In vielen Unternehmen wird Buchhaltungssoftware eingesetzt, um Routineaufgaben zu automatisieren, Kontrollen festzulegen und Finanzberichte zu erstellen. Mit mehreren Buchhaltungssoftwarepaketen auf dem Markt gibt es in der Regel eines, das die meisten Anforderungen eines Unternehmens erfüllt, unabhängig davon, ob es sich um ein großes Unternehmen oder um eine Einzelunternehmung handelt. Buchhaltungssoftware kann zwar Zeit sparen und Daten schützen, es gibt jedoch einige Nachteile bei der Verwendung von Buchhaltungssoftware.
Verlust von Daten oder Dienstleistungen
Wenn ein Unternehmen auf Buchhaltungssoftware angewiesen ist, kann ein Dienstausfall aufgrund eines Stromausfalls oder eines Computerausfalls zu einer Betriebsunterbrechung führen. Arbeitsunterbrechungen können die Eingabe neuer Informationen sowie den Zugriff auf gespeicherte Informationen verhindern. Wenn Informationen nicht ordnungsgemäß gesichert werden, kann ein Computerausfall außerdem dazu führen, dass Finanzdaten verloren gehen.
Falsche Angaben
Die Informationen in einem Buchhaltungssystem sind nur so gültig wie die Informationen, die in das System eingegeben werden. Da die meisten Buchhaltungssysteme einige manuelle Dateneingaben erfordern, können die Finanzergebnisse falsch sein, wenn nicht alle Eingabedaten geprüft werden. Wenn die Tendenz besteht, nur die Endberichte oder die Ausgabe eines Buchhaltungssystems zu überprüfen, kann es schwierig sein, fehlerhafte Informationen zu finden.
Systemkonfiguration
Jedes Unternehmen hat einzigartige Aspekte, die Schwierigkeiten verursachen können, wenn ein allgemeines Buchhaltungssoftwarepaket an seine Bedürfnisse angepasst wird. Die Anpassung ist zwar für viele Programme verfügbar, kann jedoch zu Ausfallzeiten und möglicherweise zu Ungenauigkeiten führen, wenn sie nicht korrekt ausgeführt werden. Wenn ein Unternehmen wächst, müssen möglicherweise auch Buchhaltungssoftwarepakete geändert werden. Dies könnte zu großen Störungen führen, da Informationen migriert werden müssen und das Personal neu geschult werden muss.
Kosten
Ein Nachteil von Buchhaltungssoftware sind die damit verbundenen Kosten. Neben den anfänglichen Kosten für den Kauf der Software fallen Kosten für Wartung, Anpassung, Schulung und Computerhardware an. Während Zeiteinsparungen die Kosten rechtfertigen können, kann es für einige Unternehmen Jahre dauern, bis sich eine Investition in Buchhaltungssoftware bezahlt macht.
Betrug
Elektronisch gespeicherte Informationen können manipuliert und abgerufen werden, wenn die entsprechenden Kontroll- und Sicherheitsmaßnahmen nicht vorhanden sind. Es sind strenge Kontrollen erforderlich, um sicherzustellen, dass nur autorisiertes Personal die Buchhaltungssoftware verwendet und auf Berichte zugreifen kann. Da Finanzdaten vertraulich und vertraulich sein können, kann durch die Verwendung von Buchhaltungssoftware Betrug entstehen.
