Die Best Practices für eine Organisation werden häufig als Richtlinien und Verfahren bezeichnet. Eine Politik ist die übergeordnete, übergreifende Entscheidungsgrundlage. Ein Verfahren erklärt, wie etwas gemacht wird. Eine Richtlinie wäre beispielsweise, einen Kunden mit Respekt zu behandeln. Das entsprechende Verfahren besteht darin, den Kunden mit seinem Vor- und Nachnamen zu begrüßen. Für neue und bestehende Mitarbeiter sind die Richtlinien und Verfahren häufig online, wodurch es einfacher wird, sie auf dem neuesten Stand zu halten.
Identifizieren Sie Jobrollen, die für die Aufrechterhaltung der Richtlinien und Verfahren verantwortlich sind. Diese Verantwortung liegt häufig in der Pflicht eines Qualitäts- oder Geschäftsanalytikers.
Überprüfen Sie die aktuelle Richtlinie oder das aktuelle Verfahren auf Änderungen. Wenn eine der beiden Einstellungen geändert werden muss, verwenden Sie eine kurze Sprache. Ändern Sie die Richtlinien- / Verfahrenstitel und Schlüsselpunkte entsprechend. Stellen Sie sicher, dass sowohl die Richtlinie als auch das Verfahren sachlich sind.
Führen Sie das Verfahren wie beschrieben aus oder geben Sie es einem anderen Mitarbeiter zur Durchführung des Verfahrens. Wenn in der Prozedur Schritte oder Annahmen fehlen, fügen Sie diese hinzu, klären Sie die Annahmen und führen Sie die Prozedur erneut aus.
Überprüfen Sie die Richtlinien und Verfahren alle zwei Monate. Wählen Sie Prozeduren aus, die häufig und nicht so häufig verwendet werden.
Informieren Sie die betroffenen Gruppen über die Richtlinien- / Verfahrensänderungen.
Tipps
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Verwenden Sie nach Möglichkeit Screenshots, um Schritt für Schritt zu zeigen, wie eine Aktion ausgeführt wird. Wenn eine Richtlinie / ein Verfahren aktualisiert wird, geben Sie das Überarbeitungsdatum an. Das Überarbeitungsdatum informiert alle über die Änderungen und stellt sicher, dass sie über die neueste Version verfügen.
Warnung
Verwenden Sie keine Akronyme oder Jargon, ohne sie vollständig zu erklären. Überprüfen Sie die Richtlinie und das Verfahren erneut auf Richtigkeit.
