Assets sind alle Artikel, die ein Unternehmen besitzt und in seiner Geschäftstätigkeit verwendet. Portokasse ist ein kleiner Bargeldfonds, den ein Unternehmen für kleine Einkäufe verwendet. Unternehmen haben häufig eine Geldkassette mit etwas Geld, mit der Mitarbeiter unter anderem kleinere Rechnungen oder Mittagessen für Führungskräfte zahlen können. Wie alle finanziellen Aktivitäten in einer Firma ist eine ordnungsgemäße Kassenabrechnung ein Muss.
Asset-Klassifizierung
Portokasse gehört zur aktuellen Asset-Klassifizierung eines Unternehmens. Die kurzfristigen Vermögenswerte halten in den meisten Unternehmen weniger als 12 Monate. Das Unternehmen wird den anfänglichen Barwert in der Regel im Abschnitt "Umlaufvermögen" des Hauptbuchs verbuchen. Da das Unternehmen das Bargeld verwendet, werden Buchungen vorgenommen, die die Verwendung und die Rückzahlungen zur Aufrechterhaltung des üblichen Bargeldbetrags widerspiegeln.
Methode
Unternehmen verwenden häufig einen kleinen Kassenfonds. Diese Methode erfordert einen einfachen Überprüfungsprozess zum Auflisten der Ausgaben und zum Auffüllen des Bargeldes. In einem kleinen Formular können Einzelpersonen aufschreiben, wie viel Geld sich derzeit im Kassenfonds befindet, und die damit verbundenen Ausgaben. Andere Informationen umfassen Einkäufe, die mit Bargeld getätigt werden, Nutzungshäufigkeit und Auffüllvorgang. Viele Unternehmen füllen monatlich geringfügiges Bargeld auf, obwohl es weniger häufig sein kann.
Interne Kontrollen
Interne Kontrollen schützen das Vermögen eines Unternehmens. Zu den geringfügigen Bargeldkontrollen gehören die Beschränkung des Zugriffs auf das Bargeld, das Einholen von Quittungen für die verwendeten Gelder, der monatliche Abgleich der Geldkassette und der Erhalt einer ordnungsgemäßen Genehmigung zum Auffüllen der Geldkassette. Diese Kontrollen tragen zum Schutz der Gelder bei und beschränken deren Verwendung für unangemessene Käufe.
Überlegungen
Unternehmen können an mehreren Bürostandorten einen Kassenfonds einrichten. Für jeden Kassenfonds in der Firma ist ein Eintrag erforderlich, um den Fonds im Hauptbuch eines Unternehmens zu melden. Durch eine Bezeichnung werden die Gelder in getrennte Konten aufgeteilt. Beispielsweise kann ein Unternehmen das Kontokassenkonto nach seinem Standort benennen, um eine genaue Nachverfolgung dieses Vermögenswerts zu ermöglichen.
