionen in einem Logbuch. Unternehmen mit mehreren Standorten sollten ein Logbuch für jeden Ausgabestandort haben, das regelmäßig von den Verwaltungsmitarbeitern des Standorts aktualisiert wird. Firmenfahrer sollten ein persönliches Transaktionslogbuch führen. Gemeinsam genutzte Fahrzeuge sollten zusätzlich zu den unabhängigen Fahrerprotokollen über ein eigenes Login verfügen, sodass die beiden Datensätze später miteinander verknüpft werden können. Fahrzeug- und Fahrerlogbücher sollten auch die täglich zurückgelegte Strecke enthalten, um die Kraftstoffeffizienz zu überwachen.
Kombinieren Sie die Daten aus den Logbüchern regelmäßig in einer Computer-Tabelle, um ein besseres Bild des Kraftstoffverbrauchs der Organisation zu erhalten. Unternehmen mit Tanklagern können anhand der Logbuchdaten ermitteln, wie viel Kraftstoff noch vorrätig ist.
Prüfen und erfassen Sie den tatsächlichen Kraftstoffbestand regelmäßig manuell, indem Sie sowohl die mechanischen Anzeigen als auch einen manuellen Stick verwenden. Ein Vergleich des tatsächlichen Kraftstoffvorrates mit der log-basierten Kalkulationstabelle kann das Unternehmen auf fehlerhafte Pumpenausrüstung oder Diebstähle hinweisen. Laut Cantest Solutions Inc. sollte die Verdampfung des Kraftstoffs selbst an einem durchschnittlichen Sommertag nicht mehr als 0,125% der Messabweichung ausmachen. Abweichungen, die erheblich darüber liegen, können auf ein Problem hinweisen.
Verschließen Sie Pumpen und Tankdeckel immer, wenn Sie sie nicht verwenden. Dies verhindert, dass die Bestände durch Diebstahl schrumpfen.
Vergleichen Sie Daten von Monat zu Monat anhand der Daten aus den Logbüchern und Tabellenkalkulationen. Durch Querverweise auf die Daten können Trends zum Kraftstoffverbrauch aufgezeigt und sogar ein hilfreicher Indikator für die Fahrzeugwartung bereitgestellt werden, da die Aufzeichnungen den Kraftstoffverbrauch jedes Fahrzeugs verfolgen.
Tipps
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Durch die Erstellung mehrerer Tabellenkalkulationen auf der Grundlage der Logbuchdaten können Buchhaltungsmitarbeiter verschiedene für das Unternehmen relevante Faktoren nachverfolgen. Einige Unternehmen, wie beispielsweise eine Tankstelle, sind zufrieden mit der Aufzeichnung von einfachen Treibstoffein- und -aussendungsberichten, während Unternehmen, die Flottenfahrzeuge verwenden, nützliche Einblicke in die komplexere Aufbewahrung und Berichterstellung erhalten.
Warnung
Von Zeit zu Zeit ist es wichtig, manuelle Messungen vorzunehmen, insbesondere bei der Verwaltung von unterirdischen Kraftstofftanks. Mechanisierte Lesegeräte können ausfallen und Tanks können auslaufen, was bedeutet, dass der einfache Volumentest mit einem Messstablineal ein Problem auffangen kann, bevor es zu einem heftigeren Bälle schlägt.
