Egal, ob Sie ein Mitarbeiter sind, der einen Bericht für Ihren Chef verfasst, oder ein Unternehmer, der Ihrem General Manager Bericht erstattet, das beste Werkzeug ist das "Warum-was-Wie" -Framework. Warum schreibst du diesen Bericht? Welche Informationen muss der Leser wissen? Wie werden Sie Ihre Empfehlungen oder Schlussfolgerungen vorstellen? Wenn Sie dieser Struktur folgen, erhalten Sie einen logischen Ablauf für Ihr Dokument. Es gibt Ihrem Chef oder Ihrer Führungskraft die genauen Informationen, die für eine fundierte Geschäftsentscheidung erforderlich sind.
Konzentrieren Sie sich auf das Warum
Verstehen Sie, warum Sie den Bericht schreiben. Es ist wichtig, dass Sie den Zweck des Berichts genau kennen. Andernfalls können Sie Ihr Schreiben an das falsche Publikum anpassen oder wichtige Informationen auslassen. Bei Bedarf Fragen stellen. Wenn der Bericht an mehrere Abteilungen verteilt wird, überlegen Sie, ob Sie einzelne Abschnitte enthalten sollten, die sich mit den Anliegen der einzelnen Abteilungen befassen.
Entscheiden Sie, welche Informationen enthalten sein sollen
Sammeln Sie die benötigten Informationen wie Finanzdaten, Diagramme und Grafiken. Befragen Sie die Personen, deren Meinungen für Ihren Bericht relevant sind. Dann entscheiden Sie sich für den wichtigsten Punkt, den das Publikum Ihrer Meinung nach wissen muss. Schreiben Sie zunächst einige Absätze, die die hervorstechenden Punkte hervorheben, oder strukturieren Sie Ihre Informationen in einer Aufzählungsliste von Elementen.
Entscheiden Sie, wie Sie Ihre Empfehlung präsentieren möchten
Geben Sie dem Bericht einen Titel. Beschreiben Sie kurz die Details der Aufgabe oder den Grund für das Schreiben des Berichts. Beschreiben Sie, wie Sie Informationen sammeln. Organisieren Sie den Hauptteil des Berichts logisch, z. B. nach Kernthemen. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Informationen angeben, um zu zeigen, dass Sie das Thema gründlich untersucht haben. Beenden Sie den Bericht mit Ihrer Schlussfolgerung oder Empfehlung, basierend auf Ihren Erkenntnissen.
Fügen Sie eine Executive Summary hinzu
Kehren Sie zum Anfang Ihres Berichts zurück und fügen Sie einen oder zwei Absätze hinzu, die die wichtigsten Punkte des Berichts zusammenfassen. Alternativ können Sie Aufzählungspunkte verwenden, um Ihre Ideen zu strukturieren. Die Zusammenfassung kann alles sein, was Ihr Chef Zeit hat, um zu lesen, stellen Sie also sicher, dass Sie alle relevanten Informationen enthalten. Kurz gesagt, worum geht es in dem Bericht? Was sind die wichtigsten Ergebnisse? Was schlagen Sie vor oder empfehlen Sie? Was passiert als nächstes? Bearbeiten Sie Ihre Zusammenfassung, bis sie innerhalb von ein bis zwei Minuten die Essenz Ihres Berichts liefert.
Formatieren Sie den Bericht
Wenn es einen Unternehmensstil-Leitfaden gibt, stellen Sie sicher, dass Sie ihn befolgen. Andernfalls formatieren Sie den Bericht in einem leicht lesbaren Format, sodass die Kopie so einfach wie möglich zu scannen ist. Verwenden Sie klare Überschriften, um Themen zu trennen. Dies macht es Ihrem Chef leicht, die relevante Seite im Bericht zu finden. Erwägen Sie, die wichtigen Fakten in großer Schrift oder Fettdruck hervorzuheben. Ordnen Sie alle Abschlüsse, Druckschriften oder sonstigen Nachweise in einem Anhang am Ende des Berichts an.
Überprüfen und Korrekturlesen
Überprüfen Sie den Bericht auf korrekte Schreibweise und Grammatik. Online-Rechtschreibprüfungen und Grammatikprüfungen sind hilfreich, lassen jedoch nicht immer den Kontext zu.Wenn möglich, lassen Sie den Bericht mit einer Perle auf Fehler überprüfen. Bitten Sie den Korrektor, den Bericht allgemein zu kritisieren. Haben Sie einen Gedanken unvollendet gelassen? Haben Sie Branchenterminologie konsequent verwendet? Ist es leicht zu verstehen? Versuchen Sie nicht, mit Ihrem stellaren Vokabular zu beeindrucken - streben Sie stattdessen nach Klarheit.
