In der Geschäftswelt finden regelmäßig Meetings statt. Protokolle sind die offiziellen Dokumente, in denen die ergriffenen Maßnahmen und Entscheidungen festgehalten werden. Da aus den Augen des Unternehmens Protokolle zu offiziellen Dokumenten werden, müssen alle Änderungen, die an dem Protokoll vorgenommen werden müssen, ergänzt werden. Wenn Sie einen Nachtrag erstellen, müssen Sie wissen, wann und wie er dem Sitzungsausschuss vorgelegt und in das offizielle Protokoll aufgenommen werden muss, damit Sie diese Änderungen nicht von sich aus vornehmen.
Bereiten Sie Kopien der offiziellen Protokolle der letzten Besprechung vor, damit jeder, der an der Besprechung teilgenommen hat, diese einsehen kann.
Teilen Sie das Protokoll beim nächsten Meeting aus. Es ist üblich, dass der Vorsitzende der Besprechung mit dem Protokoll der vorherigen Besprechung beginnt. Alle Teilnehmer müssen das Protokoll durchlesen und sie genehmigen, bevor sie fortfahren. Wenn jemand etwas hinzuzufügen, zu ändern oder zu korrigieren hat, ist dies der richtige Zeitpunkt, dies zu sagen.
Notieren Sie sich die Änderungen an den Minuten. Sie können die Änderungen direkt auf Ihre Kopie des Protokolls schreiben oder die Notizen auf einem separaten Blatt Papier notieren.
Erlauben Sie allen Meeting-Mitgliedern, sich über die vorgeschlagenen Änderungen des Protokolls zu einigen, die im Nachtrag angezeigt werden. Wenn alle einverstanden sind, können Sie mit der Erstellung des Nachtrags zum Protokoll fortfahren.
Erstellen Sie den Nachtrag, nachdem das Meeting vertagt wurde. Es ist am besten, den Nachtrag direkt nach dem Meeting anzufertigen, so dass die Informationen in Ihrem Kopf noch frisch sind. Verwenden Sie die Minutenvorlage, um die Nachtragsinformationen einzugeben.
Verteilen Sie das offizielle Protokoll mit dem beigefügten Nachtrag an die Mitglieder der Besprechungsgruppe. Möglicherweise möchten Sie nicht bis zum nächsten Meeting warten, um dies zu tun, falls es noch weit in der Zukunft liegt. Leiten Sie stattdessen eine elektronische Kopie des Protokolls und des Nachtrags per E-Mail an die Gruppe weiter und teilen Sie den Mitgliedern mit, dass ihr Feedback oder ihre Zustimmung willkommen sind. Wenn jeder in der Gruppe das Protokoll mit Nachtrag genehmigt, wird dies zu Ihrem neuen Arbeitsdokument.
Bringen Sie das Protokoll und den Nachtrag zu Ihrem nächsten Meeting, um die Unterschrift Ihres Vorsitzenden zu erhalten. Das Protokoll wird erst dann offiziell, wenn der Vorsitzende es unterschreibt.
